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11 juin 2012 1 11 /06 /juin /2012 07:48

journee-copie-1.jpg

 

Vendredi dernier s'est tenue la première journée professionnelle consacrée à l'informatisation, numérisation et mise en ligne des collections des musées de France, organisée par la sous-direction des collections du service des musées de France.

 

L'auditorium de la Cité nationale de l'histoire de l'immigration a fait salle comble pour accueillir les participants venus de toute la France.

Le matin, des panoramas de l'informatisation et de la publication des collections ainsi qu'un rappel des grands principes du droit d'auteur ont servi de socle théorique aux interventions de l'après-midi.

La première table ronde, ouverte par Marie-Christine Labourdette, directrice, chargée des musées de France, a permis de décliner ces problématiques à travers le cycle de vie de l'objet de musée, de son inventaire à sa mise en ligne en passant par le chantier des collections et la conduite de projet d'informatisation.

La seconde table ronde a exploré l'intérêt de la contribution et de l'utilisation des bases de données pour un responsable de musée, un réseau régional, les chercheurs et le monde universitaire.

 

Très prochainement, vous pourrez retrouver ces communications et les échanges avec la salle, publiés dans l'espace professionnel du site Joconde.

Le 15 juin, le dossier de notre lettre d'information trimestrielle dressera un bilan plus complet de cette journée.

 

Et puis, bien sûr, poursuivez les échanges de cette journée en réagissant à cet article. Vos questions et vos remarques seront transmises aux intervenants pour qu'ils répondent dans ce blog.

 

 

 

 

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4 juin 2012 1 04 /06 /juin /2012 09:36

Plusieurs musées ont posé récemment à la sous-direction des collections des questions sur le traitement des objets complexes : tasse et soucoupe, puzzles… Comment les inventorier, les numéroter au mieux pour décrire leur composition sans trahir l'histoire commune ou bousculée que partagent ces objets ? Comment traiter les informations dans la base informatisée pour reconstituer un ensemble en un seul clic sans fausser le comptage des pièces ? Voici des éléments de réflexion et de réponse.


Trois types d'ensembles d'objets existent :
- ensemble simple comprenant plusieurs objets aisément identifiables et autonomes (un costume composé d'une veste, d'un pantalon et d'une chemise ; un service de table…)
- ensemble simple comprenant plusieurs objets aisément identifiables mais non autonomes (une soupière et de son couvercle, une paire de chaussures, puzzle…)
- ensembles complexes, en masse, avec sous-inventaire (mobilier archéologique, ensembles issus d'une collecte ethnologique…)

La numérotation de ces ensembles est précisément prévue par l'arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques d'inventaire et de récolement des musées de France.

Cependant, l'arrêté n'évoque pas la notion de "fiche-mère" (= fiche d'ensemble du costume) pour le premier type des ensembles simples aux éléments identifiables et autonomes. Mais dans une gestion informatisée, cette fiche-mère permet de rapprocher les objets constitutifs entre eux, d'en simplifier la recherche, et de renseigner la description et l'historique communs à ces objets.
Le musée peut donc être autorisé, dans ce cas précis, à maintenir la création d'une fiche-mère, qui recevra un numéro du type 2003.1.7.0. Cette fiche-mère ne devra, en aucun cas, se substituer à la rédaction des fiches-filles (= fiche d'élément d'ensemble, de la chemise, de la veste, etc.), décrivant les éléments de l'ensemble, pièce à pièce (2003.1.7.1, 2003.1.7.2, etc.).
Lors des comptages d'objets, il ne faudra pas oublier d'exclure toutes ces fiches-mères dont le signe distinctif est qu'elles se terminent toutes par ".0".

Chaque musée doit donc décider de la conduite à tenir.

 

Pour vous y aider, relisez en détails le chapitre consacré à ce sujet par notre méthode d'inventaire informatisé.


Une fois un parti collégialement retenu, n'oubliez pas de consigner dans la charte de saisie du musée !

