Lundi 19 mars 2012 1 19 /03 /Mars /2012 14:28

Une récente question de l'équipe scientifique de plusieurs musées de France a amené le bureau de la diffusion numérique des collections et le bureau de l'inventaire des collections et de la circulation des biens culturels à préciser la notion de paraphe du registre d'inventaire informatisé et à en assouplir les modalités d'utilisation.

Le paraphe, nous dit le dictionnaire de l'Académie française, est une "signature simplifiée, souvent réduite aux seules initiales, que l’on porte en marge d’un texte pour en approuver les corrections" ; en droit spécifiquement, il s'agit de la "signature apposée sur chaque page d’un acte officiel folioté pour l’authentifier."

Un paraphe a donc toute sa raison d'être sur un document administratif et juridique tel que le registre d'inventaire des collections d'un musée. Ainsi, le registre papier, tenu de façon manuscrite, l'exige : "Chaque page, lorsqu’elle est complète, est validée par apposition du paraphe du responsable scientifique du musée affectataire des collections" (Règles de saisie des données dans les 18 colonnes du registre d'inventaire - Pages liminaires d'un registre d'inventaire vierge distribué par le service des musées de France). L'édition informatisée du registre d'inventaire autorisée depuis la réglementation de la Loi musées, par parallélisme, doit également s'y conformer : "Chaque registre ainsi édité est relié, titré, daté, paginé et paraphé" nous dit l'arrêté du 25 mars 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l’inventaire, du registre des biens déposés dans un musée de France et au récolement.

La réglementation exige donc que les initiales ou une signature abrégée du responsable scientifique et administratif des collections soient apposées sur chaque page du registre, qu'il soit manuscrit ou produit informatiquement.

Mais à quoi sert concrètement ce paraphe ?
Dans la pratique juridique, et notamment pour les documents notariés, le paraphe assure que le signataire ne s'est pas contenté de signer la dernière page mais qu'il a lu l'acte en entier. Associé à la pagination, ill a également pour but d'éviter l'ajout ou la destruction des pages intermédiaires après la signature de l'acte ou du document.

Cette obligation devient très lourde lorsque le document comporte de nombreuses pages. C'est ainsi que, dans le monde juridique, il est de plus en plus courant de n'apposer sa signature qu'à la dernière ligne ou en marge de la dernière ligne du texte vérifié. La personne indique ainsi où s'est arrêtée sa vérification.

Les musées de France sont concernés. Le volume des registres d'inventaire informatisés peut devenir considérable. En effet, l'édition informatisée sera privilégiée pour saisir de grands nombres d'objets, souvent sériels, ou encore pour constituer le registre de façon rétro-active, lorsque celui-ci a disparu ou n'a pas été tenu rigoureusement. Le registre peut facilement compter plusieurs centaines, voire milliers de notices, imprimées sur autant, voire davantage, de pages…

Il vaut alors mieux préférer au fastidieux paraphage page à page une vérification intelligente du contenu et de la structure du registre.

La solution suivante peut être adoptée et complétée ainsi :
- insérer après la page de titre du registre une page spécifique relative à la description des règles spécifiques adoptées en matière d'inventaire par les responsables du musée pour la tenue du registre d'inventaire
- le responsable scientifique et administratif des collections expliquera dans cette page que, compte-tenu du volume des données, il a renoncé à parapher page à page le présent registre pour se concentrer sur la vérification rigoureuse de son contenu.


Ce contrôle sera fait par :
- des sondages sur des lots de notices,
- la vérification du nombre de pages et de la cohérence des numéros d'inventaire,
- la vérification de l'absence de page blanche au sein de l'édition,
- et tous autres points jugés utiles.

Il est bienvenu également d'expliquer que les notices informatiques réglementaires compilées dans cette édition papier ont fait l'objet de contrôles, corrections et validations réguliers lors de la saisie et préalablement à leur impression.

Comme l'inventaire manuscrit, l'impression de l'inventaire informatisé n'est pas modifiable : si une correction s'avère nécessaire, elle sera faite sous forme d'inscription manuscrite à l'encre indélébile d'une autre couleur et paraphée par le conservateur.

Par portail-joconde - Publié dans : Méthode
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