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27 septembre 2016 2 27 /09 /septembre /2016 08:48
Marie Lapalus, directrice des musées de Mâcon : « l’informatisation des collections est une priorité à long terme »

Marie Lapalus, directrice des musées de Mâcon depuis 1994, s’apprête à faire valoir prochainement ses droits à la retraite. Une retraite qui s’annonce déjà active puisqu’elle sera à titre bénévole à la tête du musée de Charolles. A l’occasion de ce passage de relais avec ses collaborateurs et de la création d’un espace Lamartine à Mâcon, nous avons interviewé cette professionnelle aguerrie pour qui l’informatisation des collections a toujours été au cœur des priorités et le socle d’un travail en équipe sur le long terme.

BDNC : Quel a été votre parcours et le contexte de votre prise de fonctions à Mâcon ?

Marie Lapalus : En 1983, j’ai entamé ma carrière de conservateur en Bourgogne à Tournus pendant 9 ans. Puis, après un intermède d’un an et demi à la tête du FRAC Rhône-Alpes, on m’a accordé la direction des musées de Mâcon. J’y suis arrivée le 1er octobre 1994. Concernant les collections, rien n’était alors informatisé : tout était à construire. L’organisation de l’informatisation des collections a donc été une priorité dès le premier jour de ma prise de fonctions.

J’avais envie et besoin de conditions et d’outils de travail modernes et structurés, qui nous permettent de capitaliser et de partager l’information. Je dois avouer que je rêvais – et je rêve toujours - d’un univers professionnel beaucoup plus dématérialisé que celui que nous connaissons actuellement, notamment pour la prise d’inventaire, encore très contraignante selon moi. 

Il faut resituer ces années de démarrage dans la dynamique qu’impulsaient l’association des conservateurs de Bourgogne et les financements issus des contrats de plans Etat – Région. Ce contexte a permis non seulement aux musées de s’équiper mais aussi aux directeurs d’établissement et à leurs équipes de partager leurs réflexions, de travailler ensemble tout en suivant des choix qui correspondaient à la logique de leur établissement.

Alors trésorière de l’association, j’étais extrêmement attentive aux investissements que l’informatisation représentait et à l’importance de mutualiser nos moyens, comme les compétences d’un service informatique par exemple. Nous prenions alors beaucoup exemple sur l’action de l’association des musées de la région Nord-Pas-de-Calais. Cette mutualisation devrait se poursuivre je l’espère avec le projet de portail commun des musées de Bourgogne-Franche-Comté.

BDNC : Concernant strictement Mâcon, comment avez-vous procédé pour parvenir à cette efficience ?

Marie Lapalus : J’ai dû faire le choix d’orientations pragmatiques. Par exemple, face à la masse d’informations à gérer et à la contrainte évidente et pressante du récolement, j’ai fait le choix d’un format de notice descriptive d’objet composé des informations d’identification et de statut juridique ainsi que d’une illustration par objet. Cela permet de couvrir largement le spectre de nos collections polyvalentes et d’optimiser l’utilisation de notre base de données. Et j’ai concentré mes forces sur le recrutement de professionnels dédiés. Leurs contrats ont évolué en emplois pérennes et les musées de Mâcon disposent désormais d’une équipe bien charpentée.

Il y a de cela 17 ans, j’avais recruté un collaborateur sous le titre de « régulateur de saisie informatique ». J’y voyais la polyvalence et la spécialisation de la fonction actuelle d’administrateur de la base de données, qu’occupe aujourd’hui Benoît Mahuet. C’est cette idée de personne ressource qui m’a paru fondamentale pour que l’informatisation avance et demeure cohérente. Néanmoins, les forces sont réparties et au total quatre personnes prennent part à la base de données.

BDNC : Quels sont les problématiques auxquelles vous êtes confrontée en ce moment ?

Marie Lapalus : le récolement des collections a été notre principale préoccupation depuis plusieurs années. Comme beaucoup de musées polyvalents, nous nous penchons actuellement sur le sort délicat des collections archéologiques. Délaissés depuis le milieu des années 1930, ce sont des objets mal documentés et mal marqués pour lesquels nos recherches de provenance ou nos tentatives de recoupement achoppent souvent. J’espère que les outils réglementaires (chapitre consacré aux indénombrables de la note-circulaire sur le post-récolement, note-circulaire sur les matériels d’étude) nous permettront d’aller à l’essentiel sur ces collections. Si d’autres professionnels ont rencontré les mêmes difficultés dans des conditions équivalentes, je serais heureuse de savoir quelles solutions ils ont trouvées.

