Informatiser le post-récolement

Objet de beaucoup d’attente de la part des musées récoleurs, qu’ils soient nationaux ou territoriaux, la note-circulaire relative à la méthodologie du récolement des ensembles dits indénombrables et aux opérations de post-récolement des collections des musées de France a été diffusée le 8 juillet dernier. Voyons comment ce texte s'approprie utilement l'informatisation des collections comme outil de régularisation, d'actualisation et de diffusion des connaissances.

Quelques mots tout d'abord sur la vocation de ce texte et sa structure. [Tous les passages cités entre guillemets et en italiques sont extraits de la circulaire, note du BDNC]

L’objectif du post-récolement est de procéder « aux mises à jour et aux régularisations nécessaires sur le statut de tous les biens, afin d’entamer les récolements ultérieurs sur la base d’une situation administrative claire, en s’appuyant sur un inventaire et des outils de gestion documentaire actualisés ».

La note-circulaire est organisée en quatre chapitres  :

- chapitre 1 : méthodologie relative au récolement des ensembles dits « indénombrables »,

- chapitre 2 : mise en conformité des documents administratifs et immatriculation des collections dans le cadre du "post-récolement",

- chapitre 3 : la mise à niveau des outils documentaires servant à identifier les collections,

- chapitre 4 : les conséquences scientifiques du récolement sur les collections.

Plusieurs points de cette note-circulaire ont un lien étroit avec l’informatisation des collections :

- la distinction entre inventaire clos et inventaire actif (chapitre 2, partie B) : la note-circulaire indique que « dans les musées possédant un outil de gestion informatisée doté d’un module d’édition sur papier de l’inventaire conforme à la réglementation, on pourra envisager, dans le cadre du post-récolement, de produire à partir de cet outil l’inventaire actif de référence du musée afin de clore tous les précédents registres et les verser aux archives »,

- la reconstitution d’un registre d’inventaire  (chapitre 2, partite B) : « en l’absence de tout inventaire réglementaire, le post-récolement sera mis à profit pour reconstituer ce document indispensable à une saine gestion des collections, en privlégiant la saisie informatique »,

- le signalement des manquants (chapitre 2, partie E) : ces « biens non localisés à la fin du récolement (...) doivent obligatoirement faire l’objet d’un signalement officiel par le versement, ou la mise à jour, de leur noice dans le « catalogue des biens volés et manquants » au sein du catalogue collectif des collections des musées de France - Joconde ».

Concernant ce dernier point, sachez que les éditeurs d’outils de gestion de collections ont été immédiatement destinataires de la note-circulaire et seront très prochainement avisés des spécifications détaillées pour le versement des manquants par export vers Joconde.

Une fiche méthodologique liée au versement et à l’actualisation de notices de biens manquants sera bientôt publiée dans l’espace professionnel du site Joconde.