Bien préparer son cahier des charges d'informatisation

Le cahier des charges formalise les besoins en prestations et équipement, identifiés par le musée pour mener à bien l'informatisation, la numérisation et/ou la mise en ligne de ses collections. C'est un document fondateur du projet. En exposant un bilan de la situation et les objectifs du projet, il formalise la commande. Il est le support du dialogue technique avec le prestataire qui proposera l'offre la mieux adaptée pour y répondre. Mais, il ne faut pas oublier que c'est aussi un document contractuel qui engage les deux parties. Il est très important d'en préparer la rédaction de façon approfondie.

La demande du musée ne peut s'abstraire de la réalité du marché. Il est donc très important de s'informer activement de ce que les éditeurs proposent, avant la rédaction du cahier des charges, et par conséquent bien avant, une quelconque procédure de marché public.

Plusieurs questions à se poser :
- Les fonctionnalités de l'outil proposé satisferont-elles les besoins exprimés par l'équipe ?
- A quel terme, et pour quel coût de développement spécifique éventuel, des fonctionnalités manquantes pourraient-elles être installées ?
- Cet outil de travail quotidien assure t'il un confort d'utilisation, une facilité d'apprentissage et une automatisation intelligente ? L'ergonomie de l'outil ne peut s'apprécier que par une démonstration, voire une version de démonstration : n'hésitez pas à solliciter les éditeurs en amont.
- Que comprend le contrat de maintenance ? Quel coût de formation, d'assistance ? Ne négligez pas ces points : sans assistance ni maintenance corrective et applicative, votre outil n'évoluera plus.

La grille d'évaluation de logiciels de gestion de collections diffusée par le Réseau canadien d'information sur le patrimoine peut être très précieuse pour n'oublier aucune fonctionnalité utile au musée. Elle est bien sûr à affiner selon les besoins identifiés par le musée (notamment les spécificités réglementaires liées à l'appellation Musée de France).

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