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25 mai 2012 5 25 /05 /mai /2012 14:04

 

bordeaux-copie-1

 

 


 

 

 

 

 

 

 

Musée des Arts décoratifs de Bordeaux,

(C) Mairie de Bordeaux, photo Lysiane Gauthier

 

Caroline Fillon est chargée de l'inventaire informatisé des collections au musée des Arts décoratifs de Bordeaux. Polyvalente comme tous les membres de l'équipe, elle consacre néanmoins depuis deux ans la plus grande partie de son activité à l'administration de la base de données recensant les œuvres du musée.

Elle nous fait partager cette expérience grâce cet entretien et souhaite que cela impulse des échanges entre professionnels.


Quand le musée des arts décoratifs de Bordeaux a t'il fait le choix du tout informatique ?
L'informatisation des collections a débuté en 2001 sous la houlette de mon prédécesseur. Le musée édite son registre d'inventaire à partir de sa base de données documentaire depuis 2004. Le traditionnel registre d'inventaire manuscrit, un temps encore utilisé par l'équipe de conservation strictement avec les mêmes informations, a été totalement abandonné en 2005.

Comment cela se passe-t-il concrètement ?
Non doté d'un module spécifique dont l'acquisition serait à décider pour tous les musées de Bordeaux, le musée procède à cette édition en décembre de chaque année en sélectionnant rigoureusement les notices d'acquisition et les notices de dépôt de l'année écoulée. Un profil d'impression "cahier d'inventaire" regroupe les rubriques réglementaires de chaque notice d'objet ; il est spécifiquement utilisé à cette occasion. Le registre produit est imprimé sur du papier permanent et assemblé par une reliure cousue par l'atelier de reprographie de la ville.
Le registre n'excède guère une trentaine de pages et est paraphé par le conservateur. Une copie de sécurité est déposée au service d'archives.

Comment garantissez-vous la fiabilité de vos données réglementaires incluses dans votre base de gestion ?
Sans module verrouillant la saisie des notices au moment de la prise d'inventaire, la cohérence des informations relatives à l'inventaire est préservée grâce à la gestion fine des droits d'écriture des différents professionnels du musée utilisant l'outil. L'informatisation de l'inventaire réglementaire s'inscrit dans un "grand élan de numérisation et de dématérialisation" à l'échelle du musée. La base de données du musée est un outil de traçabilité et de travail en équipe. Cette dernière est composée de sept personnes intervenant en alternance sur l'outil. Nous gagnons un temps précieux avec des recherches documentaires plus efficaces.

Comment décririez-vous votre rôle en tant que chargée de l'inventaire informatisé des collections ?
La coordination fait partie de mon rôle d'administratrice de la base dont les facettes sont multiples : lancement de projet, organisation, enrichissement du guide de saisie, validation de la saisie et des vocabulaires et gestion des problèmes. Une communication constante entre les membres de l'équipe du musée, tous polyvalents, est primordiale. Cela passe notamment par l'organisation de réunions spécifiques rassemblant personnels scientifiques, régisseur, documentaliste et agents temporaires mis à disposition dans le cadre de missions de service civique pour parler des problèmes rencontrés, de l'enrichissement des thesaurus.
La formation initiale et l'accompagnement actif que j'assure auprès des différents intervenants participent de cet indispensable transfert de compétences ; cela s'avère toujours positif sur le long terme. En plus de nous donner toutes les chances de parvenir à une information de qualité, cela permet à tous les intervenants, même temporaires, d'intégrer la logique de l'établissement, et surtout d'humaniser ce travail parfois un peu technique : c'est le point sur lequel je voudrais insister.

Comment articulez-vous inventaire informatisé et récolement ?
Au début des opérations de récolement, la saisie des notices se faisait à partir de l'inventaire papier. Il fallait aller vérifier la localisation et faire le constat d’état dans les réserves en notant les données au crayon sur une feuille, puis revenir dans les bureaux pour saisir ces données informatiquement et compléter ainsi les notices : trois étapes qui  nous ralentissaient fortement. Depuis un an, suite à l'acquisition d'ordinateurs portables, nous récolons et informatisons les objets sur pièce et sur place. A chaque objet, élément d'ensemble, est consacrée une fiche a minima. Si nécessaire, un champ spécifique fait référence aux autres objets composant un ensemble - ce cas est fréquent étant donné la nature des collections du musée. Le volume important des données, 25.771 notices sur 35.000 biens estimés, permet une vision large des collections. Cela va bien au delà des opérations de récolement que nous espérons bien avoir terminées à la date requise.