Concernant l’informatisation réglementaire, la part des notices documentaires est bien plus importante que celle des notices réglementaires. Je n’ai pas voulu mettre en place un circuit de validation des données avec relecture finale ; le risque de retard des publications me semblait trop grand. Le travail est collectif et la fiabilité des informations repose sur la confiance que l’on met dans l’expertise et le soin de chaque intervenant. [Pour autant, les musées de Mâcon pourraient valider administrativement et scientifiquement une grande part de leurs notices et créer, s’ils le souhaitent, un registre d’inventaire actif issu de l’informatisation des collections. Note du BDNC]

Mon souhait est de laisser des outils concrets à mon successeur qui entrera en poste le 1er mars 2017. [A ce sujet, lire notre récent article Informatisation des collections : 6 choses à faire pour passer le relais Note du BDNC). Je suis fière des publications papier, consacrées à la peinture de nos collections (paysages, natures mortes, peintures d’histoire et de genre), aux œuvres graphiques ainsi qu’à nos sculpteurs. Ainsi, 19 cahiers d’inventaire ont conclu les campagnes d’informatisation, en parallèle à un transfert sur Joconde. Je suis aussi particulièrement heureuse de la diffusion des collections des musées de Mâcon sur le catalogue collectif national : nous avons très vite intégré ces versements dans notre logique de travail et leurs retombées ont été très positives. Grâce à cette visibilité, le musée existe d’une autre manière. Je compte bien reproduire cette organisation constructive à Charolles.

Pour découvrir les musées de Mâcon et leurs collections :

Les musées de Mâcon sur le site de leur collectivité

Les collections des musées de Mâcon sur Joconde

 

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19 septembre 2016 1 19 /09 /septembre /2016 06:25
Nouvelle lettre d'information du portail Joconde

Le vingt-sixième numéro de notre lettre d'information trimestrielle est paru sur le site Joconde.

En complément des rubriques habituelles, vous pourrez lire le dossier consacré aux principes et outils pour le post-récolement.

N'hésitez pas à vous abonner.

Bonne lecture !

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2 août 2016 2 02 /08 /août /2016 12:27
Informatisation des collections : 6 choses à faire pour passer le relais

En cas de départ définitif ou d’absence prolongée programmée, il convient de laisser à sa hiérarchie, ses collègues, son remplaçant ou son successeur, une situation claire et des outils permettant d’être informé et opérationnel rapidement. Si cette préoccupation concerne bien sûr tous les aspects de la vie professionnelle, elle prend une importance particulière lorsqu’on est l’administrateur de la base de données du musée.

Voyons comment les choses se présentent, sur un air léger de départ en vacances…

1) On laisse la maison nette

S’il n’est plus temps de mettre en place de nouvelles orientations sur la structuration de la base ou la méthodologie retenue, il est en revanche nécessaire de faire une révision générale des index afin de consolider les données.

On range clairement ses dossiers et on contrôle ce qui doit être archivé et ce qui peut être jeté (attention à respecter le plan de versement d'archives publiques de son institution et le tableau de gestion de son service).

2) On fait garder le chat

Il faut assurer le sort des notices dont vous êtes le rédacteur et qui ont été validées scientifiquement et administrativement. Le meilleur moyen pour aller jusqu’au bout de la chaîne et assurer la pérennité des informations : les mettre en ligne selon la stratégie éditoriale du musée. En cas de publication sur le catalogue collectif, les responsables de la base Joconde pourront vous aider à vous organiser et à planifier vos versements avant votre départ.

3) On laisse un kit d’accueil

Un dossier regroupant plusieurs documents de référence sera plus qu’utile :

- charte de saisie (est-elle à jour ? Sa forme et sa structure permettent-elles d’en prendre connaissance aisément ? Une relecture et une actualisation s’imposent avant rediffusion à l’équipe.) ;

- journal de bord (cf notre article à ce sujet) ;

- manuel d’utilisation du logiciel (version installée) ;

- liste des contacts : nom, rôle et coordonnées des personnes ressources au sein de sa collectivité ou dans d’autres institutions, assistance téléphonique de l’éditeur, etc.

