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3 mars 2015 2 03 /03 /mars /2015 08:01

Sigle-recyclageEncore un article sur la reprise des données ? Eh oui ! Il nous semble indispensable de revenir et d'approjondir une facette de ce sujet, tant il semble encore trop souvent négligé lors d'un projet d'informatisation.

Les éditeurs - et les musées qui en ont fait l'expérience - sont unanimes sur ce constat :  de la qualité de la reprise dépendra la bonne appropriation de l'outil installé. Pour que la greffe prenne, en somme...
Cette qualité n'est jamais due au hasard : elle vient toujours d'une bonne préparation et d'une bonne connaissance des données. Quel musée acquérant un logiciel part désormais de zéro ?

 

Dans le cadre d'une procédure de marché public, et plus particulièrement lors de la rédaction du cahier des charges, vous avez une foule de choses à prévoir et à décrire... Force est de constater que l'accent n'est jamais assez mis sur la reprise des données, que ces dernières soient issues d'une saisie bureautique ou d'une base de données pré-existante.

La volumétrie des données et la description de leur système source sont bien sûr des points importants. Cependant, pour estimer (et chiffrer) au plus juste cette prestation, qui n'est automatisée qu'après une indispensable expertise humaine, les éditeurs ont besoin de comprendre comment vous avez saisi vos données.
Cette étude préalable ne peut se faire qu'à l'appui d'échantillons représentatifs (= des notices) joints par vos soins en annexe au cahier des charges. Vous y associerez également tout document établi par l'équipe, susceptible d'éclairer la (les) méthode(s) retenue(s) : la charte de saisie en fait bien sûr partie.

L'éditeur sera ainsi en mesure d'évaluer plus précisément le delta entre la structure et les particularités de la saisie à récupérer, et le modèle de données du logiciel cible.

Pour le musée aussi, la sélection des notices fournies afin d'illustrer les données d'origine sensibilisera l'équipe aux problématiques de la reprise, dans laquelle elle devra s'investir comme dans un projet à part entière.

 

 

Lire aussi :

 Piloter la reprise des données

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9 février 2015 1 09 /02 /février /2015 13:37

Le cahier des charges formalise les besoins en prestations et équipement, identifiés par le musée pour mener à bien l'informatisation, la numérisation et/ou la mise en ligne de ses collections. C'est un document fondateur du projet. En exposant un bilan de la situation et les objectifs du projet, il formalise la commande. Il est le support du dialogue technique avec le prestataire qui proposera l'offre la mieux adaptée pour y répondre. Mais, il ne faut pas oublier que c'est aussi un document contractuel qui engage les deux parties. Il est très important d'en préparer la rédaction de façon approfondie.

La demande du musée ne peut s'abstraire de la réalité du marché. Il est donc très important de s'informer activement de ce que les éditeurs proposent, avant la rédaction du cahier des charges, et par conséquent bien avant, une quelconque procédure de marché public.


Plusieurs questions à se poser :
- Les fonctionnalités de l'outil proposé satisferont-elles les besoins exprimés par l'équipe ?
- A quel terme, et pour quel coût de développement spécifique éventuel, des fonctionnalités manquantes pourraient-elles être installées ?
- Cet outil de travail quotidien assure t'il un confort d'utilisation, une facilité d'apprentissage et une automatisation intelligente ? L'ergonomie de l'outil ne peut s'apprécier que par une démonstration, voire une version de démonstration : n'hésitez pas à solliciter les éditeurs en amont.
- Que comprend le contrat de maintenance ? Quel coût de formation, d'assistance ? Ne négligez pas ces points : sans assistance ni maintenance corrective et applicative, votre outil n'évoluera plus.

La grille d'évaluation de logiciels de gestion de collections diffusée par le Réseau canadien d'information sur le patrimoine peut être très précieuse pour n'oublier aucune fonctionnalité utile au musée. Elle est bien sûr à affiner selon les besoins identifiés par le musée (notamment les spécificités réglementaires liées à l'appellation Musée de France).