L'informatisation des collections au fur et à mesure du récolement nous permet d'anticiper un futur chantier des collections notamment grâce à l'aide d'une restauratrice affectée au musée. En effet, les réserves sont saines mais l'examen pièce à pièce des objets a révélé que beaucoup d'entre eux étaient à reconditionner. Nous prenons en compte d'ores et déjà cette information dans la fiche informatisée de l'objet pour pouvoir mener cette opération en post-récolement.
L'étape du post-récolement nous permettra également d'enrichir les notices succinctes ou encore de lier les dossiers d'œuvres en format pdf. En outre, nous souhaiterions étudier un projet de numérisation d’anciens fascicules d'inventaire dont l’état de la reliure est préoccupant ; ils concernent une même collection regroupant 19000 objets.
Nous souhaitons également améliorer la couverture photographique de nos notices. Cela répondra à notre exigence de qualité de diffusion de nos données - notamment sur la base Joconde avec laquelle nous allons reprendre les exports - et du partage des connaissances avec l'extérieur.

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15 mai 2012 2 15 /05 /mai /2012 14:46

Plusieurs événements à venir développeront des thèmes liés à la contribution du numérique à la connaissance et à la diffusion des collections.

Dans le cadre du Festival de l’histoire de l’art, Fontainebleau, du 1er au 3 juin 2012 // Autour du thème des Voyages et du pays invité, l’Allemagne (353 événements) :

 

- Présentation/démonstration : " Les bibliothèques numériques en histoire de l’art en France et en Allemagne", par Jörg Ebeling et Anne Weber.
Samedi 2 juin 2012 de 10h00 à 11h00 à l'Ecole des Mines

- Table ronde : "Les sites d'images utiles à l'histoire de l'art en Allemagne et en France" par Pr Locher, E. Doulkaridou et L. Manœuvre, modérée par Christine Ferret.
samedi 2 juin 2012 de 16 h à 18 h à l'Ecole des Mines
Plus d'information sur http://festivaldelhistoiredelart.com/le-festival/

 

 

Colloque Patrimoines et humanités numériques : quelles formations ?

Du jeudi 21 juin au samedi 23 juin 2012 à Pierrefitte

Plus d'information sur http://patrimoine.paragraphe.info/

 

 

Séminaire international d'été de muséologie de l'Ecole du Louvre, (SIEM), Paris, Bordeaux, du 3 au 14 septembre 2012, sur le thème  "connaissance et diffusion des collections de musée. Inventaire et pratiques documentaires"

(Date limite de candidature le 4 juin 2012. Droits d'inscription, nombre d'inscrits limité à 25)
Plus d'information sur http://www.ecoledulouvre.fr/international/seminaires-internationaux/siem

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11 mai 2012 5 11 /05 /mai /2012 10:28

Attention : au 11 mai, le nombre d'inscrits à la journée professionnelle "Informatisation, numérisation et mise en ligne des collections des musées de France" est d'ores et déjà atteint.

 
Vos demandes d'inscription ne peuvent désormais être prises en compte que sur une liste d'attente. Les personnes inscrites sur cette liste d'attente seront prévenues le 25 mai si un désistement rend leur venue possible.

Si tel n'était pas le cas, ces personnes seraient contactées en priorité lors d'une nouvelle journée professionnelle.

 

Contactez par courriel  laurent.manoeuvre@culture.gouv.fr ou carine.prunet@culture.gouv.fr en indiquant les informations suivantes :

 

       Nom :

       Prénom :

       Etablissement :

       Fonctions occupées :

       Courriel :

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19 avril 2012 4 19 /04 /avril /2012 13:29

couverture

 

 

Comme nous l'annoncions dans notre dernière lettre d'information, cette journée professionnelle se tiendra le vendredi 8 juin, dans l'auditorium de la Cité nationale de l'histoire de l'immigration à Paris.

