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23 mai 2017 2 23 /05 /mai /2017 10:47

Les rubriques des bases de données sont souvent foisonnantes. Les profils de saisie sont extrêmement utiles pour afficher sur son écran de travail une sélection pertinente de champs à renseigner prioritairement selon l’usage. Cela permet notamment de cadrer (et d’encadrer) la saisie en cas de renfort de personnel temporaire. Atttention tout de même à ne pas trop réduire la voilure !

Le paramétrage d’un profil de saisie ne se décide pas à la légère. Vous pouvez lire ou relire nos recommandations à ce sujet sur le site Joconde. Selon les outils de gestion de collections, la possibilité de les créer et de les modifier est réservée à l’administrateur, voire décidée une fois pour toutes au moment du déploiement de l’outil avec l’éditeur. Il est important de pouvoir anticiper ces situations.

Afin de faciliter la saisie et la relecture des notices – ainsi plus courtes, les profils peuvent être déclinés selon :

- le type de collections,

- selon le domaine métier de l’intervenant (chargé de collections / médiateur / régisseur, etc.),

- le cadre d’intervention (préparation d’une publication, récolement, inventaire réglementaire, etc.).

Dans un cas comme dans les autres, attention à vérifier régulièrement l’utilisation de ces profils et la qualité de la saisie qui en résulte.

En effet, une sélection de rubriques trop restreinte ou inadaptée, alliée à une connaissance parcellaire des autres champs disponibles, peut inciter les utilisateurs à saisir l’information dans une rubrique inadéquate ou à avoir recours, faute de mieux, à un champ de texte libre du profil au lieu du champ pertinent non affiché.

Visuel : BRISSET Pierre-Nicolas, Tête de femme de profil à droite, fusain sur papier,19e siècle, Angers, musée des beaux-arts, © P David ; © Angers, musées d'Angers

Article rédigé sur une idée d'Angelina Meslem, bureau de la diffusion numérique des collections

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19 mai 2017 5 19 /05 /mai /2017 13:04

Michèle Galdemar est administratrice de la base de données du musée Guimet. Depuis deux ans, elle travaille à la vérification et à l’harmonisation des vocabulaires contrôlés, qui sont autant de points d’entrée dans la richesse des collections. Elle nous explique comment cette opération de longue haleine s’avère une solution immédiate pour améliorer durablement les performances de la base de données du musée.

Visuel : Le bodhisattva Avalokitesvara à huit bras, Hanoi, 18e siècle,

Photo (C) RMN-Grand Palais (musée Guimet, Paris) / Thierry Ollivier

Bureau de la diffusion numérique : Présentez-nous la situation de départ en quelques mots...

Michèle Galdemar : La base du musée a été créée sur un outil du marché lorsque les collections ont été mises en réserve, à l’occasion de la rénovation du musée Guimet à la fin des années 1990. Les collections ont été saisies au fur et à mesure de leur déménagement.

Le déploiement des collections sur deux sites distants, non connectés informatiquement pour des raisons techniques, a nécessité le développement de deux bases dont les thesaurus ne sont pas symétriques. Il existe aussi des outils de gestion informels comme des tableurs.

BDNC : Quel état des lieux préalable avez-vous fait ?

MG : La plus petite des deux bases (3.300 notices d’oeuvre) est remarquablement homogène. Tandis que la seconde (70.000 notices) se caractérise par une hétérogénéité sans commune mesure. Cette dispersion des données pénalise lourdement ses performances en recherche et rend presque impossible toute volonté de se conformer à une charte de saisie.

Les administratrices précédentes ont essayé de mettre en place des outils : création de thesaurus, charte de saisie. Mais ces préconisations ont fait long feu et les thesaurus initialement constitués ont été contournés.

Les contributions significatives en dehors des saisies en masse (déménagement et récolement) reflètent les fragmentations fonctionnelles du musée, à l’image d’une chaîne de montage sur laquelle chaque action est découplée de la suivante.

Il en résulte une pollution invraisemblable des index.

BDNC : Pouvez-vous caractériser ces dysfonctionnements avérés des index ?

MG : Oui, ils sont de plusieurs types

  • détournement de l’index, la table de référence « Domaine » a été détournée pour les descriptions formelles et iconographiques au détriment du thesaurus documentaire « Mot clé ». Ainsi la base Guimet compte 460 domaines (contre 160 dans Joconde). Le thesaurus des Titres (multi-thesaurus Désignation) a suivi la même évolution.

  • doublement de l’index, les mêmes données sont présentes dans deux multi-thesaurus distincts. Il existe 7 à 8 thesaurus « Personnes/collectivités » correspondant à la nature du lien de la personne/collectivité avec l’oeuvre (personne représentée, collectionneur et dernier propriétaire, musée et déposant etc).

  • l’éparpillement des informations en zone de notes : les données utiles pour la régie des œuvres (constante de conservation) sont éparpillées dans les matières et techniques (support rigide), les notes de désignation (encadrement), notes de récolement etc.

BDNC : Votre constat s’est-il cantonné aux index ?