 

 

Lire aussi :
Conduire un projet d'informatisation des collections
Choisir un outil destiné à l'informatisation des collections
Modèle de cahier des charges d'informatisation des collections de musée

 

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8 décembre 2014 1 08 /12 /décembre /2014 09:17

RD 2014Après la journée nationale du 10 octobre dernier, les représentants des musées nationaux sous tutelle du service des musées de France étaient invités à se réunir ce vendredi 5 décembre, comme chaque année au musée d'archéologie nationale, pour dresser avec l'administration centrale le bilan du premier récolement décennal.

Vous pouvez retrouver le dossier documentaire commun à ces deux événements en ligne sur le site Joconde.

 

 

 

Qui dit bilan, dit chiffres, mais pas seulement…
Sur les 121 millions d'objets détenus par les musées de France, 11 millions le sont par les 41 musées nationaux (si on abstrait le muséum national d'histoire naturelle). Les musées nationaux affichent un taux de récolement de 63 % ; le chiffre atteint 85 % si on retire les collections archéologiques multiples du musée d'archéologie nationale et du musée national de préhistoire des Eyzies de Tayac.

L'informatisation demeure l'alliée des musées. La base de données documentaires est l'outil indispensable pour collecter et consolider les données issues de ce premier récolement. Elle s'impose aussi pour organiser le post-récolement, disposer d'une information actualisée et régulariser la situation des biens inventoriés plusieurs fois, des biens dont l'inscription a été omise, des biens portés indûment à l'inventaire, des marquages erronés, des biens orphelins ou non vus. Joconde diffusera les informations relatives aux biens manquants pour faciliter la veille sur ces collections sensibles.

Un bilan qualitatif a aussi été dressé : le récolement profite aux collections sur de nombreux aspects : dénombrement certes, mais aussi meilleure connaissance, meilleure gestion et valorisation de la veille sanitaire au réaccrochage.

Des informations fondamentales
Un délai supplémentaire étendu à l'année 2015 est accordé aux musées de France pour finir ce premier récolement. "Pas question de baisser la garde !" a souligné Marie-Christine Labourdette, directrice chargée des musées de France. Ce délai découle de l'observation suivante : si le travail est maintenu au même rythme qu'en 2014, 75 % des musées de France seraient en mesure d'achever le premier récolement.

Les musées nationaux doivent redoubler d'efforts et faire leur priorité du récolement des dépôts dit "croisés", c'est-à-dire opérés entre institutions nationales. Cela concerne 21.557 objets, soit un dépôt sur six. L'objectif est d'en référer sans plus tarder à la Commission sur le récolement des dépôts d'œuvres d'art.

Le bilan du récolement se fera désormais sur la base de données validées fondées sur l'expertise des procès-verbaux, et non plus seulement sur des données déclaratives.

Deux circulaires vont paraître prochainement : l'une sur le récolement des ensembles complexes et l'autre sur le post-récolement.

Dans l'attente de ces documents dont le site Joconde relayera la publication, le bureau de l'inventaire et de la circulation des biens culturels demeure à l'écoute des musées. En outre, l'espace professionnel du site Joconde donne accès à de nombreuses ressources juridiques et méthodologiques sur le post-récolement.


Dossier documentaire du premier récolement décennal
Rubrique Récolement informatisé (espace professionnel du site Joconde)

Base Sherlock : retrouver les oeuvres déposées

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1 décembre 2014 1 01 /12 /décembre /2014 08:47

Pré-requis indispensable à la publication, la validation scientifique des informations ne doit pas pour autant constituer - comme c'est trop souvent le cas - un frein à la diffusion des collections du musée sur le web. Quelques pistes pour trouver l'équilibre en équipe…

A la question de la validation d'une notice est lié son caractère diffusable. Rappelons-le, une notice correcte dans sa forme (structure, syntaxe, orthographe), constituée au minimum des rubriques indispensables d'identification, faisant le point sur un objet à une date donnée et illustrée par un cliché de bonne qualité libre de droits, remplit ces critères de publication. A partir de ce minimum, tout est possible en fonction de la mobilisation de l'équipe scientifique.