 

Cette journée est la vôtre : n'attendez pas pour vous inscrire (voir plus bas).

 

 

Télécharger le programme.

 

 

 

 

Depuis une décennie, l'Informatisation des collections vient au quotidien à l'appui des diverses activités de la vie d'un musée. La connaissance des collections, liée aux impératifs du récolement décennal et de la maîtrise des inventaires, impose de nouvelles méthodes de travail aux équipes des musées. Les bases de données, utilisées jusqu'ici à des fins purement documentaires, se sont enrichies de fonctionnalités destinées à gérer l'intégralité du cycle de vie d'un objet muséal.

 

En parallèle, la diffusion numérique des collections des musées de France, qu'elle soit locale, nationale ou internationale, fait face à des enjeux renouvelés : qualité et valorisation des contenus, droits des auteurs, publics visés, politique territoriale, moyens numériques à l'appui des programmes scientifiques et techniques des musées.

 

Le service des musées de France porte et accompagne cette évolution. Celle-ci s'incarne dans le site Joconde (http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/pres.htm), portail des collections des musées de France, dans une double volonté de stimuler et fédérer les bonnes pratiques professionnelles, d'une part, et d'élargir l'accès aux collections vers tous les publics, d'autre part.

 

A diverses reprises, des responsables de musées contributeurs de la base Joconde ont émis le souhait qu'une journée professionnelle soit organisée par le service des musées de France, sur le thème de l'informatisation, de la numérisation et de la mise en ligne des collections.

L'objectif de cette journée est d'informer, de permettre les échanges entre professionnels des musées et de tirer des enseignements sur les bonnes pratiques.

 

 

Inscription :

Compte tenu du nombre de places de l'auditorium, nous sommes contraints de limiter les inscriptions à deux personnes par musée.

 

Merci de bien vouloir vous inscrire avant le 26 mai, dernier délai, par courriel à laurent.manoeuvre@culture.gouv.fr ou carine.prunet@culture.gouv.fr en indiquant les informations suivantes :

 

       Nom :

       Prénom :

       Etablissement :

       Fonctions occupées :

       Courriel :

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17 avril 2012 2 17 /04 /avril /2012 07:35

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Pas un jour sans qu'une question de droit d'auteur ne se pose au sein d'une institution patrimoniale.

 

Avec la mise en ligne des collections sur Internet, les problèmes de diffusion d'images et de contenus se multiplient, voire se complexifient. Les fondamentaux ne sont pas toujours bien maîtrisés et certaines situations nécessitent une prise de position éclairée.

 

 

 

 

 

 

Pour toutes ces raisons, Anne-Laure Stérin, juriste en droit de la propriété intellectuelle et auteur de l'ouvrage de référence "guide pratique du droit d'auteur", réédité en 2011 chez Maxima, sera notre invitée lors de la journée professionnelle du 8 juin prochain consacrée à l'informatisation et la mise en ligne des collections, journée qui se déroulera à la Cité nationale de l'histoire de l'immigration (programme prochainement diffusé).


Sans attendre cet événement, vous pouvez poser vos questions ou soumettre vos dilemmes en réagissant à cet article.
Ainsi, nous pourrons orienter l'intervention d'Anne-Laure Stérin et être au plus près de vos attentes en la matière.

 

Pour réagir à cet article, cliquez ci-dessous sur "écrire un commentaire" et formulez votre question qui sera transmise par messagerie au modérateur du blog, avant son éventuelle publication.

 

Et bien sûr, consultez la fiche consacrée aux droits liés à la diffusion, à la publication et à l'exposition d'images, dans l'espace professionnel du site Joconde.

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12 avril 2012 4 12 /04 /avril /2012 09:56

extrait-avelines.jpg"Un transfert des savoirs plus fiable et un réel gain de temps".

 

Comme le permet la réglementation (arrêté du 25 mai 2004), le musée des Avelines a décidé de passer au tout informatique pour inscrire ses biens à l'inventaire. Le registre réglementaire est désormais produit grâce au logiciel de gestion de collections du musée.