- contrats de prestation extérieure en cours (hébergement des données, numérisation, etc.) ;

- rapports d’activité annuels de la base.

4) On donne les dernières recommandations

Il s’agit de rédiger un rapport de synthèse rendant compte de l’état de la base (volumétrie, statistiques, analyse qualité, notices à compléter, notices à réviser, notices à valider, notices à publier, notices publiées, éventuelles données bureautiques à réintégrer, etc.).

Si ce départ occasionne une réorganisation de l’équipe, le rapport fera état nominativement de la nouvelle répartition des responsabilités et des activités.

Un point d’actualité des travaux ou projets en cours sera précieux : pour chaque dossier, préciser l’état d’avancement, les circuits de décision, les priorités identifiées et ce qui reste à faire.

5 ) On laisse les clés de la maison

Rassembler toutes les informations nécessaires au fonctionnement du système informatisé et les confier à une personne officiellement désignée pour assurer la transmission des informations  :

- login et mot de passe administrateur de l’outil de gestion de collections,

- login et mot de passe des abonnements de revues ou services en ligne, souscrits pour le compte du service avec leur date d’échéance  ;

- liste et organisation des répertoires de stockage (ressources partagées texte et image)

- paramétrage des droits d’accès détaillés pour l’équipe.

NB : des captures d’écrans seront très visuelles et feront gagner du temps.

6) On boucle les valises

Une page se tourne : pour sa propre évolution professionnelle et personnelle, il est bienvenu de capitaliser certains aspects du travail accompli, de les évaluer et de les faire fructifier. Bien sûr, tout cela s’entend dans le strict respect de ce qui relève de l’institution et du rôle qu’on a joué à son service.

- récapituler les projets que vous avez pu lancer ou voir aboutir, les événements que vous avez pu organiser ou auxquels vous avez participé : moyens mis à disposition, difficultés rencontrées, solutions trouvées…

- actualiser son carnet d’adresses professionnel ;

- envoyer un message électronique à ces contacts pour les informer de votre changement de fonction, de vos nouvelles coordonnées et de celles de votre successeur.

De quoi tourner la page pour en ouvrir une nouvelle sereinement !

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25 juillet 2016 1 25 /07 /juillet /2016 09:05
Les Archives de la Planète en ligne, pour tous

Depuis le 1er juin, les Archives de la Planète sont en ligne sur le site internet du musée départemental Albert-Kahn et sur la plateforme open data du département des Hauts-de-Seine. Déjà riche de plus de 17.000 images, le jeu de données vise 70.000 clichés en ligne d’ici la fin de l’année. Les films (environ 300 montages opérateurs) seront également diffusés en ligne.

Le musée départemental Albert-Kahn, à Boulogne-Billancourt, conserve les Archives de la Planète, un ensemble d'images fixes et animées, réalisé au début du XXe siècle, consacré à la diversité des peuples et des cultures. Cela représente une centaine d'heures de films et 72 000 autochromes, soit la plus importante collection au monde.


Dès 2013, nous vous parlions de la potentielle mise en ligne de ce fonds remarquable. Nous sommes très heureux que le musée ait pu concrétiser ce bel objectif et offre ainsi au public la consultation des images, décrites et géolocalisables, et leur libre téléchargement en moyenne définition, à des fins strictement informationnelle, pédagogique, culturelle et scientifique (licence de réutilisation spécifique).

 

Selon ses propres propos, le musée s’inscrit dans une « démarche d'ouverture des données et de connaissance partagée autour des collections », bien en phase avec l’œuvre d’Albert Kahn.

 

La plateforme open data permet :
- un accès à des reproductions numériques d’autochromes en moyenne définition et aux documentations associées,
- des filtres par thématique, par lieu, par opérateur,
- des tables d’inventaire classées par numéro d’inventaire, opérateur, légende, lieu, date de prise de vue, mission, thème, sujet,  personnes, Géo Point,
- une carte de géolocalisation
- un mur d’images
- un forum de discussion.

 

Beaux voyages sur ce site !

