Sébastien Gosselin et Aurélia Kiffert du musée savoisien de Chambéry : "collecter le maximum de données réutilisables sur les collections".

Le musée savoisien de Chambéry, rattaché au conseil général de Savoie depuis 2012, conserve des collections (estimées à 70.000 éléments) à caractère régional, historique, archéologique et ethnographique. Le musée, qui fermera ses portes à l'automne 2014 pour d'importants travaux de rénovation, est engagé dans un vaste chantier des collections. C'est l'occasion de préparer leur déménagement et de les recenser en détails grâce à l'outil informatique et un travail d'équipe bien coordonné.

Sébastien Gosselin, directeur-adjoint du musée et Aurélia Kiffert, chargée du chantier des collections, ont accepté de répondre à nos questions.

Quels sont les grands principes du chantier des collections et comment articulez-vous sa coordination avec le récolement et l'informatisation des collections ?

Sébastien Gosselin (S.G.) : Le chantier des collections est très concret pour l'équipe du musée puisque son objectif principal est de rendre les collections déménageables mi 2015. Nous avons donc choisi de partir des objets et non de l'inventaire pour nous organiser. En effet, chaque pièce doit être identifiée, conditionnée, éventuellement traitée, marquée, récolée et photographiée. La prise en mains  des objets est assurée par cinq binômes composés d'un agent technique qui manipule, mesure, conditionne et d'un responsable scientifique qui répertorie les informations saisies dans un tableur bureautique. Il y a au maximum 3 binômes qui travaillent en même temps sur le chantier pour des raisons de place et de personnel. Seule la chargée de récolement se consacre entièrement au chantier, les autres personnels partagent leur emploi du temps sur d’autres missions (recherche, accueil…).
Les informations saisies dans ce tableau pourront à terme être migrées dans l'outil de gestion de collections muséales pour l'acquisition duquel le musée a ouvert un appel d'offres.

Aurélia Kiffert (A.K.) : Dans un second temps, la bibliothécaire et la documentaliste-recherche vérifient la conformité de la description du bien avec les registres d'inventaire. Ces registres d'inventaire manuscrits ont fait l'objet d'une saisie, également sous tableur, externalisée chez un prestataire étranger. Il peut y avoir eu des erreurs dans la lecture des écritures anciennes ; en ce cas, les documentalistes peuvent se reporter à la copie numérique ou papier (selon les cas) des inventaires.

S.G. : Il faut préciser que ces inventaires papier répertorient les collections des trois musées de Chambéry : le musée des beaux-arts, le musée savoisien et les Charmettes, maison de Jean-Jacques Rousseau. Ils reflètent donc l'époque à laquelle le musée savoisien était encore géré par la ville. Or, depuis 1863, les collections peuvent être propriété de la ville ou du conseil général. En conséquence, nous travaillons à la définition du statut et à la répartition des collections entre les trois musées. Cette situation explique que le récolement ait été entrepris avec des collections dont le statut est le moins sujet à discussion : les collections archéologiques.
L'organisation du chantier des collections a commencé par la constitution de l'équipe composée de 5 responsables scientifiques et de deux documentalistes qui a travaillé à la rédaction d'un protocole et d'une charte de saisie à partir de janvier 2012. Ce processus a abouti au lancement du chantier proprement dit mi juillet 2012.


Comment ce travail collectif se coordonne-t-il ?

A.K. : La méthode retenue est la suivante : chaque binôme enrichit un tableau avec les informations relevées sur les objets. Chaque tableau est constitué de 58 colonnes adaptées à différents types de collections ; elles ne sont donc remplies qu'en fonction de leur pertinence pour les objets et selon l'information disponible. Notre service informatique nous a conseillés de subdiviser les colonnes et les lignes pour que les données et les occurrences - ainsi séparées - soient plus facilement identifiées et que la future migration vers un outil de gestion de collections soit simplifiée. [Lire à ce sujet le dossier méthodologique sur le pilotage de la reprise des données. Note du BDNC].
Les objets, une fois observés et informatisés, sont rangés dans un bac afin d'être marqués, photographiés et dûment récolés. Chacune de ces étapes constitue un très précieux filtre de vérification des informations par des professionnels différents.
Les objets sont tous marqués, sauf ceux qui sont trop petits ou fragiles. Etant donné nos contraintes, nous ne pouvions envisager d'y procéder dans un second temps. Tous les agents ont été formés au marquage.
Chaque objet est photographié par la photographe du musée, en haute-définition, sous un format TIFF n'excédant pas 30 Mo, accompagné d'une mire et du numéro d'inventaire. La photographe prend un cliché pour chaque objet en deux dimensions ou pour des objets simples comme les tessons archéologiques ; les objets en trois dimensions ont deux photographies pour un meilleur rendu du volume.
Pour l'étape finale du récolement, les documentalistes travaillent sur un tableur compilant les différents fichiers des binômes.

S.G. : Environ mille fiches sont ainsi saisies chaque mois. Fin 2014, l'organisation sera plus intensive puisque le musée fermera pour travaux.
Pour le moment, notre protocole et notre charte de saisie sont constamment affinés notamment grâce à une réunion hebdomadaire qui permet à l'équipe de discuter de la logistique comme de la terminologie adoptées.

A.K. : Lors de ces réunions, nous discutons des points problématiques et du choix des nouveaux termes qui enrichissent nos listes de matériaux et techniques par exemple. L'introduction de nouveaux termes est rendue impossible dans les tableurs lors de la saisie. Nous devons les valider en équipe. Nous tentons de trouver des termes transversaux à l'archéologie et à l'ethnologie par ce dialogue permanent.

S.G. : Pour les domaines, nous avons eu recours avec un certain succès à la liste RAMEAU [Répertoire d'autorité-matière encyclopédique et alphabétique unifié, langage documentaire d'indexation matière utilisé par la BnF. Note du BDNC]. Les listes seront importées dans le futur outil de gestion de collections.


Pouvez-vous nous en dire plus sur ce nouvel équipement ?

S.G. : Après une enquête préalable auprès de onze  musées en France ainsi qu'à Turin (Palazzo Madama) et Genève (Musée d'art et d'histoire)  nous avons participé au cahier des charges pour l'appel d'offres qui sera clôt à la fin de l'été. L'appel d'offres est composé de trois lots : les collections, la documentation et les photographies. Nous misons beaucoup sur l'intéropérabilité de ce futur système.
D'ici un an ou deux, nous espérons bien pouvoir publier massivement les collections du Musée Savosien sur Joconde et aussi via une politique de valorisation départementale. Nous avons ainsi veillé à ce que le futur outil autorise le moissonnage, ce qui permettra d'abonder un possible portail du pays de Savoie, commun, pourquoi pas, aux archives départementales.