Régie des oeuvres et informatisation des collections

Acteurs de premier plan de la gestion physique des biens conservés par le musée, les régisseurs d’œuvres tirent quotidiennement parti de l’informatisation des collections. En faisant converger sur l’outil de gestion les informations qu’ils collectent sur les objets, ils exercent leurs missions avec plus d’efficacité tout en apportant au système d’information du musée une énorme plus-value de données, pour le long terme. 

Les outils dont sont dotés les musées sont pensés pour servir les différents métiers liés aux collections. Ils rendent possible la mise en œuvre d’une véritable chaîne opératoire autour des objets. Ils favorisent la coordination et la traçabilité des actions menées par les différents professionnels, internes ou externes au musée. Si les outils peuvent correspondre à la polyvalence des intervenants, ils s’adaptent également aux besoins très spécifiques de la régie.

En voici quelques facettes, réparties selon les catégories du « tableau de synthèse des activités du régisseur » accessible comme beaucoup d'autres ressources sur le très précieux site internet de l’association française des régisseurs d'oeuvres d'art (AFROA) :

Gestion matérielle des collections :

- dématérialisation de l’inventaire,

- informatisation du récolement,

- mémorisation des relevés de marquage et des étiquettes,

- historique et actualisation de la localisation des objets,

- sauvegarde ou lien vers le constat d’état,

- ajout de photographies numériques,

- enrichissement de la documentation

- édition de listes de tâches à mener…

Organisation et gestion des réserves :

- suivi informatisé des différentes actions,

- planification des interventions,

- gestion des emplacements,

- utilisation de codes barres ou puces RFID créant le lien entre le contenant des objets et leur description informatisée,

Mouvement des œuvres (collections permanentes ou expositions temporaires) :

- suivi informatisé administratif et physique des œuvres,

- outil de planification des mouvements,

- information sur la disponibilité des objets,

- centralisation informatisée des dossiers de dépôt, prêts sortants ou entrants permettant une réelle distinction entre biens affectés et biens transitant temporairement entre les murs de l’établissement,

- accès à distance à la base de données lors des convoiements (selon la technologie du logiciel),

- mémorisation des contraintes / solutions d’emballage et de présentation des œuvres…

Conservation préventive :

- suivi en temps réel et historique du climat (relevé informatisé des sondes de température et d’humidité relative installées dans les salles),

- mémorisation et partage des contraintes de conservation ou particularités de tel ou tel objet,

- gestion informatisée de la sécurité des objets…