 

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18 juillet 2016 1 18 /07 /juillet /2016 08:57

Objet de beaucoup d’attente de la part des musées récoleurs, qu’ils soient nationaux ou territoriaux, la note-circulaire relative à la méthodologie du récolement des ensembles dits indénombrables et aux opérations de post-récolement des collections des musées de France a été diffusée le 8 juillet dernier. Voyons comment ce texte s'approprie utilement l'informatisation des collections comme outil de régularisation, d'actualisation et de diffusion des connaissances.

 

Quelques mots tout d'abord sur la vocation de ce texte et sa structure. [Tous les passages cités entre guillemets et en italiques sont extraits de la circulaire, note du BDNC]

L’objectif du post-récolement est de procéder « aux mises à jour et aux régularisations nécessaires sur le statut de tous les biens, afin d’entamer les récolements ultérieurs sur la base d’une situation administrative claire, en s’appuyant sur un inventaire et des outils de gestion documentaire actualisés ».

La note-circulaire est organisée en quatre chapitres  :

- chapitre 1 : méthodologie relative au récolement des ensembles dits « indénombrables »,

- chapitre 2 : mise en conformité des documents administratifs et immatriculation des collections dans le cadre du "post-récolement",

- chapitre 3 : la mise à niveau des outils documentaires servant à identifier les collections,

- chapitre 4 : les conséquences scientifiques du récolement sur les collections.

 

Plusieurs points de cette note-circulaire ont un lien étroit avec l’informatisation des collections :

 

- la distinction entre inventaire clos et inventaire actif (chapitre 2, partie B) : la note-circulaire indique que « dans les musées possédant un outil de gestion informatisée doté d’un module d’édition sur papier de l’inventaire conforme à la réglementation, on pourra envisager, dans le cadre du post-récolement, de produire à partir de cet outil l’inventaire actif de référence du musée afin de clore tous les précédents registres et les verser aux archives »,

 

- la reconstitution d’un registre d’inventaire  (chapitre 2, partite B) : « en l’absence de tout inventaire réglementaire, le post-récolement sera mis à profit pour reconstituer ce document indispensable à une saine gestion des collections, en privlégiant la saisie informatique »,

 

- le signalement des manquants (chapitre 2, partie E) : ces « biens non localisés à la fin du récolement (...) doivent obligatoirement faire l’objet d’un signalement officiel par le versement, ou la mise à jour, de leur noice dans le « catalogue des biens volés et manquants » au sein du catalogue collectif des collections des musées de France - Joconde ».

Concernant ce dernier point, sachez que les éditeurs d’outils de gestion de collections ont été immédiatement destinataires de la note-circulaire et seront très prochainement avisés des spécifications détaillées pour le versement des manquants par export vers Joconde.

Une fiche méthodologique liée au versement et à l’actualisation de notices de biens manquants sera bientôt publiée dans l’espace professionnel du site Joconde.

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8 juillet 2016 5 08 /07 /juillet /2016 15:39

En parallèle à son envoi aux Directions régionales des affaires culturelles, la très attendue note-circulaire relative à la méthodologie du récolement des ensembles dits indénombrables et aux opérations de post-récolement des collections des musées de France est depuis quelques minutes accessible dans l’espace professionnel du site Joconde. Nous reviendrons dans un prochain article sur les points de ce texte qui concernent l'informatisation des collections.

Pour l'heure, c'est le bureau de l'inventaire des collections et de la circulation des biens culturels au Service des musées de France qui nous présente ce texte réglementaire.

«  Le 31 décembre 2014 s'est officiellement achevé le premier récolement décennal des collections des musées de France.

Au terme de ce vaste chantier, de nombreuses opérations doivent impérativement être mises en œuvre par les musées afin d'entamer le deuxième récolement sur des bases scientifiques et administratives à la fois claires et parfaitement à jour.

L'ensemble des opérations de post-récolement - qui vont de la mise à jour de l'inventaire à l'établissement de la liste des biens manquants, en passant par le marquage des collections - sont décrites dans une note-circulaire du 4 mai 2016, signée de la directrice chargée des musées de France à la direction générale des patrimoines. Ce document permet aux responsables et aux gestionnaires des collections des musées de France de cerner avec précision les contours de chacune de ces opérations et d'identifier les procédures de validation par la personne morale propriétaire des collections et par les services de l’État chargés du contrôle scientifique et technique.

