Vade-mecum du procès-verbal de récolement

Le bureau de l'inventaire des collections et de la circulation des biens culturels (Service des musées de France) diffuse, sur l'espace professionnel du site Joconde, un vade-mecum du procès-verbal de récolement à destination de tous les musées de France.

Ce document vise à faciliter la rédaction des différentes rubriques d'un procès-verbal de campagne récolement selon le modèle en ligne sur la page dédiée à l'inventaire et au récolement, sur le site Musées.

Une campagne de récolement est considérée comme achevée uniquement si elle a fait l’objet d’un procès-verbal qui en synthétise et en officialise les résultats. Ce document validé et signé par le responsable des collections est transmis au propriétaire du musée. Il engage le responsable des collections et le propriétaire (cf. Art. D451-16 du Code du patrimoine) sur les résultats de la campagne, notamment à l’égard des biens manquants et des opérations de post-récolement à mettre en oeuvre. Il s’agit d’un document officiel et opposable, dont la consultation peut être exigée par les agents de l’Etat chargés du contrôle scientifique et technique et par les autorités de contrôle (comme la Cour des comptes, les enquêtes parlementaires, l’Inspection des patrimoines, les cours régionales des comptes, par exemple).

Seule la transmission des procès-verbaux aux DRAC (pour les musées de France en région) ou au ministère de tutelle (pour les musées nationaux) permet de prendre en compte leurs résultats dans le cadre de l’évaluation annuelle de ce chantier. Lorsque ces résultats relèvent des indicateurs du contrôle de gestion, ils peuvent avoir des conséquences sur l’attribution de certains budgets ou subventions.

Tout en permettant de suivre le récolement d’un point de vue comptable (nombre de biens récolés), les procès-verbaux permettent au musée de savoir à tout moment où en est cette obligation législative. L’ensemble des procès-verbaux déjà réalisés constitue un bilan d’étape du récolement précieux pour tous les personnels du musée et les responsables successifs.

Pour la bonne gestion des collections, il est essentiel que le procès-verbal permette à tous de comprendre les contours exacts du segment de collection couvert et la façon dont les campagnes s’articulent. Les campagnes doivent rester raisonnables dans leur durée et le volume des biens concernés, afin de ne pas compliquer ni ralentir la rédaction des procès-verbaux. Le renseignement du procès-verbal doit être anticipé (rubriques le composant, modalités de recueil des données) avant le lancement de la campagne en se dotant des outils informatiques ad hoc. Une attention particulière sera portée aux rubriques qui composent le procès-verbal, le présent vade-mecum vise à les commenter.

Tout procès-verbal peut être rectifié au gré du récolement (erreur d’évaluation de la cible, objets réapparus dans une autre campagne, etc.). Dans ce cas un procès-verbal rectificatif sera établi indiquant les données modifiées et les raisons de ces modifications. Ce document fera référence au procès-verbal auquel il se substitue.

Retrouvez les informations sur l'inventaire et le récolement sur le site Musées.