Ménage de printemps : quatre astuces pour consolider les données

La consolidation des données relève de leur bonne administration au sein de la base du musée. Point n’est besoin d’attendre un événement particulier pour s’en préoccuper. Sortons lessive et plumeaux : c’est le grand ménage de printemps !

1) On ouvre les index.

De l’air, de l’air ! La mise à plat et le nettoyage systématique des index permettent de cumuler les corrections qui se répercutent dans les notices. On élimine les doublons et on corrige les termes mal orthographiés.

2) On aère les thésausus.

Otons la poussière de sous les tapis ! Une fois par an, ce n’est pas de trop pour régler le sort des candidats descripteurs éventuellement laissés en plan au fil de l’année. C’est aussi l’occasion de redresser des hiérarchies bancales, d’introduire des renvois, des synonymies voire des notes d’usages pour les termes complexes ou vernaculaires.

3) On jette les données obsolètes.

Vidons les placards ! Sur la totalité des notices que compte la base, combien d’entre-elles sont issues de saisies anciennes à la fiabilité douteuse ? Combien d’autres n’ont pas été validées d’un point de vue administratif et / ou scientifique ?

C’est le moment de les identifier par un marqueur particulier afin de les séparer en deux groupes : à supprimer / à améliorer. De quoi se planifier quelques interventions ciblées qui bonifieront immédiatement la base.

4) On bichonne sa charte de saisie.

Il n’est pas question de laisser la poussière s’accumuler sur ce document mutualisé fondamental pour l’efficacité de la saisie sur la base du musée. La charte de saisie est-elle rédigée ? Diffusée ? Comprise et appliquée ? Actualisée ? C’est la clé de voûte de la qualité des informations tout au long de l’année.