Le bilan du premier récolement a montré que l'une des principales difficultés tenait aux lacunes (et parfois même à l'absence) des inventaires. Pour que les personnes ayant à conduire le deuxième récolement n'aient pas à se reposer les questions d'identification qui s'étaient posées au cours du premier exercice, la mise en conformité de l'inventaire et des outils de gestion documentaire avec la situation constatée des biens constituera une mission prioritaire.

Pour tous les musées qui ont pu passer en revue l'ensemble de leurs collections, l'établissement de la liste des biens manquants en vue de sa publication en ligne sur Joconde sera un chantier essentiel.

Enfin, la note-circulaire apporte des précisions sur la méthodologie qui pourra être mise en œuvre pour le récolement des ensembles dits "indénombrables" (essentiellement issus de fouilles archéologiques ou de collectes relevant de l'histoire naturelle).

Les directions régionales des affaires culturelles en DRAC et le bureau de l'inventaire des collections et de la circulation des biens culturels au Service des musées de France sont à la disposition de celles et ceux qui souhaitent des précisions ou des éclaircissements. »

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5 juillet 2016 2 05 /07 /juillet /2016 10:01
Pourquoi les notices diffusées sur Joconde sont-elles signées ?

La rubrique « Rédacteur de la notice » est présente sur toutes les notices diffusées sur le catalogue collectif des collections des musées de France. Il s’agit d’une information exportée à partir de l’outil de gestion dans lequel a été produite la notice. Si signer ses notices est une pratique courante lors de la publication d’un catalogue d’exposition papier, cette pratique, transposée à une base de données, mérite qu’on s’attarde quelques instants sur ce que cela implique.

Un droiit d’auteur sur une notice ?

Le fait de signer une notice et de faire apparaître le nom de son rédacteur lors de la mise en ligne pose le sujet du droit d’auteur d’un agent public sur la notice descriptive d’objet. Si la loi reconnaît un droit d’auteur à un agent public, les droits patrimoniaux « sont en revanche cédés de plein droit à l’employeur pour ce qui est strictement nécessaire à l’accomplissement de missions de service public ».

Il faut savoir que, dans le cadre de la publication sur Joconde, les données sont diffusées dans un contexte culturel et pédagogique, sans usage commercial. En conformité avec les engagements mutuels de versement, le service des musées de France s’engage à ne pas autoriser de façon unilatérale la réutilisation des notices et images versées par le musée, dans un contexte commercial.

Cette précision étant donné, on peut reconnaître une certaine forme de droit moral lié au travail de collecte, de mise en forme et de validation des informations par un ou plusieurs membres du musée. Le respect de la paternité, et donc l’indication du nom d’une personne physique, est un minimum couramment admis dans les licences de réutilisation des données publiques. C’est aussi une façon d’assumer la responsabilité scientifique et administrative des informations que le musée diffuse au public.

Un ou plusieurs auteurs ?

L’information récupérée dans la rubrique « Rédacteur de la notice » provient de l’export des données issues de l’outil de gestion des collections, au moment du versement d’un lot de notices.

Selon les outils, cette information sera soit saisie dans la notice et donc contrôlable avant l’export, soit retranscrite par le logiciel à partir des informations de connexion de l’utilisateur et contrôlable a posteriori par les responsables de Joconde.

Il est donc possible de co-signer des notices si plusieurs intervenants ont apporté des informations ou si une personne en a assuré la relecture finale.

La charte de saisie de l’équipe doit énoncer ce que le musée prévoit en équipe à ce sujet, en adéquation avec le fonctionnement de l’outil du musée.

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20 juin 2016 1 20 /06 /juin /2016 15:03

Autorisée par la réglementation liée au Code du Patrimoine (arrêté du 25 mai 2004), l’édition informatisée du registre d’inventaire permet, aux musées qui le souhaitent, de constituer – ou de reconstituer – leur registre d’inventaire au moyen de leur base de données. Le fait que ce registre soit illustré des photographies des différents biens qu’il énumère n’est pas le moindre progrès en matière de précision accrue de l’identification des collections. Encore faut-il utiliser une encre qui garantisse la pérennité des données réglementaires portées par ce document une fois imprimé.

La norme ISO 11798:1999 Permanence et durabilité de l'écriture, de l'impression et de la reprographie sur des documents papier (dont la référence est donnée depuis plusieurs années, notamment sur l’espace professionnel du site Joconde) s'applique aux encres utilisées pour l’impression de documents en noir et blanc comme à des documents couleur.

