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7 juillet 2014 1 07 /07 /juillet /2014 08:04

mnm.jpgDepuis le 1er juin 2014, le musée national de la Marine publie les pièces majeures de ses collections sur son site Internet. Marjolaine Mourot, conservateur en chef, responsable du service des collections du musée, nous entrouvre les coulisses de cette mise en ligne et de l'administration des collections informatisées qu'elle implique.

 

 

Dans quel contexte technique la mise en ligne des collections s'inscrit-elle ?

Les notices des collections actuellement en ligne représentent une sélection de notre base de données. Le musée de la Marine s'est informatisé très tôt, dès 1989. Cette gestion des collections a toujours été unifiée mais les lieux de conservation des objets sont multiples : site de Paris et musées des ports de Brest, Port-Louis, Rochefort et Toulon, réserves décentralisées. L'accès aux collections informatisées à distance et en temps réel est devenu indispensable au fil des années. Notre système informatisé a donc été porté fin 2013 sur un nouvel outil de gestion de collections dont la technologie "full web" permet de répondre à cet impératif.

 

Comment avez-vous piloté le chantier de migration de données ?

C'est une reprise des données à grande échelle qui a été opérée : 33.000 notices sont concernées. Un dialogue suivi avec le prestataire a été très précieux pour assurer ensemble une vigilance sur nos données. La reprise est satisfaisante ; c'est à nous désormais de nous familiariser avec les fonctionnalités de l'outil pour retrouver nos données dans un nouvel environnement.

Néanmoins, si les choses étaient à refaire, j'organiserais les tests de façon différente : je monopoliserais davantage de membres de l'équipe sur un temps défini pour procéder à des vérifications précises. Avec le recul, cela me semble indispensable pour repérer un maximum d'anomalies avant la migration proprement dite et cerner certaines difficultés liées au changement d'outil et de méthodes de travail.

En plus du changement de système, nous avons fusionné la base de données des collections avec celle de la photothèque. Cela a été un peu plus complexe, notamment pour le prestataire, mais le système a gagné en cohérence. Par exemple, en plus du lien notice - image, nous récupérons désormais immédiatement les informations de gestion des clichés (nom du photographe, etc.). Nous avons encore beaucoup de travail pour unifier et toiletter les thésaurus communs, comme les biographies par exemple.

 

Quelle stratégie de mise en ligne avez-vous mise en place au sein du musée ?

La mise en ligne des collections était un objectif depuis le début du projet de réinformatisation. À ce jour, 1.375 notices sont en accès public. Nos critères de sélection ont été les œuvres présentées dans des expositions temporaires ces dix dernières années et les œuvres phares exposées dans nos différents musées. Ce corpus va s'accroître au fil du temps avec les nouvelles acquisitions, les nouveaux projets d'expositions et les campagnes de prises de vue. Avec les conservateurs et les chargés de collections, nous partageons un panier de notices proposées pour la mise en ligne. Je validerai cette sélection au fur et à mesure.

L’un des points fortde cette mise en ligne est la possibilité de créer des expositions virtuelles. Pour l’ouverture du site, nous en avons réalisé cinq ; deux autres sont en préparation. Elles ont été envisagées en fonction de deux objectifs différents : soit pérenniser une exposition temporaire, soit faire un rapprochement virtuel entre des œuvres qui n’ont jamais été rassemblées. Le service de la Conservation est donc totalement autonome dans la gestion de ces expositions virtuelles dont la mise en œuvre est facile. Mais qu’on ne s’y trompe pas : chacune d’elle doit être conçue comme un projet à part entière !

 

Comment gérez-vous les notices en ligne ?

L'enrichissement du corpus en ligne se fait très simplement, et dès qu'on le décide, grâce au moissonnage de la base de données. Le processus ne présente aucune difficulté : chaque notice de la base de données est pourvue de cases à cocher permettant de la retenir pour un export Joconde et/ou pour une diffusion restreinte ou publique sur notre site ; c’est à partir de ce dernier critère que l’administrateur du "back office" peut déclencher le moissonnage des notices et des photographies liées, pour une première mise en ligne ou pour une mise à jour.

La plateforme de mise en ligne présente un graphisme et une ergonomie conformes au reste du site du musée. C’est un point sur lequel le responsable de notre service multimédia avait beaucoup insisté et qui a été traité très harmonieusement par le prestataire.

Les notices en ligne comprennent des rubriques classiques d'identification dont certaines sont dotées d'hyperliens. Nous avons sélectionné ces rubriques parmi les nombreuses propositions possibles, un choix modifiable à tout moment. Une rubrique de description rédigée permet d'en savoir plus sur l'œuvre. Nous faisons désormais particulièrement attention à cette rubrique lorsque nous saisissons nos informations : nos commentaires de gestion interne sont reportés dans une autre rubrique non diffusée. De fait, notre outil de gestion des collections devient également un outil de communication, ce qui oblige désormais chacun des conservateurs à rédiger les notices d’œuvres en fonction d’une probable diffusion.

 

Justement, quel est l'impact de la mise en ligne sur l'informatisation des collections ?

La mise à jour facilitée des notices en ligne est un point fort : les erreurs ou les incohérences de saisie ancienne sautent aux yeux, une fois les données mises en ligne ! Par exemple, de nombreuses dénominations devront être transférées dans le champ Titre ; certaines mesures sont à uniformiser (notre nouvel outil s’y prête) - ce qui permettra d'avoir une information réellement exploitable pour le stockage et l'exposition des œuvres… Cela permet de pointer les problèmes et d'orienter les corrections. À terme, bien sûr, une charte de saisie mémorisera ces bonnes pratiques, mais cela impose de maîtriser l'utilisation de cette nouvelle base de données de façon approfondie.

La gestion des droits nous permet d'avoir une organisation du travail répartie selon les domaines de compétence. Cela est important car il peut y avoir jusqu'à 17 intervenants - dont 5 relevant du service Recherche et de la photothèque - sur la base, tous droits confondus. Nous affinons en ce moment le paramétrage complexe des droits de lecture et d'écriture.

 

Pouvez-vous nous en dire plus cette diffusion dite "restreinte" ?

Actuellement, 26.585 notices - dont la moitié est illustrée - peuvent faire l'objet d'une "diffusion restreinte". Il s'agit des notices des collections - y compris celles déjà en ligne - hors matériel d'étude. Ces notices ont des champs plus nombreux que celles en ligne, mais il n’est pas envisageable à court terme de les vérifier systématiquement, tant sur fond que sur la forme, comme dans le cas de la diffusion publique pour laquelle nous avons pris soin de corriger et harmoniser les notices.

Ces notices seront bientôt accessibles à un nombre réservé mais élargi de collègues. L'accès aux données se fera, après validation de ma part, par la création d'un compte utilisateur avec authentification. Cela nous permet d'accompagner le changement d'outil de façon plutôt conviviale : nos collègues des sites distants, notamment, pourront ainsi se familiariser avec cette nouvelle interface et utiliser la base de données, ce qui leur était impossible jusqu’ici.

 

Lien vers le site du musée

Lien vers le communiqué de presse

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Published by Bureau de la diffusion numérique des collections - dans Les musées nous parlent
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