Besoin d'acquérir un outil d'informatisation des collections ? Exprimez-vous !

Pour préparer l'acquisition ou le changement de l'outil de gestion de collections du musée, certaines étapes s'avèrent incontournables pour la réussite du projet d'informatisation dans son ensemble. L'analyse des besoins de l'établissement en fait partie, lorsqu'elle est menée de façon collégiale, réaliste et pragmatique.

L'analyse des besoins s'insère dans l'étude préalable de l'existant du musée (moyens, contraintes, etc.) Cette étape permet d'identifier les fonctionnalités de l'outil qui sera retenu, et surtout, de les classer par ordre de priorité.

Mais comment faire pour ne rien oublier ?

- réfléchir en équipe :  l'outil doit répondre aux besoins des différents professionnels du musée, que leur métier relève de la régie ou de la documentation par exemple. Chacun doit pouvoir faire entendre sa voix à ce stade du projet.

- s'informer en amont sur les outils du marché : aller à la rencontre des éditeurs, demander des démonstrations, des tests à partir des données représentatives du musée : tout est possible à ce stade du projet. Ce ne sera plus le cas lorsque l'appel d'offres sera lancé : vos échanges avec les sociétés seront très strictement encadrés et soumis à l'égalité de traitement entre les candidats. Lors de l'analyse des besoins, ces échanges vous permettront d'avoir une vision éclairée de l'offre commerciale ainsi que de comparer les fonctionnalités et l'ergonomie des outils de travail proposés.

- passer en revue le cycle de vie de l'objet au sein du musée : pour chaque étape (préparer l'acquisition, inventorier, marquer, protéger, récoler, faire circuler, informatiser, numériser, mettre en ligne…), l'équipe se posera la question "a t-on besoin d'informatiser cette tâche ?" et si oui "à quelle échelle ?" Attention à des demandes spécifiques qui mettraient en péril l'enveloppe financière allouée au projet.

- prioriser les besoins : classer les différents besoins du musée selon leur priorité et leur urgence permettra de faire des choix réalistes et de savoir de quelle fonctionnalité le musée ne pourra se passer pour la gestion de ses collections informatisées. Pour chaque besoin identifié, il convient de se poser la question "quel est le risque si ce besoin n'est pas pris en compte par le futur outil ?"

Considérés à la lumière des besoins et du contexte propre au musée, les objectifs du projet d'informatisation des collections qui se dessineront naturellement doivent être validés en équipe et par la hiérarchie.

En savoir plus :

Conduire un projet d'informatisation des collections

Choisir un outil destiné à l'informatisation des collections