Notre série de témoignages sur l'informatisation des collections, de la saisie des données à la publication sur Joconde, se poursuit grâce à Samuel Monier, du  musée des beaux-arts de Dole.

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"L’informatisation des collections a été menée à partir de 2004 grâce à l’acquisition d’un progiciel d’inventaire permettant de réaliser des exports sur la base Joconde. Nous avons aussi bénéficié du soutien de la section fédérée de l’association des conservateurs de Franche-Comté qui a mis en place le plan état-région dédié à la numérisation des collections d’œuvres d’art des musées de la région. Nous avons ainsi pu faire numériser les supports photographiques existants (ektachrome, diapositive) et ponctuellement mettre en place des campagnes photographiques pour les pièces de qualité n’ayant pas encore de cliché. Des photographies faites en interne pour des pièces secondaires ont été produites, le personnel concerné ayant reçu une formation de traitement des fichiers numériques (Photoshop) dans le cadre du programme initié par la section fédérée des conservateurs de la région.

L’objectif initial du plan d’informatisation et d’export était double : en interne, mettre sur pied un inventaire informatisé complété au fur et à mesure de l’avancement du récolement et de la documentation des notices d’œuvres, inventaire rédigé de manière uniforme et débouchant aussi sur une démarche exhaustive de numérisation des collections ; en externe, faire connaître à des publics spécialisés, mais aussi au grand public, les collections du musée au sens large, incluant les œuvres conservées dans les réserves.

De manière pratique, nous avons mis en œuvre une planification des exports répartie par technique, période, et école, en tenant compte des volumes d’œuvres concernés pour chaque lot de notices exporté. Dans un premier temps, nous avons travaillé sur le fonds des peintures qui est le plus important. A l’intérieur de celui-ci, nous avons fait un tri en distinguant les œuvres antérieures au XIXe siècle et celles du XIXe siècle, le musée ayant reçu pour cette période un legs pléthorique dans lequel il convenait de faire une sélection préalable. Nous avons enfin fait pour la peinture ancienne des exports par foyer artistique (France, Italie, Flandres et Hollande). Dans un deuxième temps, nous avons travaillé sur des fonds plus restreints, les estampes, les sculptures, les dessins, ce dernier ensemble devant faire l’objet d’un export en 2012. Au total, presqu’un millier de notices est déjà exporté, plus de 95 % comptant une fiche média de qualité correcte. Le travail d’informatisation est réalisé en interne par l’équipe de conservation du musée, ainsi que ponctuellement par des vacataires que nous formons à leur arrivée. Le rythme des exports dépend de l’activité du musée. Nous nous efforçons de prévenir la co-responsable de la base Joconde au moins deux mois avant chaque export.

D’un point de vue méthodologique, la collaboration avec le Service des musées de France a été très bonne, grâce à un diagnostic fait en amont par Jeannette Ivain. Après une journée d’étude à Dole, elle a dressé un rapport complet avec des préconisations établies à partir de l’observation des informations existantes (ancienne base Filemaker reversée sur le progiciel Actimuséo), ceci dans la perspective d’être en cohérence avec le langage normatif de la base Joconde. Les relations avec Jeannette Ivain, les aides en ligne disponibles ainsi que l’évolution du progiciel d’inventaire (index et thésaurus informatisés, développement pertinent des rubriques de saisie notamment), ont permis de faire un travail aisé, aucune difficulté technique d’un point de vue informatique s’entend, n’étant à signaler par ailleurs.

Après sept années de mise en œuvre de la diffusion des collections sur la base Joconde, nous en tirons un bilan positif. En termes de prêt d’œuvres et de demande de reproduction éditoriale, les dossiers ont été multipliés par deux. A cela, s’ajoute une plus-value scientifique importante, grâce à la collaboration d’historiens de l’art ou de conservateurs qui nous aident ponctuellement pour l’attribution de certaines œuvres vues sur Joconde."

Samuel Monier, assistant de conservation du patrimoine au musée des Beaux-Arts de Dole

La contribution de David de Sousa, responsable du musée Alfred Danicourt à Péronne, inaugure une série de témoignages de professionnels sur l'informatisation réussie de leurs collections dans des contextes très variés, jusqu'à leur publication sur Joconde. 

