Lundi 6 février 2012 1 06 /02 /Fév /2012 14:54

Marianne Mercier est responsable du musée de la Princerie à Verdun depuis 2007. Dès son arrivée, elle a focalisé son action sur l'inventaire et le récolement des collections et a immédiatement opté pour une méthodologie informatisée sur l'outil de gestion locale du musée acquis en 2005.
Le récolement, dont les campagnes ont été déterminées par type de collections, est désormais achevé et près de 10.000 notices constituent la base de données du musée. L'informatisation des collections a été gérée par deux personnes : la responsable du musée elle-même et la personne chargée des collections.

Concernant l'inventaire au sens réglementaire du terme, quelles précautions avez-vous prises ?
La première étape a été l'analyse des registres anciens manuscrits, datant de trois époques différentes (19e siècle, années 1950 et années 1980) et correctement tenus malgré des lacunes. Il a fallu néanmoins procéder aux recoupements des différents numéros d'inventaire successifs : le mode de numérotation des années 80 a été poursuivi comme faisant référence, à l'exception des objets inventoriés à titre rétrospectif. Toutefois, les anciens numéros ont été mémorisés dans la base de données, ce qui s'avère extrêmement précieux lors des recherches.

Avez-vous adopté une méthodologie particulière ?
Une fois cette vérification des numéros faite et les inventaires au clair, l'équipe a pu se consacrer à l'informatisation des objets, pièce à pièce pour la majorité. La saisie s'est concentrée sur les rubriques d'identification et réglementaires essentielles dans le contexte de récolement du musée. Des photographies ont été systématiquement prises sous plusieurs angles.
Une méthode de saisie a été très tôt mise en place, facilitée par la consultation du site Joconde autant pour les exemples de notices que fournit le catalogue collectif des collections des musées de France, que pour l'aspect pédagogique des fiches professionnelles. Ce document partagé a été décliné pour chaque type de collections, en fonction des campagnes de récolement et selon la grille de saisie retenue pour traiter l'information.

A quels problèmes le musée a-t'il été confronté ?
L'utilisation des thesaurus nous a donné du fil à retordre, surtout pour les collections spécifiques (numismatique, sigillographie, phaléristique). La saisie aurait été encore plus efficace si l'utilisation de masques de saisie réduits aux champs utiles avait été systématisée mais le paramétrage de ces profils, complexe à mettre en place de façon autonome dans l'outil utilisé par le musée, nécessitait une prestation facturée par la société éditrice du logiciel.

Inventaire et récolement ont donc avancé en parallèle, selon un rythme de travail soutenu mais variable selon les difficultés posées par l'identification de tel ou tel objet.

Comment avez-vous géré le passage du musée au tout informatique ?
La décision de ne plus transcrire les informations réglementaires de façon manuscrite dans les registres d'inventaire papier traditionnels s'est imposée progressivement. Au début des opérations, transcription et saisie ont co-existé mais, rapidement, le constat de ce double travail, le risque d'erreurs ainsi qu'une plus grande maîtrise de l'outil ont incité le musée à passer à une solution 100% informatisée, y compris pour l'inventaire réglementaire. Le choix de bénéficier au maximum de cette performance technologique a été fait en 2008-2009.

Quand et comment constituerez-vous le registre d'inventaire proprement dit ?
Le musée procèdera à l'édition informatisée de son registre d'inventaire pour les années 2007-2012 à la fin de cette année ou au début de l’année prochaine. Les notices sont donc encore modifiables pour permettre des corrections et des compléments d'information glanés au cours du récolement et du chantier des collections en cours. Elles seront verrouillées à l'issue de la validation scientifique et administrative. [Pour l'heure, seule l'édition papier du registre d'inventaire possédant une valeur juridique selon l'arrêté du 25 mai 2004, le musée aura donc recours au module d'édition informatisée du registre réglementaire. Les informations saisies continueront d'être accessibles et modifiables dans les modules de gestion et de documentation. Note de C. Prunet]. Le volume du registre promettant d'être important, une sous-traitance de l'impression devra être étudiée.

Quelles perspectives envisagez-vous ?
L'équipe du musée s'est tant approprié l'outil informatique que l'édition papier du registre informatisé n'est considérée que comme une formalité juridique, qui n'aura d'autre intérêt pour le musée que de déposer en archives une copie de sécurité de son registre. L'outil de travail du musée demeurera l'inventaire informatisé via l'outil de gestion de collections, l'accès aux informations y étant grandement facilité et leur échange sous forme de fichier pdf également.


Un débat devrait être lancé entre professionnels sur le bien-fondé de procéder à des éditions papier qui peuvent s'avérer coûteuses, inutiles au quotidien et contradictoires avec les exigences du développement durable. Une réflexion approfondie sur une dématérialisation totale de l'inventaire, le stockage et la conservation à long terme des données devrait enrichir la problématique du registre d'inventaire muséal. Sur ce point précis, je regrette vivement que le temps juridique n’avance pas à la même vitesse que le temps des technologies."

La conservation à long terme des données numériques est un sujet complexe : lisez à ce sujet notre synthèse "Gérer la conservation des documents numériques".


Par portail-joconde - Publié dans : Les musées nous parlent
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