Pour atteindre les objectifs de la stratégie de diffusion définis par le musée, l'étape de validation des données doit être intégrée dans la chaîne opératoire d'informatisation des collections. De la qualité des données à la source découle celle de l'information divulguée au public.

Pour que le processus de mise en ligne demeure ou devienne fluide, il convient de simplifier cette étape au mieux. Un protocole peut être mis en place, voici quelques pistes :
- si les collections sont d'ores et déjà publiées sur un autre support, la validation se limitera à une relecture attentive de la personne chargée de l'informatisation des collections. La rubrique de la notice consacrée à la bibliographie citera la référence de cette "primo-publication" ;
- si des informations nouvelles sont publiées sur des objets déjà documentés par ailleurs, on réservera la validation scientifique aux rubriques concernées. Un profil de prévisualisation de ces informations "critiques" rendra de grands services pour faciliter ces vérifications ;
- si les collections à publier sont totalement inédites, on mettra en place un véritable processus de validation en équipe. Certains outils de gestion de collections permettent de répartir les tâches entre l'administrateur de la base de données et le responsable administratif et scientifique des collections. Comme on le fait pour un projet d'exposition par exemple, un échéancier sera défini de façon à ce que le projet ne demeure pas "dans les tuyaux"…

L'important est de tirer parti des fonctionnalités de gestion de processus de son logiciel d'informatisation des collections et du support électronique de diffusion. L'évolutivité de ce dernier est un atout majeur, permettant une validation progressive des contenus, une réactivité et une actualisation au gré des avancées du savoir scientifique.

 

 

Et vous, quelle est votre démarche ?

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17 novembre 2014 1 17 /11 /novembre /2014 08:12

Logo-MINERVA_illustration-16-9.gifDans le foisonnement de l'offre culturellle en ligne, il est parfois difficile de savoir quelles sont les bonnes pratiques pour diffuser ses collections et ce qui réellement constitue un site de qualité. Aussi, nous revenons sur un outil qui a fait ses preuves : le guide pratique européen des principes de qualité des sites Internet culturels.

 

Publié en 2006 par le groupe de travail Minerva soutenant l'Union européenne dans sa démarche d'une Société de l'Information fondée sur la connaissance, ce guide détaille les principes qui sont devenus fondamentaux pour produire un site Internet de qualité. Pour chaque principe, le guide en détaille les objectifs, donne une grille d'évaluation permettant de vérifier si son site Internet respecte ou non ce principe, ainsi qu'un ensemble de questions pratiques.

Voici quels sont les dix principes de qualité retenus :

"Un site Internet de qualité doit :


• être facilement identifiable ; énoncer clairement ses objectifs, ainsi que l’organisme responsable de sa gestion ;

• sélectionner et présenter des contenus pertinents, validés et adaptés au public visé ;

• mettre en œuvre une politique de qualité de service pour assurer la maintenance et les mises à jour des contenus ;

• être accessible à tous les utilisateurs, quelle que soit la technologie qu’ils utilisent; être accessible aux personnes handicapées, en respectant les recommandations existantes ;

• être adapté aux besoins des utilisateurs ; être attentif à l’ergonomie des interfaces et prendre en compte les évaluations et les commentaires ;

• être réactif ; permettre aux utilisateurs de contacter le site et répondre à leurs courriers. Le cas échéant, encourager les discussions entre et avec les utilisateurs ;

• être multilingue en traduisant un minimum de contenu dans au moins deux langues ;

• s’efforcer d’être interopérable avec les réseaux culturels pour permettre aux utilisateurs de trouver facilement les contenus et les services ;

• respecter les dispositions légales liées aux droits de propriété intellectuelle et à la vie privée, définir clairement les conditions d’utilisation du site et de ses contenus ;

• assurer la pérennité du site et de ses contenus en adoptant des stratégies et standards adaptés."


