Les musées de la Ville de Paris se lancent dans l'édition informatisée réglementaire du registre d'inventaire

Le Palais Galliera, musée de la Mode de la Ville de Paris, utilise désormais l'édition informatisée du registre d'inventaire. Ce changement est le fruit d'un partenariat entre le musée et la Mission Informatisation et Numérisation (MIN) de la Direction chargée des collections de l'établissement public Paris Musées, qui a paramétré dans l'outil de gestion commun aux institutions patrimoniales parisiennes ces fonctionnalités réglementaires.

Isabelle Jolfre, chargée de l’administration centrale de la base de données des musées de la Ville de Paris, nous explique ce qui a permis ce changement et ce qu'il représente.

" Depuis 2009, les musées relevant de l'établissement public Paris Musées, à l’exception de ses trois musées d’art contemporain membres du réseau Videomuseum (Musée d’art moderne de la Ville de Paris ainsi que les musées Bourdelle et Zadkine) sont équipés d'un nouvel outil de gestion des collections commercialisé par un éditeur étranger. Cette base leur permet d’assurer non seulement le catalogage et la gestion de leurs collections mais aussi de leurs fonds documentaires ainsi que de leurs archives patrimoniales.

Sur sa demande, et avec l’accord de la direction de Paris Musées, le Palais Galliera a été le premier musée de Paris Musées à inaugurer en 2014 le passage au registre d'inventaire édité informatiquement, selon l'arrêté du 25 mai 2004. Cette possibilité était particulièrement adaptée au contexte de ce musée qui reçoit chaque année un grand nombre de nouvelles acquisitions, dont la plupart sous forme de don, et inventorie aussi à titre rétrospectif une quantité importante de biens dans le cadre de son récolement décennal. Ce musée souhaitait ainsi légitimement s'affranchir d'une procédure manuscrite et assurer par ailleurs un meilleur suivi de l’inscription de ses collections nouvellement acquises.

Un premier paramétrage de ces fonctionnalités réglementaires avait été opéré sur l'application par l'équipe de la MIN entre 2009 et 2010. Ce travail a été repris et stabilisé en 2013 pour permettre au Palais Galliera d'en bénéficier en conformité avec les spécifications du Service des musées de France. Il a pu être réalisé grâce aux précieuses collaborations de Jean-Michel Drancourt, informaticien, et de Caroline Vals, membre de l’équipe de la MIN et également chargée de l’administration de la base.

La base des Œuvres du Palais Galliera compte actuellement 90.000 notices ; pour sa première édition informatisée, 662 notices d'objets ont été inscrites sur le registre d'inventaire 2014.

Dans l'outil de gestion des collections, le registre d'inventaire forme une table à part entière et demeure ainsi consultable sous une forme informatisée par tous les personnels du musée. Néanmoins, le seul document légalement valable demeure, comme le préconisent les articles annexes 1d et 4c de l’arrêté du 25 mai 2004, l’édition papier réalisée à partir d’une extraction de ce registre. Cette édition a été déléguée à un prestataire extérieur afin de répondre aux normes techniques (papier, qualité de l’encre, reliure...). Ceci a permis en outre de centraliser la réalisation de cette édition au niveau des services centraux de Paris Musées et ainsi d’obtenir un format et une présentation des registres uniforme au sein du musée et, à plus long terme, au sein du réseau des musées de Paris Musées.

Pour des raisons liées à l’architecture technique de la base, la notice qui figure sur le registre d’inventaire est au départ saisie dans la base documentaire des Œuvres. Bien qu’il existe une forte complémentarité entre les informations propres à l'inventaire, à la documentation, à la gestion et à la restauration des collections, il était donc important que l'inventaire réglementaire informatisé et la base documentaire des œuvres ne soient pas confondus par les utilisateurs de la base. L'inscription sur le registre d'inventaire informatisé consiste simplement en une sélection, par le biais d’un programme automatisé, des données saisies dans les champs réglementaires au sein des notices documentaires. Les champs ont été rendus clairement identifiables par un code couleur au niveau de la grille de saisie et regroupés dans un onglet spécifique pour faciliter le travail de validation des notices avant leur inscription définitive sur le registre informatisé. Une fois cette inscription effectuée, on obtient une copie infalsifiable et unique des données réglementaires de l’inventaire du bien acquis, ceci en dehors de tout enrichissement du contenu ou de toute modification de sa notice au niveau de la base des Œuvres.

La Direction chargée des collections de Paris Musées voit plusieurs apports majeurs à cette informatisation et édition du registre d'inventaire.

• Une tenue des inventaires plus rigoureuse et conforme à la réglementation en vigueur :

- Une saisie plus réglementée et complète : la grille de saisie est plus richement documentée et structurée que les 18 colonnes du registre manuscrit.

- Une saisie plus uniformisée, normée et partagée entre tous les musées équipés de cette base grâce à l'usage des vocabulaires contrôlés intégrés dans l'outil et des référentiels-métier diffusés auprès des utilisateurs.

- Une numérotation plus fiable car on réduit ainsi le risque d’attribution de même numéro d'inventaire à plusieurs œuvres.

- Une édition dorénavant réalisée systématiquement en deux exemplaires (un premier pour le musée, un second déposé au Service des Archives de Paris à titre de sauvegarde).

• Un inventaire simplifié et protégé :

- La consultation des collections inscrites sur un registre unique représente un progrès par rapport à la disparité et à la multiplicité des registres antérieurs, héritage de l’histoire propre aux collections de ce musée.

- Les données de l'inventaire et de la base documentaire bénéficient d'une saisie homogène et commune au moment de l’inscription sur le registre. Néanmoins, l’inventaire reste bien le reflet de la connaissance et de l’état des œuvres au moment de leur acquisition ou de leur inscription dans le cas d’un inventaire rétrospectif, puisque les notices réglementaires sont rendues infalsifiables sur le registre informatisé et accessibles uniquement en lecture seule.

• Un outil de travail plus adapté, au service des personnels du musée 

- L'équipe du musée est libérée du double travail d’écriture sur le registre d’inventaire et de catalogage des collections dans la base documentaire. En outre, l'inscription informatisée permet de traiter plus aisément de grands volumes d'œuvres à inscrire à l’inventaire. L'inscription informatisée des nouvelles acquisitions se fait ainsi au fur et à mesure de leur entrée dans les collections.

- La réalisation du récolement décennal s’en trouve aussi facilitée : accès au registre d’inventaire possible soit sous sa forme informatisée soit sous sa forme papier quand l’accès à la base n’est pas possible ; meilleurs contrôle et fiabilité des données grâce à l’usage des vocabulaires contrôlés ; présence d’une image qui facilite l’identification des œuvres ; meilleur suivi du post-récolement (une rubrique spéciale sur le registre permet d’enregistrer les radiations et de mentionner les pertes et dommages éventuels...).

En conclusion, et dans le cadre précis de cette première expérience avec le Palais Galliera, on peut présager que cette évolution technique concourt à long terme à une gestion optimisée des collections. Ce nouvel outil peut en effet largement contribuer à une meilleure coordination entre les différentes opérations d’inventaire, de conservation-récolement, d’informatisation et de numérisation des collections et, par extension, à une organisation plus rationnelle des méthodes de travail au sein du musée."