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10 avril 2014 4 10 /04 /avril /2014 13:46

Sigle-recyclageIl est désormais fréquent qu' un musée soit concerné par la reprise de tout ou partie de ses données sur les collections. Quel qu'en soit le périmètre, cette prestation doit être abordée comme un projet à part entière. Le musée s'en remettra bien sûr au prestataire - qui est alors bien souvent l'éditeur de l'outil de gestion de collections retenu par l'établissement. Néanmoins, une part non négligeable du travail - voire fondamentale - demeure entre les mains de l'équipe du musée. Alors, à vous de jouer pour que la reprise soit efficace et que le changement se fasse, si ce n'est dans la douceur, du moins dans la cohérence !

Détaillons donc ce que le musée peut anticiper concrètement pour maîtriser la situation :
- préparer les données : une partie des données sera nécessairement convertie lors de la migration ; malgré tout, le musée peut assurer un certain toilettage de ses informations avant de les confier au prestataire : archivage de notices obsolètes, fusion ou séparation de certaines rubriques, remise au carré des lexiques, sauvegarde du paramétrage des droits d'accès… Il faut garder à l'esprit qu'une saisie incohérente à la source génèrera des difficultés importantes lors du transfert d'informations.

- s'organiser en équipe : un interlocuteur privilégié sera désigné pour assurer le dialogue technique avec le prestataire ; toutefois, la reprise mobilisera à plusieurs niveaux et étapes les différents professionnels du musée intervenant sur le système informatisé. Les tâches doivent être explicitement réparties entre collègues et échelonnées selon les dates butoir fixées par le calendrier de la prestation. Il peut s'agir de l'analyse ou du toilettage des données mais aussi d'une étape très importante et malheureusement trop souvent négligée : celle des procédures de tests sur des sélections représentatives de notices ou des listes de vocabulaires.

- publier au maximum les données avant la migration : on ne saurait trop encourager les musées à mettre en ligne le plus grand nombre possible de notices illustrées, que ce soit sur Joconde ou via un site local, avant le transfert des données dans le nouveau système. En effet, une fois les données migrées, il faudra un certain temps à l'équipe pour s'approprier l'outil et pour procéder aux nécessaires vérifications de l'intégrité des données. De plus, les fonctionnalités de publication peuvent ne pas être immédiatement opérationnelles au moment du déploiement du nouveau système. Alors autant prendre ses précautions en amont pour assurer la visibilité des collections de son musée sur Internet !

En savoir plus :

Piloter la reprise des données

Reprise des données sur les collections : gare au passif

 

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Published by Bureau de la diffusion numérique des collections - dans Méthode
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