Consulter le guide en ligne : http://www.minervaeurope.org/publications/qualitycommentary/qualitycommentary_fr.pdf

En savoir plus sur le projet Minerva

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27 octobre 2014 1 27 /10 /octobre /2014 08:55

Qu'il s'agisse d'un nouvel outil de gestion de collections, d'un nouveau site Internet ou de l'installation d'une charte de saisie, il est important d'accompagner ce changement, afin que "la greffe prenne". En effet, c'est la compréhension et l'appropriation des utilisateurs qui garantira la réussite de la solution proposée.

C'est une composante importante de la réussite de tout projet qui "vise à accompagner les évolutions, indispensables ou souhaitées, de l'organisation, des savoir-faire, de la culture ou du management" (méthode de conduite du projet du ministère de la Culture).
Cela va consister en l'identification des impacts de la solution visée sur les utilisateurs (environnement, charge de travail, connaissances à acquérir, etc.) et en la mise en œuvre de leviers d'actions choisies propices à leur accompagnement.

Il s'agit donc de tendre et tenir la main des utilisateurs tout au long du projet. Si la part d'écoute et de dialogue est prépondérante durant la période d'expression des besoins ; elle doit se poursuivre au delà de cette étape. L'idée est aussi de faire comprendre certaines réalités et certaines contraintes, ces dernières n'étant pas forcément liées au nouveau système informatisé du musée mais au contexte de l'établissement lui-même (budget, moyens techniques…)

Informer à chaque étape du projet et associer les utilisateurs aux décisions importantes est le plus sûr moyen pour que le nouveau système existe dans l'esprit de tous avant même son déploiement.

Dans le cas d'une réinformatisation par exemple, la reprise des données doit être l'affaire du plus grand nombre (choix des sources à reprendre, tests…). Cela se révélera un moyen efficace pour que l'appropriation de l'outil se fasse au plus tôt et le plus naturellement possible. C'est un moment clé du projet pour l'établissement, et il ne faut jamais le négliger.

Informer, rester à l'écoute, expliquer, argumenter et partager les choix : quelques ingrédients pour une recette d'accompagnement du changement réussie… A vous d'ajouter votre grain de sel !

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25 août 2014 1 25 /08 /août /2014 07:45

plage de septembreDernière ligne droite avant la rentrée : c'est le moment de prendre de bonnes résolutions et de tirer profit des corrections transversales apportées aux données et au traitement des images numériques des collections, comme l'ont détaillé nos deux derniers articles.

Cette semaine donc, l'idée, c'est de réfléchir à certaines pratiques, bonnes ou mauvaises, vis-à-vis de l'informatisation des collections et de tracer des pistes concrètes d'action.



Un petit bilan s'impose :


- les corrections identifiées comme nécessaires proviennent-elles d'une mauvaise utilisation de l'outil, à laquelle l'administrateur de la base de données pourrait remédier avec des séminaires internes ou la programmation de formations via l'éditeur de l'outil ?


- Le statut juridique de certains objets est-il à éclaircir ? Des matériels d'étude, répondant aux critères de la circulaire officielle, ont-ils été identifiés ?


- Des recherches pour fiabiliser certaines données sont-elles à faire ? Dans quel délai ?


- Où en est le récolement décennal ? S'il n'est pas encore achevé, c'est le moment de mobiliser l'équipe sur un planning pour résorber le passif. Si les campagnes sont closes, il faut mettre en place la rédaction des procès-verbaux en extrayant les données pertinentes du système informatisé (statistiques, organisation de la procédure, etc.). Les opérations liées au post-récolement doivent être organisées.


- Quelle est la part de notices qu'il faut absolument compléter ? Selon quelles conventions ? Quelle est la part des notices abouties tant dans leur fond que leur forme et qui pourraient être les heureuses élues d'une publication en ligne ?


