Utilisé en parallèle à une charte de saisie, le journal de bord s'impose comme la "boîte noire" du système d'informatisation des collections du musée. Elise Fin, administratrice de la base de données du musée national de céramique à Sèvres, nous explique comment elle l'utilise jour après jour et sur le long terme.
Le journal de bord est dédié à l'administration quotidienne de la base de données. Sa fonction n'est pas la même que la charte de saisie, même si, comme cette dernière, il poursuit l'objectif de capitaliser les bonnes pratiques d'informatisation et d'encourager la cohérence et la performance de la base de données du musée.
C'est avant tout un outil de suivi. A Sèvres, Elise Fin l'utilise pour avoir un suivi de la maintenance de la base et pour garder trace des nouvelles décisions de traitement documentaire, dans l'attente de leur pérennisation.
Concernant l'aspect maintenance, c'est dans le journal de bord qu'Elise garde la mémoire chronologique des échanges avec le service informatique et l'assistance utilisateurs de l'éditeur, sollicitée en cas de bug. Y sont conservés l'historique des solutions apportées à chaque type de situation rencontrée, grâce à des captures d'écran permettant notamment d'identifier les messages d'erreur. Si le problème se présente à nouveau, il est simple de se référer au journal de bord et d'opter pour la bonne démarche. A travers la compréhension de l'origine du problème, c'est tout le fonctionnement global de l'outil qui est mieux appréhendé. L'administrateur gagne ainsi en recul et en autonomie.
Au niveau du traitement des données, Elise consigne dans le journal de bord les interventions qui n'ont pas leur place dans la charte de saisie partagée : soit parce qu'elles relèvent strictement de son rôle d'administrateur de la base (sauvegarde de paramétrage...), soit parce qu'elles concernent spécifiquement le travail d'un service du musée et, donc, des champs qui n'appartiennent pas à un profil commun à tous (comme le traitement des dossiers de dépôts en lien avec le service régie).
Le fait de pouvoir remonter le fil des décisions prises permet d'étayer des choix transversaux sur la base, comme le caractère obligatoire d'un champ par exemple. Certaines nouvelles conventions de saisie ou de traitement sont ainsi ensuite "sanctuarisées" dans la charte de saisie.
Outil quotidien complémentaire de la charte de saisie, le journal de bord est aussi l'aide-mémoire de l'administration de la base : il permet à l'administrateur de documenter son travail, méticuleux et souterrain, et facilitera à l'avenir un passage de relais vers un collègue.
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