Emmanuelle Le Bail, directrice du musée, nous explique cette démarche.

 

 

 

 

Extrait de l'édition informatisée de l'Inventaire du musée des Avelines, musée d'art et d'histoire de Saint-Cloud, année 2010. (voir  en plein écran)

 

"Le musée a fait l’acquisition en 2008 d’un logiciel pour la gestion informatisée de ses collections et a opté depuis 2009 pour un inventaire informatisé de ses collections.

Le musée édite chaque année une version informatisée de son registre légal. Les registres informatisés du musée, année par année, sont reliés, titrés, datés, paginés, paraphés et signés. Ils sont conservés avec les registres papiers traditionnels du musée et une copie de sécurité de l’édition est déposée aux archives municipales de la ville.

Pourquoi ce passage à un inventaire informatisé au musée des Avelines ?

 

Un inventaire plus précis avec visuel

L’inventaire informatisé est une extraction de la gestion documentaire informatisée.
Il y a donc une centralisation des données sur l’objet dans le même logiciel. La saisie normative et homogène se fait uniquement dans la base de données documentaire avec un export facile pour l’inventaire informatisé. Il n’est plus nécessaire de saisir à la fois dans la base de données documentaire et dans l’inventaire papier, ce qui est un gain de temps et l’assurance que la normalisation de la base de données se retrouve dans l’Inventaire.
Les champs sont plus segmentés dans l’inventaire informatisé que dans l’inventaire papier. Il y a 33 champs pour les biens affectés dans les registres d’inventaire informatisés au lieu de la grille d’analyse à 18 colonnes des registres manuscrits. De plus, l’inventaire informatisé comprend une photographie numérique de chaque bien. Il faut bien noter toutefois qu’une fois l’inventaire informatisé validé par le responsable de la collection, il n’est plus possible de faire de modification sur la fiche d’inventaire. L'inventaire informatisé est verrouillé alors que la base de données est toujours modifiable.

 

Des facilités de relecture pour la personne qui consulte l’inventaire informatisé

Une erreur sur l’orthographe ou la compréhension à cause d’une écriture difficile à lire peut surgir dans un inventaire rédigé à la main. Ce risque n’existe plus dans un inventaire informatisé.

L’inventaire informatisé rend caduque la double-saisie dans deux registres papier
Comme pour l’inventaire papier traditionnel, le registre informatisé est édité en deux exemplaires. Avec l’inventaire informatisé, il n’est pas nécessaire de recopier dans un second registre de sécurité, il suffit de faire un deuxième tirage. Il s’agit d’un gain de temps mais aussi de limiter le risque d’erreur. Les deux versions du registre sont parfaitement identiques.

Problématiques liées à l’informatisation de l’Inventaire
Il faut bien penser à la sauvegarde des informations. Dans l’inventaire informatisé, c’est le tirage papier qui fait foi. Il s’agit d’une étape intermédiaire. On pourrait envisager un jour de conserver les inventaires informatisés sur une clé numérique sécurisée avec une signature électronique. Se pose le problème de la lecture de la clé dans le temps avec l’évolution des formats, ce qui n’est pas le cas pour le tirage papier. Aujourd’hui, la sortie sur tirage papier répond à un besoin ergonomique de confort pour la consultation et à un besoin juridique qui fait porter la signature manuscrite sur les documents papiers.
L’inventaire informatisé se développe, il faut du personnel formé à l’outil informatique. L’informatisation de l’Inventaire ne consiste pas en une simple saisie, il faut connaître les collections, avoir le bon vocabulaire. La formation et le suivi du personnel sont très importants.
On peut s’interroger sur le fait que le registre manuscrit va devenir un objet de collection, reflet de la personnalité du responsable de la collection à un instant T du fait de son écriture et de la différence des registres. Il est vrai que l’inventaire informatisé a moins de caractère, c’est un outil uniformisé, peut-être aseptisé mais qui permet un transfert des savoirs plus fiable et un réel gain de temps. "


Vous aussi, vous mettez, ou projetez, de mettre en œuvre une telle édition informatisée ? Votre témoignage nous intéresse, n'hésitez pas à réagir à cet article en écrivant un commentaire.

