Mardi 2 septembre 2014 2 02 /09 /Sep /2014 13:27

 

lattes-05-copie-1.JPGLe site archéologique Lattara - musée Henri Prades de Montpellier Agglomération, situé à Lattes, présente les résultats des fouilles du site portuaire lagunaire installé dans l'ancien delta du fleuve le Lez, occupé du VIe siècle avant notre ère au IIIe siècle de notre ère. Placé à côté du site de fouilles conduites sur le port antique, le musée archéologique Henri Prades témoigne de la vie quotidienne locale durant l'Antiquité. Le musée vient d'achever le récolement des collections. Son directeur, Lionel Pernet, nous explique comment cette opération, menée en 4 ans, s'articule avec une riche documentation désormais centralisée sur un système unifié de gestion des collections.

 

 

Comment avez-vous abordé le récolement des collections ?

A mon arrivée à la tête du musée en 2009, j'ai dû faire du récolement ma priorité, aux côtés des deux autres professionnels scientifiques du musée. Je dois d'abord dire que la prise en mains et le bon déroulement des opérations ont été possibles grâce à un travail de fond sur l'identification et l'historique des collections mené depuis plus de 20 ans par mes prédécesseurs et collègues. L'inventaire des biens, donnés à la ville de Lattes en 1977, a commencé en 1982 sous forme papier puis également bureautique. Les données étaient présentes et structurées : un atout considérable.

Après une prise de connaissance globale des collections, j'ai travaillé avec le conseiller pour les musées de la Drac Languedoc-Roussillon, afin de déterminer le périmètre des collections à récoler car relevant du statut musée de France.

Pour une partie des biens, à chaque objet correspond un numéro d’inventaire, mais pour une grande partie conservée en réserves, le récolement s'est littéralement fait au poids, grâce la vérification réglementaire par contenant, particulièrement adaptée aux collections archéologiques. Les cinq campagnes ont abordé successivement les unités individuelles (plus de 5.000 objets exposés et monnaies) puis les lots issus des périodes préhistoriques, du premier âge du fer et de puits antiques. L'ensemble des biens conservés a été revu et reconditionné si nécessaire. Nous avons fait le choix d'une procédure papier, suffisante pour un récolement rapide prenant appui sur les informations alors contenues dans plusieurs bases de données bureautiques constituées dans les années 90.

 

Que sont devenues ces bases de données ?

Elles ne sont plus utilisées mais les données ont été récemment pérennisées dans une solution web unifiée de gestion des collections, précédemment choisie par la communauté d'agglomération de Montpellier pour le musée Fabre. Cela nous permet d'accéder aux différentes ressources du musée : catalogue des deux bibliothèques (bibliothèque scientifique et bibliothèque jeune public), inventaire des archives, photothèque et, bien sûr, les données sur les collections.

Préalablement à la migration, j'ai demandé que les données sur les collections soient scindées en fonction de leur statut administratif : biens récolés relevant de la législation musées de France, biens du dépôt Jean Arnal, et une petite dizaine d'autres provenances. L'outil de gestion des collections actuel respecte cette répartition des collections et matériels - un préfixe factice est ajouté au numéro d'identification des objets, ce qui permet de faire des recherches avec ce critère d'interrogation.

La migration a été menée de février à août 2014, en parallèle à l'achèvement du récolement : nous avions donc une vision précise de l'état des collections au moment où la base est entrée en service. Après une analyse de nos données, l'éditeur a géré la migration par exports successifs sur tableur. Les anomalies et candidats descripteurs nous étaient régulièrement soumis avant l'intégration réelle des données dans le nouveau système. La réactivité au sein du musée – grâce à une équipe de trois personnes (Florence Millet, Mario Marco et Marine Giltzinger (stagiaire) – et chez l'éditeur ont été déterminantes pour intégrer les données les plus propres possibles. Je ne saurais trop recommander de nettoyer au maximum les données avant leur intégration, lorsqu'on dispose encore d'une vision synthétique sous forme de tableau. Associées à des formations, ces interventions préalables ont été pour nous la garantie d'un système immédiatement opérationnel.

 

Quelle est la volumétrie de la base actuelle des objets du musée ?

La base compte désormais 13.079 fiches de numéros d'ensemble, dont 10.664 sont des ensembles "musée de France" récolés. Ceci correspond à environ 115.000 fragments. Ces fiches d'ensembles de biens sont associées à une quarantaine de fiches "entrée" (20 pour les biens "musées de France") qui synthétisent toutes les informations collectées sur la provenance des objets.

