Montrez le meilleur profil de votre base de données !

Les rubriques des bases de données sont souvent foisonnantes. Les profils de saisie sont extrêmement utiles pour afficher sur son écran de travail une sélection pertinente de champs à renseigner prioritairement selon l’usage. Cela permet notamment de cadrer (et d’encadrer) la saisie en cas de renfort de personnel temporaire. Atttention tout de même à ne pas trop réduire la voilure !

Le paramétrage d’un profil de saisie ne se décide pas à la légère. Vous pouvez lire ou relire nos recommandations à ce sujet sur le site Joconde. Selon les outils de gestion de collections, la possibilité de les créer et de les modifier est réservée à l’administrateur, voire décidée une fois pour toutes au moment du déploiement de l’outil avec l’éditeur. Il est important de pouvoir anticiper ces situations.

Afin de faciliter la saisie et la relecture des notices – ainsi plus courtes, les profils peuvent être déclinés selon :

- le type de collections,

- selon le domaine métier de l’intervenant (chargé de collections / médiateur / régisseur, etc.),

- le cadre d’intervention (préparation d’une publication, récolement, inventaire réglementaire, etc.).

Dans un cas comme dans les autres, attention à vérifier régulièrement l’utilisation de ces profils et la qualité de la saisie qui en résulte.

En effet, une sélection de rubriques trop restreinte ou inadaptée, alliée à une connaissance parcellaire des autres champs disponibles, peut inciter les utilisateurs à saisir l’information dans une rubrique inadéquate ou à avoir recours, faute de mieux, à un champ de texte libre du profil au lieu du champ pertinent non affiché.

Visuel : BRISSET Pierre-Nicolas, Tête de femme de profil à droite, fusain sur papier,19^e siècle, Angers, musée des beaux-arts, © P David ; © Angers, musées d'Angers

Article rédigé sur une idée d'Angelina Meslem, bureau de la diffusion numérique des collections