En savoir plus sur l'édition informatisée du registre d'inventaire réglementaire.

En savoir plus sur la procédure de validation des modules réglementaires des logiciels de gestion de collections.

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5 avril 2012 4 05 /04 /avril /2012 07:42

Nous le savons tous, la procédure de récolement décennal peut être informatisée de A à Z, de l'organisation de la campagne à la rédaction du procès-verbal. L'administration (DRAC, service des musées de France) se tourne régulièrement vers les musées territoriaux ou nationaux pour recueillir des données chiffrées du récolement. Rien de plus simple à retrouver lorsque le récolement est informatisé, mais encore faut-il avoir pensé à collecter toutes les informations nécessaires. Faisons le point avec le concours du bureau de l'inventaire des collections et de la circulation des biens culturels.

Lors du récolement lui-même, la qualité du recueil des informations est assurée par une charte de saisie et la définition d'un profil de fiche de récolement. C'est là que tout se joue.

La structure de cette fiche de récolement doit impérativement permettre de recueillir pour chaque objet ou lot d'objets :
- les données d'identification essentielles,
- les données obligatoires du récolement exigées par l'article 11 de l'arrêté du 25 mai 2004 (présence du bien dans les collections ; sa localisation ; son état ; son marquage ; la conformité de l'inscription à l'inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d'oeuvres, catalogues),
- les données indispensables à la rédaction du procès-verbal de la campagne et à la communication des données chiffrées, pour certaines sous forme de listes.

En outre, la saisie fine des suites à donner permet d'organiser le post-récolement en exploitant les listes des biens à inventorier, à marquer, à photographier, à traiter, à localiser, à radier, plainte à déposer, et plus selon les besoins. Il faut donc prévoir dans la base de données un espace réservé à la gestion de ces suites à donner afin de pouvoir indiquer si, et quand, l'intervention requise a bel et bien été menée.


Concentrons-nous sur le procès-verbal.
Les recommandations relatives aux modalités de restitution des données statistiques et des extraits du procès-verbal de récolement des collections des musées de France et le modèle de procès-verbal des campagnes de récolement des collections nationales précisent les différentes composantes de ce document.


Penchons-nous sur les listes à annexer au procès-verbal de chaque campagne de récolement :

- objets non vus : ils sont "égarés", il s'agit des biens non localisés lors de la campagne, pour lesquels le musée doit mener des recherches ; il faut les distinguer des biens en déplacement provisoirement justifié (prêt, restauration) dont les vérifications sont de ce fait ajournées.
- objets manquants : ils sont "perdus", il s'agit des biens non localisés en dépit de recherches répétées, finalement infructueuses. Ces biens, cependant, ne seront pas radiés de l'inventaire ; une plainte devra être déposée
- objets détruits : biens irrémédiablement détruits, dont la destruction a été dûment constatée, et qui devront être radiés de l'inventaire
- objets non inventoriés : biens à inventorier en post-récolement de façon rétrospective
- objets inventoriés plusieurs fois : doublons de l'inventaire identifiés lors de la campagne.

Chaque liste sera composée au minimum du numéro d’inventaire et de la désignation de l'objet ou du lot d'objets. D'autres éléments d'identification des pièces (domaine, matériaux-techniques, auteur de l'objet, date de création…), le nom de l’agent récoleur ou encore le numéro de fiche de récolement peuvent être ajoutés selon la nature des collections et si le musée le juge nécessaire.

Pour les deux dernières listes - objets non inventoriés et objets inventoriés plusieurs fois - pour lesquelles le numéro d'inventaire pose justement problème, le numéro de la fiche de récolement permettra d'identifier l'objet.

Il faut veiller en amont à ce que la fiche de récolement permette bien de saisir et de retrouver spécifiquement tous ces cas de figure.
Rectifier le tir en ajoutant des rubriques au profil de saisie peut être indispensable. Il faut alors veiller à la reprise de l'antériorité éventuelle. La charte de saisie sera donc amendée et ses utilisateurs… prévenus !