 

Avez-vous rencontré des obstacles concernant l'informatisation d'objets archéologiques dans un système polyvalent ?

Sincèrement, non. Evidemment, pour les quelques acquisitions du musée ou objets inventoriés à titre rétrospectif, nous n'utilisons jamais de nombreux champs spécifiques aux collections beaux-arts ; mais nos données archéologiques sont rentrées sans écueil dans le moule du logiciel. L'éditeur a été à l'écoute de nos questions et nous a fait bénéficier de son expérience auprès d'autres services archéologiques.

Nous utilisons aussi notre base pour gérer les envois du service régional de l'archéologie, déposés dans une partie de nos réserves. Une fiche par diagnostic ou par fouille est créée dans notre système sous la forme d'un ensemble complexe qui donne accès au sous-inventaire déjà informatisé du matériel et au rapport de fouilles.

 

Quels sont vos projets par rapport à l'informatisation et la mise en ligne des collections du musée ?

Nous souhaitons associer des documents numériques (natifs ou scans) aux fiches entrées (délibération municipale affectant le matériel) et aux fiches d'ensembles ou d'objets (articles, rapports de restauration, scans de 24.000 diapositives documentaires, etc.).

Concernant l'inventaire réglementaire, nos registres papier manuscrits sont à jour et bien tenus : ils continuent à faire foi. Néanmoins, nous allons demander à l'éditeur de faire une version électronique de sécurité des fiches des biens "musée de France" sous forme de notices réglementaires informatisées comme le permettent les fonctionnalités validées du logiciel.

Les fiches papier du récolement ne seront pas reprises dans la base : ce serait lourd et redondant. Nous envisageons simplement d'entrer les suites à donner identifiées lors des campagnes pour en assurer le suivi.

 

Concernant la mise en ligne des collections, nous allons prochainement procéder à un export test Joconde d'une trentaine de notices. Nous mettrons à terme en ligne sur le catalogue collectif un ensemble de 150 à 200 fiches représentatives des collections. En parallèle, nous prévoyons de doter le site Internet du musée d'un opac qui permettra au public de consulter la globalité des ressources du musée (objets, documents, vidéos…).

Le musée participera à la réflexion de la communauté d'agglomération sur la conservation à long terme des données numériques en haute définition.

 

On entrevoit les bénéfices de cette informatisation, mais pouvez-vous les préciser ?

L'équipe bénéficie d'un accès à distance, contrôlé, permanent et partagé aux collections. J'ai personnellement l'impression d'avoir complètement changé de métier et de réellement gérer les collections placées sous notre responsabilité. Depuis mon bureau, je peux appréhender ce qui est dans les réserves ! Cette vision globale, rendue nécessaire et effective à travers l'exigence du récolement, est un gain énorme. Cela a changé mon rapport aux collections. C'est un acquis indispensable que je veillerai à maintenir ou à reproduire dans d'autres structures à l'avenir.

 

Le site du musée : http://museearcheo.montpellier-agglo.com/


La page Facebook du musée (gérée par Lionel Pernet) : https://www.facebook.com/musee.site.lattara

Par Bureau de la diffusion numérique des collections - Publié dans : Les musées nous parlent
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Lundi 25 août 2014 1 25 /08 /Août /2014 09:45

plage de septembreDernière ligne droite avant la rentrée : c'est le moment de prendre de bonnes résolutions et de tirer profit des corrections transversales apportées aux données et au traitement des images numériques des collections, comme l'ont détaillé nos deux derniers articles.

Cette semaine donc, l'idée, c'est de réfléchir à certaines pratiques, bonnes ou mauvaises, vis-à-vis de l'informatisation des collections et de tracer des pistes concrètes d'action.



Un petit bilan s'impose :


- les corrections identifiées comme nécessaires proviennent-elles d'une mauvaise utilisation de l'outil, à laquelle l'administrateur de la base de données pourrait remédier avec des séminaires internes ou la programmation de formations via l'éditeur de l'outil ?


- Le statut juridique de certains objets est-il à éclaircir ? Des matériels d'étude, répondant aux critères de la circulaire officielle, ont-ils été identifiés ?


- Des recherches pour fiabiliser certaines données sont-elles à faire ? Dans quel délai ?


