Pourquoi une référence unique de notice informatisée ?

Quand on parle d’identifier un objet par un numéro dans le monde des musées, on pense immédiatement au numéro d’inventaire. Mais quand les objets sont traités sous forme de notice informatisée, c’est asurément le numéro système qui fait foi comme identifiant unique. Une notion capitale d’administration de base de données sur laquelle il nous semble important de revenir.

La numérotation des objets répond à la logique d’inventaire et de marquage des collections. Elle permet de distinguer, de façon cohérente voire normalisée, les biens les uns des autres au sein d’un même établissement. Cette unicité s’arrête aux frontières du musée. Composé du millésime de l’année, du numéro du lot d’acquisition et du numéro de l’objet dans ce lot, ce numéro d’inventaire est construit de la même façon dans tous les musées appliquant l’article 2 de l’arrêté du 25 mai 2004.

Dans chaque musée inventoriant ses acquisitions de l’année, il y aura donc un 2016.1.1, un 2016.1.2, etc.

Ainsi, le numéro d’inventaire ne s’avère pas suffisamment discriminant pour distinguer les objets de plusieurs musées dans une présentation collective, comme c’est le cas sur Joconde, catalogue collectif des collections des musées de France.

C’est pour cette raison que le numéro d’inventaire, s’il figure bien sur la notice descriptive de l’objet, n’a pas été privilégié comme identifiant de la notice informatisée exportée depuis la base de données du musée vers la base nationale. Il en est de même lors d’échange de données entre musées ou de mutualisation de notices sur un site régional par exemple.

Chaque notice informatisée d’objet comporte en revanche un numéro système séquentiel attribué par le logiciel de gestion de collections.

Lors de l’export Joconde, le programme ajoute à ce numéro système un préfixe correspondant à l’identifiant musée de France (cet identifiant est communiqué aux éditeurs d’outils afin qu’ils l’associent à la licence du logiciel : cela permet en outre de générer certaines informations exportées automatiquement comme le nom du musée, etc. )

Cette mécanique est totalement transparente pour le musée qui souhaite publier ses données.

Elle permet à l’outil de diffusion de Joconde de contrôler d’éventuels doublons, de gérer les mises à jour d’information sans risque d’écraser celles déjà en ligne. De plus, elle permet de construire l’URL pérenne – l’adresse électronique unique et permanente – de la notice que l’on peut donc atteindre directement, en un seul clic. Elle est à l’origine de l’interconnexion entre bases de données patrimoniales (Lire à ce sujet notre lettre d'information n°21) et permet aux musées qui le souhaitent de créer des liens directs vers leurs notices Joconde à partir de leur site local ou de la page du musée sur le site de la collectivité.

Rien de tout cela n’est possible sans un identifiant unique attribué par le système au moment de la création de la notice dans le musée.

Pilier d’un système informatisé, le numéro système assure l’unicité de la notice, sécurise l’actualisation des informations et garantit l’intégrité des données en cas de migration.

Afin qu’il assure cette traçabilité, ce numéro « machine » n’a aucune vocation a être accessible aux utilisateurs de la base de données. Il ne doit bien sûr jamais être modifié ou supprimé de la base au sein du musée.