La saisie des informations descriptives dans la base de données du musée répond à des objectifs d’informatisation qui peuvent varier selon les contextes et les périodes. Il s’agit donc d’adapter la saisie, et donc le type de notice, autour d’un tronc commun essentiel d’informations. C’est en ce sens que nous avons complété la page « Adapter la saisie aux objectifs d’informatisation des collections » - initialement restreinte aux profils de saisie - avec des préconisations sur leur bonne utilisation et sur la saisie globale d'identification à privilégier.
Les modèles de données des outils de gestion proposent une multitude de rubriques possibles. Le musée peut appliquer quelques principes pour rendre cette saisie des collections efficace et pertinente.
Le recours aux profils de saisie est particulièrement utile. Cela permet de ne visualiser à l'écran que les rubriques nécessaires à la saisie d'un groupe d'objets appelant le même traitement. Ils peuvent être déclinés selon le domaine métier et le degré d’expertise des intervenants, les procédures, l’accès ou encore le type de collections.
Quel que soit le contexte, un tronc commun d’informations indispensables pour tout type d’objet peut être ciblé : numéro d’inventaire, domaine, mesures, matériaux-techniques, statut juridique.
Son utilisation prioritaire permet de déployer une stratégie de saisie visant à l’identification globale des collections. Grâce au nombre réduit des rubriques, cet objectif peut être atteint dans des délais raisonnables.
Cette stratégie présente de nombreux avantages sur le long terme (meilleures gestion et valorisation de la collection) et peut évoluer dans le temps par la saisie enrichie de certaines informations selon les besoins et les opportunités.
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