L’édition informatisée de l’inventaire au musée des Avelines, musée d'art et d'histoire de Saint-Cloud

"Un transfert des savoirs plus fiable et un réel gain de temps".

Comme le permet la réglementation (arrêté du 25 mai 2004), le musée des Avelines a décidé de passer au tout informatique pour inscrire ses biens à l'inventaire. Le registre réglementaire est désormais produit grâce au logiciel de gestion de collections du musée.

Emmanuelle Le Bail, directrice du musée, nous explique cette démarche.

Extrait de l'édition informatisée de l'Inventaire du musée des Avelines, musée d'art et d'histoire de Saint-Cloud, année 2010. (voir  en plein écran)

"Le musée a fait l’acquisition en 2008 d’un logiciel pour la gestion informatisée de ses collections et a opté depuis 2009 pour un inventaire informatisé de ses collections.

Le musée édite chaque année une version informatisée de son registre légal. Les registres informatisés du musée, année par année, sont reliés, titrés, datés, paginés, paraphés et signés. Ils sont conservés avec les registres papiers traditionnels du musée et une copie de sécurité de l’édition est déposée aux archives municipales de la ville.

Pourquoi ce passage à un inventaire informatisé au musée des Avelines ?

Un inventaire plus précis avec visuel

L’inventaire informatisé est une extraction de la gestion documentaire informatisée.
Il y a donc une centralisation des données sur l’objet dans le même logiciel. La saisie normative et homogène se fait uniquement dans la base de données documentaire avec un export facile pour l’inventaire informatisé. Il n’est plus nécessaire de saisir à la fois dans la base de données documentaire et dans l’inventaire papier, ce qui est un gain de temps et l’assurance que la normalisation de la base de données se retrouve dans l’Inventaire.
Les champs sont plus segmentés dans l’inventaire informatisé que dans l’inventaire papier. Il y a 33 champs pour les biens affectés dans les registres d’inventaire informatisés au lieu de la grille d’analyse à 18 colonnes des registres manuscrits. De plus, l’inventaire informatisé comprend une photographie numérique de chaque bien. Il faut bien noter toutefois qu’une fois l’inventaire informatisé validé par le responsable de la collection, il n’est plus possible de faire de modification sur la fiche d’inventaire. L'inventaire informatisé est verrouillé alors que la base de données est toujours modifiable.

Des facilités de relecture pour la personne qui consulte l’inventaire informatisé

Une erreur sur l’orthographe ou la compréhension à cause d’une écriture difficile à lire peut surgir dans un inventaire rédigé à la main. Ce risque n’existe plus dans un inventaire informatisé.

L’inventaire informatisé rend caduque la double-saisie dans deux registres papier
Comme pour l’inventaire papier traditionnel, le registre informatisé est édité en deux exemplaires. Avec l’inventaire informatisé, il n’est pas nécessaire de recopier dans un second registre de sécurité, il suffit de faire un deuxième tirage. Il s’agit d’un gain de temps mais aussi de limiter le risque d’erreur. Les deux versions du registre sont parfaitement identiques.

Problématiques liées à l’informatisation de l’Inventaire
Il faut bien penser à la sauvegarde des informations. Dans l’inventaire informatisé, c’est le tirage papier qui fait foi. Il s’agit d’une étape intermédiaire. On pourrait envisager un jour de conserver les inventaires informatisés sur une clé numérique sécurisée avec une signature électronique. Se pose le problème de la lecture de la clé dans le temps avec l’évolution des formats, ce qui n’est pas le cas pour le tirage papier. Aujourd’hui, la sortie sur tirage papier répond à un besoin ergonomique de confort pour la consultation et à un besoin juridique qui fait porter la signature manuscrite sur les documents papiers.
L’inventaire informatisé se développe, il faut du personnel formé à l’outil informatique. L’informatisation de l’Inventaire ne consiste pas en une simple saisie, il faut connaître les collections, avoir le bon vocabulaire. La formation et le suivi du personnel sont très importants.
On peut s’interroger sur le fait que le registre manuscrit va devenir un objet de collection, reflet de la personnalité du responsable de la collection à un instant T du fait de son écriture et de la différence des registres. Il est vrai que l’inventaire informatisé a moins de caractère, c’est un outil uniformisé, peut-être aseptisé mais qui permet un transfert des savoirs plus fiable et un réel gain de temps. "


Vous aussi, vous mettez, ou projetez, de mettre en œuvre une telle édition informatisée ? Votre témoignage nous intéresse, n'hésitez pas à réagir à cet article en écrivant un commentaire.

En savoir plus sur l'édition informatisée du registre d'inventaire réglementaire.

En savoir plus sur la procédure de validation des modules réglementaires des logiciels de gestion de collections.