- Où en est le récolement décennal ? S'il n'est pas encore achevé, c'est le moment de mobiliser l'équipe sur un planning pour résorber le passif. Si les campagnes sont closes, il faut mettre en place la rédaction des procès-verbaux en extrayant les données pertinentes du système informatisé (statistiques, organisation de la procédure, etc.). Les opérations liées au post-récolement doivent être organisées.


- Quelle est la part de notices qu'il faut absolument compléter ? Selon quelles conventions ? Quelle est la part des notices abouties tant dans leur fond que leur forme et qui pourraient être les heureuses élues d'une publication en ligne ?


- Les vocabulaires contrôlés doivent-ils être remaniés ? Les notices corrigées ?


- La couverture photographique des collections est-elle à compléter ? Pour quels objets en priorité ? Dans quel délai ? Une régularisation des droits de diffusion est-elle à mener ?

Ces pistes de questionnement sont bien sûr à décliner en fonction de l'actualité, du projet scientifique et culturel et des collections du musée. Ces bonnes résolutions ont intérêt à être formulées sous la forme d'une charte de saisie et d'un plan d'informatisation : des outils précieux pour fédérer les forces de l'équipe et maintenir le cap.


Très belle rentrée à tous !

Par Bureau de la diffusion numérique des collections - Publié dans : Méthode
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Lundi 18 août 2014 1 18 /08 /Août /2014 09:50

 

04760003769-m047604_0000638_p.jpgNous poursuivons notre présentation des interventions globales possibles sur les ressources informatisées du musée, bienvenues en cette période estivale plus calme dans les coulisses de l'établissement. Après les corrections transversales de la base de données détaillées la semaine dernière, nous passons en revue cette semaine les traitements possibles sur les images liées aux notices.

 

Le lien entre notice et image(s), c'est justement là un point important que la multiplication des prises de vues, notamment lors du récolement, fait parfois négliger. C'est le moment de s'atteler à la tâche afin d'optimiser la couverture photographique des collections. Des outils d'import automatique existent sur les logiciels et peuvent vous faire gagner un temps précieux. Renseignez-vous auprès de l'éditeur de votre outil de gestion de collections.

 

Il est parfois nécessaire d'opérer un tri dans les images stockées, qu'elles soient liées ou non aux notices. Avec l'aval de l'éventuel service photographique du musée et en cohérence avec la politque d'archivage des données, on mettra de côté les doublons, les images floues, dégradées par le temps, prises avant la restauration de l'objet, prises selon des conventions ou paramètres techniques désormais obsolètes (cadrage, couleur du fond, définition, résolution, numérisation ancienne, etc.).

 

L'idéal est ensuite de classer les fichiers numériques des clichés dans un ordre logique d'affichage : vue principale en premier suivie des autres points de vue et des détails. N'oubliez pas que les notices exportées vers Joconde font apparaître les sept premières illustrations dans l'ordre que vous avez vous-même déterminé en amont.

 

Ce passage en revue de l'existant ne peut se faire que par phases ou selon certaines priorités si la base de données est conséquente. Cela peut révéler des besoins de complétude image sur lesquels il faudra revenir dans un second temps.

 

Enfin, il peut s'avérer utile de faire un bilan des droits patrimoniaux éventuellement en vigueur pour la diffusion de certaines images. Quels artistes, quels photographes sont concernés ? Pour les auteurs relevant du domaine privé, un contrat de cession de droits de diffusion à titre gracieux a t-il été proposé ? Ce contrat est-il toujours valable ? Dans combien de temps faudra-t'il le renouveler ? Tous les usages présents et à venir sont-ils bien couverts par ce contrat ? Des recherches (auteur, ayant droit) doivent-elles être menées ? Ces recherches peuvent-elles être conjointes à un autre musée ? Et en ce qui concerne le droit moral, le nom du photographe apparait-il bien pour les images liées aux notices ?


Ce bilan peut impliquer des régularisations qui peuvent être plus ou moins immédiates. Leur planification pourra être envisagée. Nous reviendrons sur le sujet des bonnes pratiques à pérenniser la semaine prochaine.

Par Bureau de la diffusion numérique des collections - Publié dans : Méthode
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Lundi 11 août 2014 1 11 /08 /Août /2014 09:19

1024px-Flip_flops_-_just_pick_one_up.jpgLe mois d'août, généralement moins trépidant que les autres mois de l'année, s'avère propice au fameux "travail de fond". Alors, pour les courageux qui ont troqué l'écran total pour l'écran d'ordinateur, nous proposons une mini-série d'articles suggérant des pistes d'harmonisation des données du système de gestion des collections.

