Mardi 27 mars 2012 2 27 /03 /Mars /2012 15:52

 

Limoges-salle-techniques

   

 

 

Céline Paul, conservateur au musée national de la porcelaine Adrien Dubouché à Limoges, nous fait part de l'expérience de son établissement en matière d'informatisation. Celle-ci s'inscrit dans le contexte du chantier des collections lié aux travaux de rénovation du musée.

 

 

 

Musée national de la porcelaine Adrien Dubouché à Limoges,

vue de la galerie des techniques, © RMN. Martine Beck-Coppola

 

"J'ai rejoint l'équipe du musée national Adrien Dubouché à Limoges en mars 2005. Mon choix était motivé par un intérêt profond pour les arts du feu ainsi que par le projet de rénovation du musée, qui s'est avéré une porte d'entrée magistrale vers les collections.
L'informatisation des collections nous a été d'une grande aide pour mener de front l'inventaire, le récolement et le chantier des collections lié aux travaux de rénovation du musée, dont l'inauguration est prévue en juin prochain.
La base de données du musée, portée sur un logiciel de gestion de collections, ne comportait au début des opérations qu'environ 700 notices. Elle en compte désormais plus de 16.000, couvrant l'ensemble des collections de céramique et de verre du musée. Cette complétude a été atteinte grâce à la migration des données d'un tableur, constamment enrichies durant sept ans, vers le logiciel de gestion.

 

Ce tableau bureautique initial était le résultat d'une saisie externalisée de nos fiches manuelles d'inventaire assurée par une société extérieure en 2005, financée par le ministère de la Culture. Cette première saisie "brute" de l'ensemble des collections nous a doté de l'outil de travail - minimal mais indispensable - pour récoler et préparer le déménagement des œuvres : un socle informatisé d'informations fiable et large sur les collections.
L'idéal aurait été de migrer les données du tableur vers l'outil de gestion des collections du musée avant même de commencer le chantier des collections, afin de bénéficier des fonctionnalités adaptées, mais cela n'a pas pu s'organiser de cette façon. Pour des collègues confrontés à ce cas de figure, j'insisterais sur l'importance d'assurer la continuité du projet, de la saisie jusqu'à la migration vers un logiciel de gestion, pour en tirer les plus grands bénéfices.

Trois ans de travail en réserves et des mouvements d'œuvres considérables nous attendaient. L'équipe dévolue au récolement et au chantier des collections était composée de deux conservatrices - dont une assumant la direction de l'établissement - pour la vérification et l'intégration des données scientifiques dans le tableur, et de deux restauratrices, pour le constat d'état, les mesures et la prise de vue des œuvres et des marques.

Nous avons donc travaillé en priorité sur le tableur, en ne perdant jamais de vue la future migration des informations. Ainsi, la structure et le contenu du tableau ont été subdivisés en autant de colonnes que nécessaire pour correspondre aux rubriques "cibles" de la base de données du musée et répondre aux besoins de l'inventaire informatisé et du récolement. Pour ce faire, nous avons associé en amont la société éditrice du logiciel de gestions de collections dont est doté notre établissement.
La capacité de nos serveurs informatiques a été augmentée afin d'assurer la sauvegarde du tableur et le stockage des photographies prises durant le chantier des collections (deux images minimum pour chaque œuvre). La liaison des réserves du musée au réseau informatique nous a permis d'informatiser au maximum notre collecte d'informations devant les œuvres. Néanmoins, il était impossible que les deux conservatrices enrichissent le tableur simultanément : il a fallu intégrer cette lourde contrainte dans l'organisation de notre temps de travail.

En 2005, la numérisation en mode image des registres d'inventaire anciens du musée avait également pu être réalisée. En plus des atouts classiques (consultation aisée et simultanée, préservation des originaux, possibilité d'imprimer des extraits pour enrichir les dossiers d'œuvres ou renseigner des chercheurs, etc.), cela nous a considérablement aidées pour la vérification de numéros anciens, et donc pour identifier certaines pièces.

