Vendredi 25 mai 2012 5 25 /05 /Mai /2012 16:04

 

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Musée des Arts décoratifs de Bordeaux,

(C) Mairie de Bordeaux, photo Lysiane Gauthier

 

Caroline Fillon est chargée de l'inventaire informatisé des collections au musée des Arts décoratifs de Bordeaux. Polyvalente comme tous les membres de l'équipe, elle consacre néanmoins depuis deux ans la plus grande partie de son activité à l'administration de la base de données recensant les œuvres du musée.

Elle nous fait partager cette expérience grâce cet entretien et souhaite que cela impulse des échanges entre professionnels.


Quand le musée des arts décoratifs de Bordeaux a t'il fait le choix du tout informatique ?
L'informatisation des collections a débuté en 2001 sous la houlette de mon prédécesseur. Le musée édite son registre d'inventaire à partir de sa base de données documentaire depuis 2004. Le traditionnel registre d'inventaire manuscrit, un temps encore utilisé par l'équipe de conservation strictement avec les mêmes informations, a été totalement abandonné en 2005.

Comment cela se passe-t-il concrètement ?
Non doté d'un module spécifique dont l'acquisition serait à décider pour tous les musées de Bordeaux, le musée procède à cette édition en décembre de chaque année en sélectionnant rigoureusement les notices d'acquisition et les notices de dépôt de l'année écoulée. Un profil d'impression "cahier d'inventaire" regroupe les rubriques réglementaires de chaque notice d'objet ; il est spécifiquement utilisé à cette occasion. Le registre produit est imprimé sur du papier permanent et assemblé par une reliure cousue par l'atelier de reprographie de la ville.
Le registre n'excède guère une trentaine de pages et est paraphé par le conservateur. Une copie de sécurité est déposée au service d'archives.

Comment garantissez-vous la fiabilité de vos données réglementaires incluses dans votre base de gestion ?
Sans module verrouillant la saisie des notices au moment de la prise d'inventaire, la cohérence des informations relatives à l'inventaire est préservée grâce à la gestion fine des droits d'écriture des différents professionnels du musée utilisant l'outil. L'informatisation de l'inventaire réglementaire s'inscrit dans un "grand élan de numérisation et de dématérialisation" à l'échelle du musée. La base de données du musée est un outil de traçabilité et de travail en équipe. Cette dernière est composée de sept personnes intervenant en alternance sur l'outil. Nous gagnons un temps précieux avec des recherches documentaires plus efficaces.

Comment décririez-vous votre rôle en tant que chargée de l'inventaire informatisé des collections ?
La coordination fait partie de mon rôle d'administratrice de la base dont les facettes sont multiples : lancement de projet, organisation, enrichissement du guide de saisie, validation de la saisie et des vocabulaires et gestion des problèmes. Une communication constante entre les membres de l'équipe du musée, tous polyvalents, est primordiale. Cela passe notamment par l'organisation de réunions spécifiques rassemblant personnels scientifiques, régisseur, documentaliste et agents temporaires mis à disposition dans le cadre de missions de service civique pour parler des problèmes rencontrés, de l'enrichissement des thesaurus.
La formation initiale et l'accompagnement actif que j'assure auprès des différents intervenants participent de cet indispensable transfert de compétences ; cela s'avère toujours positif sur le long terme. En plus de nous donner toutes les chances de parvenir à une information de qualité, cela permet à tous les intervenants, même temporaires, d'intégrer la logique de l'établissement, et surtout d'humaniser ce travail parfois un peu technique : c'est le point sur lequel je voudrais insister.

Comment articulez-vous inventaire informatisé et récolement ?
Au début des opérations de récolement, la saisie des notices se faisait à partir de l'inventaire papier. Il fallait aller vérifier la localisation et faire le constat d’état dans les réserves en notant les données au crayon sur une feuille, puis revenir dans les bureaux pour saisir ces données informatiquement et compléter ainsi les notices : trois étapes qui  nous ralentissaient fortement. Depuis un an, suite à l'acquisition d'ordinateurs portables, nous récolons et informatisons les objets sur pièce et sur place. A chaque objet, élément d'ensemble, est consacrée une fiche a minima. Si nécessaire, un champ spécifique fait référence aux autres objets composant un ensemble - ce cas est fréquent étant donné la nature des collections du musée. Le volume important des données, 25.771 notices sur 35.000 biens estimés, permet une vision large des collections. Cela va bien au delà des opérations de récolement que nous espérons bien avoir terminées à la date requise.

L'informatisation des collections au fur et à mesure du récolement nous permet d'anticiper un futur chantier des collections notamment grâce à l'aide d'une restauratrice affectée au musée. En effet, les réserves sont saines mais l'examen pièce à pièce des objets a révélé que beaucoup d'entre eux étaient à reconditionner. Nous prenons en compte d'ores et déjà cette information dans la fiche informatisée de l'objet pour pouvoir mener cette opération en post-récolement.
L'étape du post-récolement nous permettra également d'enrichir les notices succinctes ou encore de lier les dossiers d'œuvres en format pdf. En outre, nous souhaiterions étudier un projet de numérisation d’anciens fascicules d'inventaire dont l’état de la reliure est préoccupant ; ils concernent une même collection regroupant 19000 objets.
Nous souhaitons également améliorer la couverture photographique de nos notices. Cela répondra à notre exigence de qualité de diffusion de nos données - notamment sur la base Joconde avec laquelle nous allons reprendre les exports - et du partage des connaissances avec l'extérieur.

Par portail-joconde - Publié dans : Les musées nous parlent
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