- Les vocabulaires contrôlés doivent-ils être remaniés ? Les notices corrigées ?


- La couverture photographique des collections est-elle à compléter ? Pour quels objets en priorité ? Dans quel délai ? Une régularisation des droits de diffusion est-elle à mener ?

Ces pistes de questionnement sont bien sûr à décliner en fonction de l'actualité, du projet scientifique et culturel et des collections du musée. Ces bonnes résolutions ont intérêt à être formulées sous la forme d'une charte de saisie et d'un plan d'informatisation : des outils précieux pour fédérer les forces de l'équipe et maintenir le cap.


Très belle rentrée à tous !

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18 août 2014 1 18 /08 /août /2014 07:50

 

04760003769-m047604_0000638_p.jpgNous poursuivons notre présentation des interventions globales possibles sur les ressources informatisées du musée, bienvenues en cette période estivale plus calme dans les coulisses de l'établissement. Après les corrections transversales de la base de données détaillées la semaine dernière, nous passons en revue cette semaine les traitements possibles sur les images liées aux notices.

 

Le lien entre notice et image(s), c'est justement là un point important que la multiplication des prises de vues, notamment lors du récolement, fait parfois négliger. C'est le moment de s'atteler à la tâche afin d'optimiser la couverture photographique des collections. Des outils d'import automatique existent sur les logiciels et peuvent vous faire gagner un temps précieux. Renseignez-vous auprès de l'éditeur de votre outil de gestion de collections.

 

Il est parfois nécessaire d'opérer un tri dans les images stockées, qu'elles soient liées ou non aux notices. Avec l'aval de l'éventuel service photographique du musée et en cohérence avec la politque d'archivage des données, on mettra de côté les doublons, les images floues, dégradées par le temps, prises avant la restauration de l'objet, prises selon des conventions ou paramètres techniques désormais obsolètes (cadrage, couleur du fond, définition, résolution, numérisation ancienne, etc.).

 

L'idéal est ensuite de classer les fichiers numériques des clichés dans un ordre logique d'affichage : vue principale en premier suivie des autres points de vue et des détails. N'oubliez pas que les notices exportées vers Joconde font apparaître les sept premières illustrations dans l'ordre que vous avez vous-même déterminé en amont.

 

Ce passage en revue de l'existant ne peut se faire que par phases ou selon certaines priorités si la base de données est conséquente. Cela peut révéler des besoins de complétude image sur lesquels il faudra revenir dans un second temps.

 

Enfin, il peut s'avérer utile de faire un bilan des droits patrimoniaux éventuellement en vigueur pour la diffusion de certaines images. Quels artistes, quels photographes sont concernés ? Pour les auteurs relevant du domaine privé, un contrat de cession de droits de diffusion à titre gracieux a t-il été proposé ? Ce contrat est-il toujours valable ? Dans combien de temps faudra-t'il le renouveler ? Tous les usages présents et à venir sont-ils bien couverts par ce contrat ? Des recherches (auteur, ayant droit) doivent-elles être menées ? Ces recherches peuvent-elles être conjointes à un autre musée ? Et en ce qui concerne le droit moral, le nom du photographe apparait-il bien pour les images liées aux notices ?


Ce bilan peut impliquer des régularisations qui peuvent être plus ou moins immédiates. Leur planification pourra être envisagée. Nous reviendrons sur le sujet des bonnes pratiques à pérenniser la semaine prochaine.

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11 août 2014 1 11 /08 /août /2014 07:19

1024px-Flip_flops_-_just_pick_one_up.jpgLe mois d'août, généralement moins trépidant que les autres mois de l'année, s'avère propice au fameux "travail de fond". Alors, pour les courageux qui ont troqué l'écran total pour l'écran d'ordinateur, nous proposons une mini-série d'articles suggérant des pistes d'harmonisation des données du système de gestion des collections.