Le récolement topographique des œuvres, intégré dans le chantier des collections, est devenu la priorité - chronophage - de l'équipe à partir de 2006. Un protocole de saisie sur le tableur fut testé et mis en place de 2007 à 2011. Le temps de traitement, variable pour chaque œuvre ou série d'œuvres, ne pouvait être inférieur à 10 minutes par pièce. Ce travail dans les réserves a permis de regrouper les corpus pour mieux organiser les espaces et de préparer le futur déménagement. Les recherches sur les oeuvres présentant des problèmes d'identification devaient être faites dans la foulée. Cette méthodologie a donc guidé le bilan sanitaire et l'identification de l'ensemble de la collection.

Le déménagement des collections a commencé à la fin de l'année 2010. C'est à cette étape que l'utilisation de notre tableur a montré ses limites. En effet, sans outil de gestion de collections véritablement adapté, il était impossible d'éditer des listes de colisage, des planches contact, encore moins d'avoir recours à un codage à barres pour assurer la traçabilité des quelque 800 caisses... Il nous a été également difficile de répondre dans de bonnes conditions aux nombreuses demandes d'indicateurs chiffrés de l'administration, hormis des extractions du tableur.

A présent, le gros œuvre du musée est achevé et nous procédons au déballage et à l'installation des œuvres. En octobre 2011, nous avons cessé toute intervention sur le tableur afin de confier les données à l'éditeur de l'outil de gestion des collections pour analyse et intégration dans la base de données du musée. Cela concernait le fichier des collections de céramique (15.000 lignes, 26 colonnes) et le fichier des collections de verrerie (400 lignes, 26 colonnes). Notre équipe a validé l'analyse fournie le 18 novembre ; cela a occasionné quelques réajustements. En décembre, le musée a financé une journée de formation pour le régisseur des collections et moi-même, au siège de l'éditeur de notre logiciel de gestion de collections. Notre souhait était de disposer des meilleures informations afin de constituer des profils de saisie ou d'édition personnalisés. C'est ainsi que nous pourrons préparer efficacement les cartels des objets exposés dans les nouvelles salles et disposer d'une topographie fiable de la collection, vitrine par vitrine.

Nous avons récupéré la version finale de notre base de données enrichie de toutes nos informations le 5 janvier 2012. Durant une semaine, nous avons fait de multiples contrôles systématiques en reprenant point par point l'analyse antérieure et en testant de nombreuses recherches documentaires. La migration de certaines données n'étaient pas tout à fait conformes à nos attentes. Néanmoins, nos délais étant très courts et notre hâte d'exploiter enfin nos données fort grande, le résultat nous a semblé suffisamment satisfaisant pour valider la migration.
Nous voici désormais confrontés aux réalités de l'administration d'une base de données et à la nécessaire familiarisation de notre équipe à ce nouvel outil de travail.
La mise en ligne de la quasi-totalité de la collection sur le site du musée et sur Joconde est désormais le point de mire de notre informatisation. Pour cela, nous allons intensifier la couverture photographique de qualité éditoriale. Nous pourrons pleinement faire connaître les collections du musée Adrien-Dubouché, stimuler des mouvements d'œuvres et ainsi favoriser le rayonnement national et international de l'établissement."

Par portail-joconde - Publié dans : Les musées nous parlent
Ecrire un commentaire - Voir les 0 commentaires
Retour à l'accueil

Présentation

  • : Le blog de Joconde - Portail des collections des musées de France
  • Le blog de Joconde - Portail des collections des musées de France
  • : collections numérisation inventaire expositions virtuelles espace professionnel Culture
  • : Actualité de Joconde, portail des collections des musées de France. Catalogue de 500.000 notices d'objets, valorisées par des visites guidées (partenariat entre le bureau de la diffusion numérique des collections du service des musées de France et les musées participants). Espace professionnel : fiches-conseils consacrées à l'informatisation et à la numérisation des collections. Musées en ligne : sélection des ressources numériques muséales du monde entier.
  • Partager ce blog
  • Retour à la page d'accueil
  • Contact

Recherche

Créer un blog gratuit sur over-blog.com - Contact - C.G.U. - Rémunération en droits d'auteur - Signaler un abus - Articles les plus commentés