A noter que, fondé en 1877, ce musée est le plus petit musée polyvalent de la Somme.

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"Les premiers échanges entre le Musée Alfred-Danicourt et l’équipe de Joconde débutèrent en 2007. Deux ans plus tôt, la ville de Péronne avait bénéficié d’aides publiques dans l’achat de matériel et d’un progiciel pour son musée, dans le cadre d’un contrat de plan Etat-Région lançant la numérisation des collections des musées de Picardie. Les établissements bénéficiant de subventions s’engageaient à reverser notices et images vers les bases de données nationales gérées par le Ministère de la Culture. Bien qu’encouragée par les services de la DRAC, notre prise de contact n’était donc pas tout à fait spontanée. Il nous fallut quelques mois avant de nous accorder, en tenant compte d’une part des contraintes et des exigences techniques et éditoriales de Joconde, et d’autre part du temps effectif que nous pouvions consacrer à ce projet non prioritaire dans la charge quotidienne de travail d’une petite unité de province.

Notre contribution à la base Joconde s’inscrivait également dans une opération globale et primordiale, réalisée en interne, et ayant pour objectifs la numérisation, l’informatisation de l’inventaire et le récolement des collections permanentes tels qu’ils sont fixés par la Loi des Musées de France de 2002. La technique de versement des notices et images sur la base nous apparut au final assez simple comparativement aux connaissances acquises pour la maîtrise du progiciel d’inventaire et des outils de numérisation. La disponibilité du personnel Joconde et les tutoriels en ligne furent et sont toujours des plus appréciables pour nous guider.

Des raisons historiques expliquent la nécessaire mise aux normes de notre inventaire en repartant des objets eux-mêmes, ce qui induit une variation de la vitesse du processus en fonction de la nature des collections concernées et de leur localisation. Des raisons structurelles expliquent la logique thématique retenue pour notre plan de récolement, qui est donc aussi un plan de numérisation et d’informatisation de l’inventaire, et dont le terme échu est 2013. Le rythme de ces opérations conditionne celui de nos contributions sur Joconde. Ainsi, les premiers versements concernaient les Beaux-arts, puis la numismatique antique ou plus récemment le mobilier gallo-romain ; le prochain devrait couvrir notre fonds photographique 19e siècle. Les nouvelles acquisitions sont, dans la mesure du possible, versées au plus tard un an après leur intégration aux collections permanentes. Nous nous appuyons sur nos seuls moyens internes et exportons simplement lorsqu’une période est favorable, sans possibilité de fixer un calendrier précis voire « contractuel » des versements. C’est pourquoi nous comprenons que le traitement et la mise en ligne de ces notices soient eux aussi conditionnés aux disponibilités d’un service recevant des milliers de fichiers par an depuis les musées de toute la France.

Presque cinq ans plus tard, environ 50% de nos collections ont été récolées, numérisées et versées sur Joconde, soit près de 1500 notices. Deux expositions virtuelles [ Camées et intailles ; Médaillier gaulois d'Alfred Danicourt] ont été créées en collaboration avec le Bureau de la Diffusion Numérique ; elles dépassent sur 2010 et 2011 les 10000 consultations, soit le triple d’une année de fréquentation de nos collections permanentes ; de même, sur 2011, le nombre de nos images vues dépasse la moyenne des 2000 par mois. Nous recevons mensuellement des demandes de reproduction adressées depuis l’interface de Joconde. Les demandes de prêt ont été multipliées par quatre et suivent parfois simplement de quelques jours la mise en ligne de notices. In situ, de nouveaux visiteurs revendiquent avoir découvert nos trésors via internet.

Plus inattendu, notre collaboration a provoqué l’enrichissement de nos collections suite à la consultation du site par un internaute américain descendant d’un de nos artistes. D’autres utilisateurs nous ont signalé des sources documentaires inconnues. Joconde est devenu un outil complémentaire de communication et de valorisation de nos collections, de même qu’un outil scientifique que nous consultons par réflexe lors de nos propres recherches. A aucun moment nous ne regrettons d’avoir contribué à l’enrichissement de ce qui est devenu bien plus qu’un catalogue collectif des collections des Musées de France."


                                    David de Sousa, responsable du musée Alfred Danicourt à Péronne.