Si toutes les rubriques nécessaires ont bien été prévues, il faut également s'assurer des modalités de récupération des données chiffrées sur l'outil informatique dont le musée est doté.
De plus en plus de logiciels font en sorte de simplifier cette tâche par la production automatique de statistiques ou l'édition "clé en main" des fameuses listes. En cas de doute, c'est l'occasion ou jamais de réétudier le manuel d'utilisation du logiciel ou de contacter l'assistance téléphonique pour être sûr de la marche à suivre.
Si des manipulations intermédiaires sont nécessaires pour obtenir les données chiffrées (recherches multi-critères, croisement de profils, export vers un tableur, etc), il ne faut pas oublier de les consigner en détails en annexe de la charte de saisie, document de référence à l'usage des récoleurs au sein du musée.

 

 

Complétez cette réflexion en consultant les communications des journées consacrées au récolement décennal des musées nationaux, fin 2011.

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27 mars 2012 2 27 /03 /mars /2012 13:52

 

Limoges-salle-techniques

   

 

 

Céline Paul, conservateur au musée national de la porcelaine Adrien Dubouché à Limoges, nous fait part de l'expérience de son établissement en matière d'informatisation. Celle-ci s'inscrit dans le contexte du chantier des collections lié aux travaux de rénovation du musée.

 

 

 

Musée national de la porcelaine Adrien Dubouché à Limoges,

vue de la galerie des techniques, © RMN. Martine Beck-Coppola

 

"J'ai rejoint l'équipe du musée national Adrien Dubouché à Limoges en mars 2005. Mon choix était motivé par un intérêt profond pour les arts du feu ainsi que par le projet de rénovation du musée, qui s'est avéré une porte d'entrée magistrale vers les collections.
L'informatisation des collections nous a été d'une grande aide pour mener de front l'inventaire, le récolement et le chantier des collections lié aux travaux de rénovation du musée, dont l'inauguration est prévue en juin prochain.
La base de données du musée, portée sur un logiciel de gestion de collections, ne comportait au début des opérations qu'environ 700 notices. Elle en compte désormais plus de 16.000, couvrant l'ensemble des collections de céramique et de verre du musée. Cette complétude a été atteinte grâce à la migration des données d'un tableur, constamment enrichies durant sept ans, vers le logiciel de gestion.

 

Ce tableau bureautique initial était le résultat d'une saisie externalisée de nos fiches manuelles d'inventaire assurée par une société extérieure en 2005, financée par le ministère de la Culture. Cette première saisie "brute" de l'ensemble des collections nous a doté de l'outil de travail - minimal mais indispensable - pour récoler et préparer le déménagement des œuvres : un socle informatisé d'informations fiable et large sur les collections.
L'idéal aurait été de migrer les données du tableur vers l'outil de gestion des collections du musée avant même de commencer le chantier des collections, afin de bénéficier des fonctionnalités adaptées, mais cela n'a pas pu s'organiser de cette façon. Pour des collègues confrontés à ce cas de figure, j'insisterais sur l'importance d'assurer la continuité du projet, de la saisie jusqu'à la migration vers un logiciel de gestion, pour en tirer les plus grands bénéfices.

Trois ans de travail en réserves et des mouvements d'œuvres considérables nous attendaient. L'équipe dévolue au récolement et au chantier des collections était composée de deux conservatrices - dont une assumant la direction de l'établissement - pour la vérification et l'intégration des données scientifiques dans le tableur, et de deux restauratrices, pour le constat d'état, les mesures et la prise de vue des œuvres et des marques.

Nous avons donc travaillé en priorité sur le tableur, en ne perdant jamais de vue la future migration des informations. Ainsi, la structure et le contenu du tableau ont été subdivisés en autant de colonnes que nécessaire pour correspondre aux rubriques "cibles" de la base de données du musée et répondre aux besoins de l'inventaire informatisé et du récolement. Pour ce faire, nous avons associé en amont la société éditrice du logiciel de gestions de collections dont est doté notre établissement.
La capacité de nos serveurs informatiques a été augmentée afin d'assurer la sauvegarde du tableur et le stockage des photographies prises durant le chantier des collections (deux images minimum pour chaque œuvre). La liaison des réserves du musée au réseau informatique nous a permis d'informatiser au maximum notre collecte d'informations devant les œuvres. Néanmoins, il était impossible que les deux conservatrices enrichissent le tableur simultanément : il a fallu intégrer cette lourde contrainte dans l'organisation de notre temps de travail.