Cette norme énonce les prescriptions sur les éléments suivants:

  • résistance et apparence des couleurs de l'image,

  • solidité à la lumière,

  • résistance à l'eau,

  • transfert d'une image enregistrée,

  • résistance à l'usure,

  • résistance à la chaleur,

  • effet de l'enregistrement sur la résistance mécanique du papier.

La qualité et la permanence des images et des textes repose également sur l’utilisation d’un papier permanent répondant à la norme ISO 9706:1994.

Pour l’impression de vos registres réglementaires (exemplaire du musée et copie de sécurité archivée), vous devez exiger de votre fournisseur ou prestataire, un produit répondant à ces normes.

Leur utilisation, associée à une reliure de conservation et à une conservation respectueuse des règles de conservation préventive des documents graphiques, devrait assurer à vos registres d’inventaire une longévité à la hauteur de leur caractère juridique et stratégique.

NB : « Seules les parties informatives (domaine d’application, définiitions) sont consultables gratuitement. L’accès au contenu intégral de la norme est payant. » nous précise le site iso.org. Néanmoins, ces normes sont bien connues des professionnels.

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13 juin 2016 1 13 /06 /juin /2016 11:21
Les collections des musées d’art d’Angers en ligne

Depuis le 1er juin 2016, les musées d’Angers donnent accès en ligne sur leur site local à leurs collections d’art. En parallèle à leur participation à Joconde, catalogue collectif des collections des musées de France, les musées d’Angers développent ainsi un nouvel axe de leur stratégie de diffusion numérique sous l’angle de la réutilisation des images.

Plus de 78 % des collections des musées d’Angers ont été mis en ligne au début de ce mois. La galerie David d’Angers, le musée des antiquités Saint-Jean, le musée des beaux-arts, le musée Jean-Lurçat et de la tapisserie et le musée Pincé ont uni leurs efforts pour proposer plus de 42.000 œuvres (31.000 illustrées). L’objectif des prochaines années est de faire évoluer le catalogue vers la complétude.

L’internaute dispose de fonctionnalités lui permettant d’affiner sa recherche (recherche libre, recherche multi-critères avec listes déroulantes, aide en ligne, historique, liens hypertexte intra notices) ou d’en exploiter les résultats (plusieurs modes de tris possibles, affichage liste ou planche contact, panier de notices abrégées récupérable en pdf, impression, partage…)

Innovation notable dans le paysage numérique culturel français : l’internaute dispose sur ce site de la possibilité de commander gratuitement jusqu’à trente images en haute-définition par an.

Voici quelques extraits du communiqué de presse afin d’en savoir plus sur cette offre élargie :

« Les musées d’art de la Ville d’Angers sont engagés depuis une dizaine d'années dans la valorisation de leurs collections en ligne. Pour ce faire, ils s'appuient sur le Portail des collections nationales "Joconde", piloté par le ministère de la Culture. 8 187 fiches techniques, principalement issues du Musée des Beaux-arts (peintures, dessins et sculptures), y sont consultables.

Toutefois, face à la forte augmentation des consultations des collections des musées d'Angers sur le portail Joconde - 290 911 en 2015, contre 154 399 en 2014 - la Ville a décidé d'offrir un accès élargi aux fiches des œuvres en publiant également l'intégralité de sa base de données sur le site internet des musées d’Angers.

[…]

La Ville d’Angers a choisi de mettre à disposition gratuitement et en haute-définition les images des œuvres proposées en ligne, dans la limite de 30 images par internaute et par an (hormis celles protégées par le droit d’auteur). Ces illustrations haute-définition pourront être commandées au service documentation des musées d’Angers directement via les fiches détaillées des œuvres proposées en ligne. »

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9 juin 2016 4 09 /06 /juin /2016 11:10

C'est avec un grand plaisir que nous vous informons que Sophie Daënens, responsable de Joconde pour les collections d'ethnologie, histoire, sciences et techniques, a réintégré l'équipe du bureau de la diffusion numérique des collections le 1er juin dernier.

Vous pouvez donc à nouveau prendre contact avec elle pour des conseils sur l'informatisation de vos collections ou leur versement sur le catalogue collectif.

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