 

(c) Jairo / Wikimedia commons

 


Les intervenants sur la base de données sont moins nombreux en période estivale. Cela facilite les interventions d'envergure qui peuvent impliquer des temps d'immobilisation du système.

 

Il faut rappeler avant tout que ces interventions relèvent de la personne qui bénéficie au sein du musée des droits d'administration sur la base de données.

Un "simple" utlisateur aura un périmètre d'intervention circonscrit à son domaine de compétence et une marge de manœuvre plus réduite (impossibilité de supprimer une notice ou un terme de liste d'autorité par exemple). Mais cela n'empêche pas de prendre un peu de recul sur ses pratiques d'informatisation des collections.


Pour l'administrateur, c'est l'occasion de contrôler la cohérence des vocabulaires contrôlés utilisés pour indexer les oeuvres (listes d'autorité, thésaurus, lexiques). Les éditer permet de les appréhender globalement. C'est le moment de régulariser les termes "sauvages" (non insérés dans la hiérarchie du vocabulaire contrôlé) ou parasites (insérés par erreur dans le vocabulaire). Les candidats descripteurs seront validés ou refusés.


Une fois les termes rentrés dans le rang, les notices seront corrigées par lot de façon systématique. L'archivage des notices et l'historique des interventions mémorisé par le logiciel permettent de ne pas faire ce travail sans filet.

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10 juin 2014 2 10 /06 /juin /2014 10:19

Pour préparer l'acquisition ou le changement de l'outil de gestion de collections du musée, certaines étapes s'avèrent incontournables pour la réussite du projet d'informatisation dans son ensemble. L'analyse des besoins de l'établissement en fait partie, lorsqu'elle est menée de façon collégiale, réaliste et pragmatique.

 

L'analyse des besoins s'insère dans l'étude préalable de l'existant du musée (moyens, contraintes, etc.) Cette étape permet d'identifier les fonctionnalités de l'outil qui sera retenu, et surtout, de les classer par ordre de priorité.

Mais comment faire pour ne rien oublier ?

- réfléchir en équipe :  l'outil doit répondre aux besoins des différents professionnels du musée, que leur métier relève de la régie ou de la documentation par exemple. Chacun doit pouvoir faire entendre sa voix à ce stade du projet.

- s'informer en amont sur les outils du marché : aller à la rencontre des éditeurs, demander des démonstrations, des tests à partir des données représentatives du musée : tout est possible à ce stade du projet. Ce ne sera plus le cas lorsque l'appel d'offres sera lancé : vos échanges avec les sociétés seront très strictement encadrés et soumis à l'égalité de traitement entre les candidats. Lors de l'analyse des besoins, ces échanges vous permettront d'avoir une vision éclairée de l'offre commerciale ainsi que de comparer les fonctionnalités et l'ergonomie des outils de travail proposés.

- passer en revue le cycle de vie de l'objet au sein du musée : pour chaque étape (préparer l'acquisition, inventorier, marquer, protéger, récoler, faire circuler, informatiser, numériser, mettre en ligne…), l'équipe se posera la question "a t-on besoin d'informatiser cette tâche ?" et si oui "à quelle échelle ?" Attention à des demandes spécifiques qui mettraient en péril l'enveloppe financière allouée au projet.

- prioriser les besoins : classer les différents besoins du musée selon leur priorité et leur urgence permettra de faire des choix réalistes et de savoir de quelle fonctionnalité le musée ne pourra se passer pour la gestion de ses collections informatisées. Pour chaque besoin identifié, il convient de se poser la question "quel est le risque si ce besoin n'est pas pris en compte par le futur outil ?"

Considérés à la lumière des besoins et du contexte propre au musée, les objectifs du projet d'informatisation des collections qui se dessineront naturellement doivent être validés en équipe et par la hiérarchie.

 

 

En savoir plus :

Conduire un projet d'informatisation des collections

Choisir un outil destiné à l'informatisation des collections

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