En 2005, la numérisation en mode image des registres d'inventaire anciens du musée avait également pu être réalisée. En plus des atouts classiques (consultation aisée et simultanée, préservation des originaux, possibilité d'imprimer des extraits pour enrichir les dossiers d'œuvres ou renseigner des chercheurs, etc.), cela nous a considérablement aidées pour la vérification de numéros anciens, et donc pour identifier certaines pièces.

Le récolement topographique des œuvres, intégré dans le chantier des collections, est devenu la priorité - chronophage - de l'équipe à partir de 2006. Un protocole de saisie sur le tableur fut testé et mis en place de 2007 à 2011. Le temps de traitement, variable pour chaque œuvre ou série d'œuvres, ne pouvait être inférieur à 10 minutes par pièce. Ce travail dans les réserves a permis de regrouper les corpus pour mieux organiser les espaces et de préparer le futur déménagement. Les recherches sur les oeuvres présentant des problèmes d'identification devaient être faites dans la foulée. Cette méthodologie a donc guidé le bilan sanitaire et l'identification de l'ensemble de la collection.

Le déménagement des collections a commencé à la fin de l'année 2010. C'est à cette étape que l'utilisation de notre tableur a montré ses limites. En effet, sans outil de gestion de collections véritablement adapté, il était impossible d'éditer des listes de colisage, des planches contact, encore moins d'avoir recours à un codage à barres pour assurer la traçabilité des quelque 800 caisses... Il nous a été également difficile de répondre dans de bonnes conditions aux nombreuses demandes d'indicateurs chiffrés de l'administration, hormis des extractions du tableur.

A présent, le gros œuvre du musée est achevé et nous procédons au déballage et à l'installation des œuvres. En octobre 2011, nous avons cessé toute intervention sur le tableur afin de confier les données à l'éditeur de l'outil de gestion des collections pour analyse et intégration dans la base de données du musée. Cela concernait le fichier des collections de céramique (15.000 lignes, 26 colonnes) et le fichier des collections de verrerie (400 lignes, 26 colonnes). Notre équipe a validé l'analyse fournie le 18 novembre ; cela a occasionné quelques réajustements. En décembre, le musée a financé une journée de formation pour le régisseur des collections et moi-même, au siège de l'éditeur de notre logiciel de gestion de collections. Notre souhait était de disposer des meilleures informations afin de constituer des profils de saisie ou d'édition personnalisés. C'est ainsi que nous pourrons préparer efficacement les cartels des objets exposés dans les nouvelles salles et disposer d'une topographie fiable de la collection, vitrine par vitrine.

Nous avons récupéré la version finale de notre base de données enrichie de toutes nos informations le 5 janvier 2012. Durant une semaine, nous avons fait de multiples contrôles systématiques en reprenant point par point l'analyse antérieure et en testant de nombreuses recherches documentaires. La migration de certaines données n'étaient pas tout à fait conformes à nos attentes. Néanmoins, nos délais étant très courts et notre hâte d'exploiter enfin nos données fort grande, le résultat nous a semblé suffisamment satisfaisant pour valider la migration.
Nous voici désormais confrontés aux réalités de l'administration d'une base de données et à la nécessaire familiarisation de notre équipe à ce nouvel outil de travail.
La mise en ligne de la quasi-totalité de la collection sur le site du musée et sur Joconde est désormais le point de mire de notre informatisation. Pour cela, nous allons intensifier la couverture photographique de qualité éditoriale. Nous pourrons pleinement faire connaître les collections du musée Adrien-Dubouché, stimuler des mouvements d'œuvres et ainsi favoriser le rayonnement national et international de l'établissement."

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