Jeudi 5 avril 2012 4 05 /04 /Avr /2012 09:42

Nous le savons tous, la procédure de récolement décennal peut être informatisée de A à Z, de l'organisation de la campagne à la rédaction du procès-verbal. L'administration (DRAC, service des musées de France) se tourne régulièrement vers les musées territoriaux ou nationaux pour recueillir des données chiffrées du récolement. Rien de plus simple à retrouver lorsque le récolement est informatisé, mais encore faut-il avoir pensé à collecter toutes les informations nécessaires. Faisons le point avec le concours du bureau de l'inventaire des collections et de la circulation des biens culturels.

Lors du récolement lui-même, la qualité du recueil des informations est assurée par une charte de saisie et la définition d'un profil de fiche de récolement. C'est là que tout se joue.

La structure de cette fiche de récolement doit impérativement permettre de recueillir pour chaque objet ou lot d'objets :
- les données d'identification essentielles,
- les données obligatoires du récolement exigées par l'article 11 de l'arrêté du 25 mai 2004 (présence du bien dans les collections ; sa localisation ; son état ; son marquage ; la conformité de l'inscription à l'inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d'oeuvres, catalogues),
- les données indispensables à la rédaction du procès-verbal de la campagne et à la communication des données chiffrées, pour certaines sous forme de listes.

En outre, la saisie fine des suites à donner permet d'organiser le post-récolement en exploitant les listes des biens à inventorier, à marquer, à photographier, à traiter, à localiser, à radier, plainte à déposer, et plus selon les besoins. Il faut donc prévoir dans la base de données un espace réservé à la gestion de ces suites à donner afin de pouvoir indiquer si, et quand, l'intervention requise a bel et bien été menée.


Concentrons-nous sur le procès-verbal.
Les recommandations relatives aux modalités de restitution des données statistiques et des extraits du procès-verbal de récolement des collections des musées de France et le modèle de procès-verbal des campagnes de récolement des collections nationales précisent les différentes composantes de ce document.


Penchons-nous sur les listes à annexer au procès-verbal de chaque campagne de récolement :

- objets non vus : ils sont "égarés", il s'agit des biens non localisés lors de la campagne, pour lesquels le musée doit mener des recherches ; il faut les distinguer des biens en déplacement provisoirement justifié (prêt, restauration) dont les vérifications sont de ce fait ajournées.
- objets manquants : ils sont "perdus", il s'agit des biens non localisés en dépit de recherches répétées, finalement infructueuses. Ces biens, cependant, ne seront pas radiés de l'inventaire ; une plainte devra être déposée
- objets détruits : biens irrémédiablement détruits, dont la destruction a été dûment constatée, et qui devront être radiés de l'inventaire
- objets non inventoriés : biens à inventorier en post-récolement de façon rétrospective
- objets inventoriés plusieurs fois : doublons de l'inventaire identifiés lors de la campagne.

Chaque liste sera composée au minimum du numéro d’inventaire et de la désignation de l'objet ou du lot d'objets. D'autres éléments d'identification des pièces (domaine, matériaux-techniques, auteur de l'objet, date de création…), le nom de l’agent récoleur ou encore le numéro de fiche de récolement peuvent être ajoutés selon la nature des collections et si le musée le juge nécessaire.

Pour les deux dernières listes - objets non inventoriés et objets inventoriés plusieurs fois - pour lesquelles le numéro d'inventaire pose justement problème, le numéro de la fiche de récolement permettra d'identifier l'objet.

Il faut veiller en amont à ce que la fiche de récolement permette bien de saisir et de retrouver spécifiquement tous ces cas de figure.
Rectifier le tir en ajoutant des rubriques au profil de saisie peut être indispensable. Il faut alors veiller à la reprise de l'antériorité éventuelle. La charte de saisie sera donc amendée et ses utilisateurs… prévenus !


Si toutes les rubriques nécessaires ont bien été prévues, il faut également s'assurer des modalités de récupération des données chiffrées sur l'outil informatique dont le musée est doté.
De plus en plus de logiciels font en sorte de simplifier cette tâche par la production automatique de statistiques ou l'édition "clé en main" des fameuses listes. En cas de doute, c'est l'occasion ou jamais de réétudier le manuel d'utilisation du logiciel ou de contacter l'assistance téléphonique pour être sûr de la marche à suivre.
Si des manipulations intermédiaires sont nécessaires pour obtenir les données chiffrées (recherches multi-critères, croisement de profils, export vers un tableur, etc), il ne faut pas oublier de les consigner en détails en annexe de la charte de saisie, document de référence à l'usage des récoleurs au sein du musée.

 

 

Complétez cette réflexion en consultant les communications des journées consacrées au récolement décennal des musées nationaux, fin 2011.

Par portail-joconde - Publié dans : Méthode
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