 

(c) Jairo / Wikimedia commons

 


Les intervenants sur la base de données sont moins nombreux en période estivale. Cela facilite les interventions d'envergure qui peuvent impliquer des temps d'immobilisation du système.

 

Il faut rappeler avant tout que ces interventions relèvent de la personne qui bénéficie au sein du musée des droits d'administration sur la base de données.

Un "simple" utlisateur aura un périmètre d'intervention circonscrit à son domaine de compétence et une marge de manœuvre plus réduite (impossibilité de supprimer une notice ou un terme de liste d'autorité par exemple). Mais cela n'empêche pas de prendre un peu de recul sur ses pratiques d'informatisation des collections.


Pour l'administrateur, c'est l'occasion de contrôler la cohérence des vocabulaires contrôlés utilisés pour indexer les oeuvres (listes d'autorité, thésaurus, lexiques). Les éditer permet de les appréhender globalement. C'est le moment de régulariser les termes "sauvages" (non insérés dans la hiérarchie du vocabulaire contrôlé) ou parasites (insérés par erreur dans le vocabulaire). Les candidats descripteurs seront validés ou refusés.


Une fois les termes rentrés dans le rang, les notices seront corrigées par lot de façon systématique. L'archivage des notices et l'historique des interventions mémorisé par le logiciel permettent de ne pas faire ce travail sans filet.

Par Bureau de la diffusion numérique des collections - Publié dans : Méthode
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Lundi 7 juillet 2014 1 07 /07 /Juil /2014 10:04

mnm.jpgDepuis le 1er juin 2014, le musée national de la Marine publie les pièces majeures de ses collections sur son site Internet. Marjolaine Mourot, conservateur en chef, responsable du service des collections du musée, nous entrouvre les coulisses de cette mise en ligne et de l'administration des collections informatisées qu'elle implique.

 

 

Dans quel contexte technique la mise en ligne des collections s'inscrit-elle ?

Les notices des collections actuellement en ligne représentent une sélection de notre base de données. Le musée de la Marine s'est informatisé très tôt, dès 1989. Cette gestion des collections a toujours été unifiée mais les lieux de conservation des objets sont multiples : site de Paris et musées des ports de Brest, Port-Louis, Rochefort et Toulon, réserves décentralisées. L'accès aux collections informatisées à distance et en temps réel est devenu indispensable au fil des années. Notre système informatisé a donc été porté fin 2013 sur un nouvel outil de gestion de collections dont la technologie "full web" permet de répondre à cet impératif.

 

Comment avez-vous piloté le chantier de migration de données ?

C'est une reprise des données à grande échelle qui a été opérée : 33.000 notices sont concernées. Un dialogue suivi avec le prestataire a été très précieux pour assurer ensemble une vigilance sur nos données. La reprise est satisfaisante ; c'est à nous désormais de nous familiariser avec les fonctionnalités de l'outil pour retrouver nos données dans un nouvel environnement.

Néanmoins, si les choses étaient à refaire, j'organiserais les tests de façon différente : je monopoliserais davantage de membres de l'équipe sur un temps défini pour procéder à des vérifications précises. Avec le recul, cela me semble indispensable pour repérer un maximum d'anomalies avant la migration proprement dite et cerner certaines difficultés liées au changement d'outil et de méthodes de travail.

En plus du changement de système, nous avons fusionné la base de données des collections avec celle de la photothèque. Cela a été un peu plus complexe, notamment pour le prestataire, mais le système a gagné en cohérence. Par exemple, en plus du lien notice - image, nous récupérons désormais immédiatement les informations de gestion des clichés (nom du photographe, etc.). Nous avons encore beaucoup de travail pour unifier et toiletter les thésaurus communs, comme les biographies par exemple.

 

Quelle stratégie de mise en ligne avez-vous mise en place au sein du musée ?

La mise en ligne des collections était un objectif depuis le début du projet de réinformatisation. À ce jour, 1.375 notices sont en accès public. Nos critères de sélection ont été les œuvres présentées dans des expositions temporaires ces dix dernières années et les œuvres phares exposées dans nos différents musées. Ce corpus va s'accroître au fil du temps avec les nouvelles acquisitions, les nouveaux projets d'expositions et les campagnes de prises de vue. Avec les conservateurs et les chargés de collections, nous partageons un panier de notices proposées pour la mise en ligne. Je validerai cette sélection au fur et à mesure.

