Blog Joconde (service des musées de France, ministère de la culture). Catalogue collectif des collections des musées de France. Ressources sur la documentation, l'informatisation et la numérisation des collections des musées de France.
Plusieurs musées ont posé récemment à la sous-direction des collections des questions sur le traitement des objets complexes : tasse et soucoupe, puzzles… Comment les inventorier, les numéroter au mieux pour décrire leur composition sans trahir l'histoire commune ou bousculée que partagent ces objets ? Comment traiter les informations dans la base informatisée pour reconstituer un ensemble en un seul clic sans fausser le comptage des pièces ? Voici des éléments de réflexion et de réponse.
Trois types d'ensembles d'objets existent :
- ensemble simple comprenant plusieurs objets aisément identifiables et autonomes (un costume composé d'une veste, d'un pantalon et d'une chemise ; un service de table…)
- ensemble simple comprenant plusieurs objets aisément identifiables mais non autonomes (une soupière et de son couvercle, une paire de chaussures, puzzle…)
- ensembles complexes, en masse, avec sous-inventaire (mobilier archéologique, ensembles issus d'une collecte ethnologique…)
La numérotation de ces ensembles est précisément prévue par l'arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques d'inventaire et de récolement des musées de France.
Cependant, l'arrêté n'évoque pas la notion de "fiche-mère" (= fiche d'ensemble du costume) pour le premier type des ensembles simples aux éléments identifiables et autonomes. Mais dans une gestion informatisée, cette fiche-mère permet de rapprocher les objets constitutifs entre eux, d'en simplifier la recherche, et de renseigner la description et l'historique communs à ces objets.
Le musée peut donc être autorisé, dans ce cas précis, à maintenir la création d'une fiche-mère, qui recevra un numéro du type 2003.1.7.0. Cette fiche-mère ne devra, en aucun cas, se substituer à la rédaction des fiches-filles (= fiche d'élément d'ensemble, de la chemise, de la veste, etc.), décrivant les éléments de l'ensemble, pièce à pièce (2003.1.7.1, 2003.1.7.2, etc.).
Lors des comptages d'objets, il ne faudra pas oublier d'exclure toutes ces fiches-mères dont le signe distinctif est qu'elles se terminent toutes par ".0".
Chaque musée doit donc décider de la conduite à tenir.
Pour vous y aider, relisez en détails le chapitre consacré à ce sujet par notre méthode d'inventaire informatisé.
Une fois un parti collégialement retenu, n'oubliez pas de consigner dans la charte de saisie du musée !
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