Informatisation des collections : 6 choses à faire pour passer le relais

En cas de départ définitif ou d’absence prolongée programmée, il convient de laisser à sa hiérarchie, ses collègues, son remplaçant ou son successeur, une situation claire et des outils permettant d’être informé et opérationnel rapidement. Si cette préoccupation concerne bien sûr tous les aspects de la vie professionnelle, elle prend une importance particulière lorsqu’on est l’administrateur de la base de données du musée.

Voyons comment les choses se présentent, sur un air léger de départ en vacances…

1) On laisse la maison nette

S’il n’est plus temps de mettre en place de nouvelles orientations sur la structuration de la base ou la méthodologie retenue, il est en revanche nécessaire de faire une révision générale des index afin de consolider les données.

On range clairement ses dossiers et on contrôle ce qui doit être archivé et ce qui peut être jeté (attention à respecter le plan de versement d'archives publiques de son institution et le tableau de gestion de son service).

2) On fait garder le chat

Il faut assurer le sort des notices dont vous êtes le rédacteur et qui ont été validées scientifiquement et administrativement. Le meilleur moyen pour aller jusqu’au bout de la chaîne et assurer la pérennité des informations : les mettre en ligne selon la stratégie éditoriale du musée. En cas de publication sur le catalogue collectif, les responsables de la base Joconde pourront vous aider à vous organiser et à planifier vos versements avant votre départ.

3) On laisse un kit d’accueil

Un dossier regroupant plusieurs documents de référence sera plus qu’utile :

- charte de saisie (est-elle à jour ? Sa forme et sa structure permettent-elles d’en prendre connaissance aisément ? Une relecture et une actualisation s’imposent avant rediffusion à l’équipe.) ;

- journal de bord (cf notre article à ce sujet) ;

- manuel d’utilisation du logiciel (version installée) ;

- liste des contacts : nom, rôle et coordonnées des personnes ressources au sein de sa collectivité ou dans d’autres institutions, assistance téléphonique de l’éditeur, etc.

- contrats de prestation extérieure en cours (hébergement des données, numérisation, etc.) ;

- rapports d’activité annuels de la base.

4) On donne les dernières recommandations

Il s’agit de rédiger un rapport de synthèse rendant compte de l’état de la base (volumétrie, statistiques, analyse qualité, notices à compléter, notices à réviser, notices à valider, notices à publier, notices publiées, éventuelles données bureautiques à réintégrer, etc.).

Si ce départ occasionne une réorganisation de l’équipe, le rapport fera état nominativement de la nouvelle répartition des responsabilités et des activités.

Un point d’actualité des travaux ou projets en cours sera précieux : pour chaque dossier, préciser l’état d’avancement, les circuits de décision, les priorités identifiées et ce qui reste à faire.

5 ) On laisse les clés de la maison

Rassembler toutes les informations nécessaires au fonctionnement du système informatisé et les confier à une personne officiellement désignée pour assurer la transmission des informations  :

- login et mot de passe administrateur de l’outil de gestion de collections,

- login et mot de passe des abonnements de revues ou services en ligne, souscrits pour le compte du service avec leur date d’échéance  ;

- liste et organisation des répertoires de stockage (ressources partagées texte et image)

- paramétrage des droits d’accès détaillés pour l’équipe.

NB : des captures d’écrans seront très visuelles et feront gagner du temps.

6) On boucle les valises

Une page se tourne : pour sa propre évolution professionnelle et personnelle, il est bienvenu de capitaliser certains aspects du travail accompli, de les évaluer et de les faire fructifier. Bien sûr, tout cela s’entend dans le strict respect de ce qui relève de l’institution et du rôle qu’on a joué à son service.

- récapituler les projets que vous avez pu lancer ou voir aboutir, les événements que vous avez pu organiser ou auxquels vous avez participé : moyens mis à disposition, difficultés rencontrées, solutions trouvées…

- actualiser son carnet d’adresses professionnel ;

- envoyer un message électronique à ces contacts pour les informer de votre changement de fonction, de vos nouvelles coordonnées et de celles de votre successeur.

De quoi tourner la page pour en ouvrir une nouvelle sereinement !