L’un des points fortde cette mise en ligne est la possibilité de créer des expositions virtuelles. Pour l’ouverture du site, nous en avons réalisé cinq ; deux autres sont en préparation. Elles ont été envisagées en fonction de deux objectifs différents : soit pérenniser une exposition temporaire, soit faire un rapprochement virtuel entre des œuvres qui n’ont jamais été rassemblées. Le service de la Conservation est donc totalement autonome dans la gestion de ces expositions virtuelles dont la mise en œuvre est facile. Mais qu’on ne s’y trompe pas : chacune d’elle doit être conçue comme un projet à part entière !

 

Comment gérez-vous les notices en ligne ?

L'enrichissement du corpus en ligne se fait très simplement, et dès qu'on le décide, grâce au moissonnage de la base de données. Le processus ne présente aucune difficulté : chaque notice de la base de données est pourvue de cases à cocher permettant de la retenir pour un export Joconde et/ou pour une diffusion restreinte ou publique sur notre site ; c’est à partir de ce dernier critère que l’administrateur du "back office" peut déclencher le moissonnage des notices et des photographies liées, pour une première mise en ligne ou pour une mise à jour.

La plateforme de mise en ligne présente un graphisme et une ergonomie conformes au reste du site du musée. C’est un point sur lequel le responsable de notre service multimédia avait beaucoup insisté et qui a été traité très harmonieusement par le prestataire.

Les notices en ligne comprennent des rubriques classiques d'identification dont certaines sont dotées d'hyperliens. Nous avons sélectionné ces rubriques parmi les nombreuses propositions possibles, un choix modifiable à tout moment. Une rubrique de description rédigée permet d'en savoir plus sur l'œuvre. Nous faisons désormais particulièrement attention à cette rubrique lorsque nous saisissons nos informations : nos commentaires de gestion interne sont reportés dans une autre rubrique non diffusée. De fait, notre outil de gestion des collections devient également un outil de communication, ce qui oblige désormais chacun des conservateurs à rédiger les notices d’œuvres en fonction d’une probable diffusion.

 

Justement, quel est l'impact de la mise en ligne sur l'informatisation des collections ?

La mise à jour facilitée des notices en ligne est un point fort : les erreurs ou les incohérences de saisie ancienne sautent aux yeux, une fois les données mises en ligne ! Par exemple, de nombreuses dénominations devront être transférées dans le champ Titre ; certaines mesures sont à uniformiser (notre nouvel outil s’y prête) - ce qui permettra d'avoir une information réellement exploitable pour le stockage et l'exposition des œuvres… Cela permet de pointer les problèmes et d'orienter les corrections. À terme, bien sûr, une charte de saisie mémorisera ces bonnes pratiques, mais cela impose de maîtriser l'utilisation de cette nouvelle base de données de façon approfondie.

La gestion des droits nous permet d'avoir une organisation du travail répartie selon les domaines de compétence. Cela est important car il peut y avoir jusqu'à 17 intervenants - dont 5 relevant du service Recherche et de la photothèque - sur la base, tous droits confondus. Nous affinons en ce moment le paramétrage complexe des droits de lecture et d'écriture.

 

Pouvez-vous nous en dire plus cette diffusion dite "restreinte" ?

Actuellement, 26.585 notices - dont la moitié est illustrée - peuvent faire l'objet d'une "diffusion restreinte". Il s'agit des notices des collections - y compris celles déjà en ligne - hors matériel d'étude. Ces notices ont des champs plus nombreux que celles en ligne, mais il n’est pas envisageable à court terme de les vérifier systématiquement, tant sur fond que sur la forme, comme dans le cas de la diffusion publique pour laquelle nous avons pris soin de corriger et harmoniser les notices.

Ces notices seront bientôt accessibles à un nombre réservé mais élargi de collègues. L'accès aux données se fera, après validation de ma part, par la création d'un compte utilisateur avec authentification. Cela nous permet d'accompagner le changement d'outil de façon plutôt conviviale : nos collègues des sites distants, notamment, pourront ainsi se familiariser avec cette nouvelle interface et utiliser la base de données, ce qui leur était impossible jusqu’ici.

 

Lien vers le site du musée

Lien vers le communiqué de presse

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