Lundi 24 septembre 2012 1 24 /09 /Sep /2012 09:50

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Pascale Le Cacheux est chargée d'études documentaires au musée des Tissus et au musée des Arts décoratifs de Lyon, nouveaux musées participant à Joconde depuis le mois d'août dernier. Elle y est responsable du centre de documentation et de la photothèque ainsi que de la coordination éditoriale et du multimédia. Depuis son arrivée au sein du musée en 1998 et à l'occasion de la fusion du service de documentation et de la photothèque, elle administre la base de données des collections et du fonds de la bibliothèque et joue un rôle important dans l'évolution de l'outil de travail du musée.

 

 

 

 

 

Desfarges d'après un dessin attribué à Bony, Le grand broché de la Reine, tenture pour la chambre de Marie-Antoinette à Versailles. Soie. Lampas broché, fond taffetas. Lyon, 1786-1787. Don Lamy et Gauthier, 1905 MT 27696 © Musée des Tissus, Pierre Verrier, 2009

 

Resituez-nous le contexte de l'informatisation des collections au sein de votre musée…
Le musée des Tissus de Lyon s'est informatisé très tôt, dès 1992, en parallèle à sa participation au plan national de numérisation. L'informatisation était alors davantage abordée sous l'angle de la gestion de la photothèque que de celle des collections. Le musée s'est doté progressivement de quatre bases de données distinctes, fonctionnant sur des outils différents et dédiées respectivement au catalogue bibliographique, aux peintures, dessins et gravures, aux fonds photographiques et aux œuvres. En 2004-2005, la décision a été prise de fusionner ces différents systèmes pour centraliser toutes les informations en un même logiciel spécifique au domaine des musées et éviter ainsi les saisies redondantes. L'objectif principal était de doter l’institution d’un outil de gestion de collections, dans la perspective du plan de récolement décennal, de regrouper et de faire enfin communiquer les données entre elles notamment grâce à des liens entre la base bibliographique et la base d'œuvres. Le service de documentation a été partie prenante dans le choix du logiciel et dans la demande de développement d'un module bibliographique qui manquait dans la proposition de l'éditeur. Il s'en est suivi un vaste chantier de reprise des données, toujours en cours pour certaines parties des collections.

Comment s'organise le travail du personnel du musée sur la base de données ?
Une autre documentaliste et moi-même supervisons la gestion des collections au sein de la base de données. ll faut souligner que l'équipe du centre de documentation s'occupe également de la gestion commerciale des droits photographiques des pièces.
En parallèle, les membres de l'équipe du musée utilisent et contribuent à la base de données en fonction de leurs compétences. Ainsi, le service de régie procède au récolement informatisé, crée les notices d'inventaire succinctes des biens affectés ou inventoriés à titre rétrospectif ; gère les mouvements et la localisation des objets ; le service restauration y instruit ses dossiers et le service des analyses textiles, quant à lui, est responsable de la rubrique matériaux-techniques.
J'ai sollicité de l'éditeur du logiciel plusieurs actions de formation à destination du personnel du musée utilisant la base de données, en fonction de l'évolution du logiciel. Cela a été notamment organisé pour s'approprier le fonctionnement un peu particulier du module récolement.
Pour compléter ce partage des outils et des méthodes de travail, une charte de saisie interne au musée a été mise au point en janvier 2012 ; elle combine le manuel du logiciel, la méthode d'inventaire informatisé en ligne sur Joconde et des préconisations propres au musée.
La direction des musées initie souvent de nouvelles méthodes de travail. Par exemple, notre musée envisage dans un avenir assez proche de passer à une procédure d'inventaire réglementaire totalement informatisée et non plus manuscrite. Nous étudions donc la faisabilité concrète au sein de notre logiciel de gestion de collections, dont les modules réglementaires ont été validés par le service des musées de France. Le musée a d'ores et déjà adopté abandonné l'ancienne numérotation chronologique et numérique au profit de la numérotation normalisée préconisée dans l'arrêté du 25 mai 2004. C'est un premier pas vers une régularisation de l'inventaire qui ira de pair avec le travail de récolement, ce dernier étant actuellement la priorité du service de régie.

Quelle est la volumétrie de votre base de données ?
Grâce à ce travail en équipe, la base de données est à ce jour riche de 54.000 références bibliographiques et de près de 59.000 notices d’œuvres. Le format des notices est variable : certaines notices sont très succinctes (numéro d'inventaire, désignation et localisation) lorsqu'elles ont été créées lors de la procédure de récolement par le service de régie dans le but d'être complétées dans un second temps par le service de documentation du musée. Cette complétude est opérée par corpus, au gré des expositions et des publications. Par exemple, la subvention allouée en 2010 par la DRAC dans le cadre du plan national de numérisation des collections pour la numérisation des dessins italiens a rendu impératifs leur récolement et la mise à jour complète des notices correspondantes. Notre service s'est directement impliqué dans cet approfondissement des informations à partir des dossiers d'œuvres qu'il constitue et conserve.

Quelle est votre stratégie de publication par rapport à Joconde ?
Dans un premier temps, il était très important pour nous que le module d'export vers Joconde de notre outil de gestion de collections soit validé par le service des musées de France. Notre musée utilisant les trois-quarts des fonctionnalités du logiciel, nous avons accepté de jouer un rôle pilote dans la validation de l'export à partir d'un fichier test de nos données. Ce test final a été fait dans les conditions réelles, sous la double conduite de Mathilde Huet, co-responsable de Joconde, et de l'éditeur, ce qui a permis des réajustements très rapides. Maintenant que l'export Joconde est validé, tous les musées équipés du même outil que nous peuvent techniquement reverser leurs notices d'œuvres dans Joconde.
Notre musée a fait officiellement son entrée dans Joconde en août dernier avec cet échantillon test de notices. Nous allons réfléchir collégialement aux corpus de notices à reverser et au calendrier des reversements. Une analyse approfondie de la base est préalable. Quoi qu'il en soit, notre musée tient à participer activement au catalogue collectif des collections des musées de France ; cela participe de l'image de marque de notre institution et de ses collections.

Par portail-joconde - Publié dans : Les musées nous parlent
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