La gestion des droits : un enjeu de l’administration de la base de données

L’une des prérogatives de l’administrateur de la base de données du musée est de répartir les accès aux différents intervenants tout en assurant la sécurité des données. Une mission importante et délicate car elle peut révéler dans une certaine mesure des rapports de force au sein de l’équipe. Entre total laisser faire et autoritarisme contre-productif, un équilibre est à trouver. Voici quelques conseils pour que cette gouvernance se passe au mieux.

[Visuel : Tableau d'échantillons de clés en aluminium, 1892, Paris, Musée des arts et métiers, Photographie : travail personnel, 6 novembre 2011, Coyau]

« Gérer les droits », c’est paramétrer dans l’outil de gestion des collections les autorisations en lecture et écriture, affectées aux différents utilisateurs, sur tout ou partie de la base.

Certains points appellent à la vigilance.

- Savoir concrètement gérer les droits : Techniquement, rien de compliqué. Les modules « administrateur » des outils, accessibles - comme leur nom l’indique – au seul administrateur grâce à une connexion réservée - permettent de déterminer des groupes d’utilisateurs et de leur affecter des droits de consultation, saisie, modification, export, validation ou suppression sur telle rubrique, tel vocabulaire contrôlé, pour tel ensemble de notices et de leur donner, ou non, la possibilité d’avoir recours à telle ou telle fonctionnalité. Bien entendu, l’administrateur sera vigilant quant à la méthodologie et aux latitudes laissées par l’outil pour administrer les droits. Préparé sur le papier, ce paramétrage sera transposé dans l’outil suite à la formation administrateur ou au moins après une lecture attentive du manuel d’utilisation et un entretien éventuel avec l’assistance de l’éditeur.

- Evaluer les besoins : Des cas d’usage et des groupes d’utilisateurs (régisseurs, chargés de collections, stagiaires, etc.) sont créés: l’espace de travail de chacun est ainsi virtuellement défini. Afin de constituer ces groupes d’utilisateurs, correspondant aussi à différents scénarios possibles d’utilisation, il convient, au préalable, de collecter les besoins de consultation ou de travail, qu’ils soient quotidiens ou plus occasionnels ; de savoir si des ensembles de collections définis sont concernés, et bien sûr, de connaître le niveau de formation et de compétence en informatique documentaire de chacun.

- Administrer avec clairvoyance : Affecter des droits, c’est étendre ou limiter le périmètre d’intervention et la portée de chacune des actions des utilisateurs. C’est en soi une forme de pouvoir, il faut donc affecter ces droits avec discernement et fonder ses décisions sur un dialogue. L’organisation des accès par groupes, la répartition des utilisateurs et les critères fondant cette répartition pourront être validés hiérarchiquement pour s’appliquer plus efficacement.

- Gouverner en transparence : Les règles du jeu doivent être claires pour tous et demeurer cohérentes sur le long terme. Les utilisateurs doivent savoir ce qu’il peuvent faire ou non dans l’application. La charte de saisie peut énumérer les groupes et les droits affectés.

- Assurer la maintenance de ces droits : Il n’est pas forcément opportun de multiplier le nombre de ces groupes. N’oubliez pas qu’il faudra maintenir ce fonctionnement opérationnel, notamment en fonction des changements de fonction, du départ ou de l’arrivée des collègues. Sans aller jusqu’à tout laisser accessible par défaut, il est contreproductif de limiter à outrance ces accès, au risque d’aboutir à une « usine à gaz ».

Il peut être particulièrement utile d’associer à un groupe un profil de saisie.

- Pérenniser ce paramétrage : L’administrateur a le devoir de sauvegarder ce paramétrage (groupes, utilisateurs, accès différenciés, critères d’attribution). C’est le reflet de la vie de la base et de l’organisation du travail en équipe. Certains outils permettent d’exporter sous forme de tableur ce paramétrage, d’autres non. Dans ce dernier cas, il faudra le consigner dans un tableur, sans oublier de le mettre à jour, afin qu’il puisse être partagé, faire référence et éventuellement être reproduit en cas de changement d’outil.