MG : Non, j’ai aussi trouvé des inversions de saisies dues à une incompréhension de la base, sa structure et son fonctionnement. Certaines Tables de références ont été utilisées pour saisir les valeurs et non les qualifier, comme dans le cas de la rubrique « Autre numéro » et « Numéro de marquage ». La charte de saisie préconisait la saisie des valeurs dans le champ de gauche (qualification du numéro) et non dans la rubrique en texte libre de droite, destinée aux valeurs.

A mon arrivée : plus de 13.000 occurrences dans la table de référence, rendant impossible toute recherche sur des éléments fragmentaires et sans possibilité de récupérer les résultats à moins de faire un panier, notice après notice. Cette inversion a été repérée et le champ est en cours de correction, manuelle, notice après notice. Nous sommes au milieu du gué et il est impossible désormais d’automatiser la correction sous peine de perdre ou les données déjà corrigées ou celles à reprendre.

BDNC : Quels critères d’analyse des données avez-vous privilégiés ?

MG : A l’issue des formations dispensées par l’éditeur, je me suis plongée dans les manuels fournis pour retrouver l’esprit initial de la base telle qu’elle avait été conçue, que j’ai confrontés aux préconisations de Joconde. Les manuels d’utilisation apportent une base de catalogage objective, une vue panoramique de la structure de la base et expliquent la destination de chaque champ.

Puis j’ai exporté les valeurs des différents thesaurus pour les analyser selon les critères suivants :

- structuration du thesaurus par application du filtre hiérarchie,

- cohérence sémantique (les doublons non repérés par Micromusée, valeurs nécessitant d’être éclatées en descripteurs plus simples et plus flexibles),

- pertinence de la valeur par rapport à l’objet de la rubrique qu’il renseigne.

BDNC : Quelle organisation a présidé ensuite au nettoyage des index ?

MG : Cette reprise des index s’est faite avec le concours des conservateurs pour ceux des thesaurus gérant des données spécifiques aux collections asiatiques du musée Guimet.

J’ai accordé la priorité aux index les plus sollicités en saisie et en recherche :

  • Les numéros d’identification en vue de la migration (rubrique : Autres numéros) dont la consolidation n’est pas automatisable

  • création (datation et lieux) : organisation hiérarchique essentiellement

  • matières et techniques : reconstruction des thesaurus à partir des TG puis propositions aux conservateurs pour validation des termes

  • personnes collectivités : fusions et déplacements de thesaurus

  • le fichier des Acquisitions

Certains thesaurus ou fichiers ne peuvent être consolidés en masse. Ils sont repris notice après notice, comme le fichier des Acquisition et la rubrique « Autre numéro ». Pour les autres, les corrections sont faites par modification par lot, à partir de lots homogènes de notices.

BDNC : Avez-vous décidé d’exclure certaines données de cette consolidation ?

MG : Oui, ce que j’appellerais les « thesaurus morts-nés », composés de quelques valeurs uniquement, j’ai réaffecté les valeurs dans d’autres thesaurus plus structurés ou reporté la valeur dans un champ note de la notice œuvre.

Certains thesaurus étant irrécupérables, ils seront migrés en l’état sans consolidation.


 

BDNC : Quels bénéfices percevez-vous à cette consolidation ?

MG : Dès aujourd’hui, le nettoyage par les index donne une vue d’ensemble de la base et la cohérence des thesaurus donne rapidement des résultats visibles. La recherche est plus performante ; les valeurs invalides cessent de se propager dans la base ; la saisie devient plus simple à partir de listes d’autorités claires et structurées. Tout le musée tire ainsi un bien meilleur profit de l’utilisation de la base.

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9 mai 2017 2 09 /05 /mai /2017 09:37

Travail personnel, 6 novembre 2011, CoyauL’une des prérogatives de l’administrateur de la base de données du musée est de répartir les accès aux différents intervenants tout en assurant la sécurité des données. Une mission importante et délicate car elle peut révéler dans une certaine mesure des rapports de force au sein de l’équipe. Entre total laisser faire et autoritarisme contre-productif, un équilibre est à trouver. Voici quelques conseils pour que cette gouvernance se passe au mieux.

 

[Visuel : Tableau d'échantillons de clés en aluminium, 1892, Paris, Musée des arts et métiers, Photographie : travail personnel, 6 novembre 2011, Coyau]

« Gérer les droits », c’est paramétrer dans l’outil de gestion des collections les autorisations en lecture et écriture, affectées aux différents utilisateurs, sur tout ou partie de la base.

Certains points appellent à la vigilance.

- Savoir concrètement gérer les droits : Techniquement, rien de compliqué. Les modules « administrateur » des outils, accessibles - comme leur nom l’indique – au seul administrateur grâce à une connexion réservée - permettent de déterminer des groupes d’utilisateurs et de leur affecter des droits de consultation, saisie, modification, export, validation ou suppression sur telle rubrique, tel vocabulaire contrôlé, pour tel ensemble de notices et de leur donner, ou non, la possibilité d’avoir recours à telle ou telle fonctionnalité. Bien entendu, l’administrateur sera vigilant quant à la méthodologie et aux latitudes laissées par l’outil pour administrer les droits. Préparé sur le papier, ce paramétrage sera transposé dans l’outil suite à la formation administrateur ou au moins après une lecture attentive du manuel d’utilisation et un entretien éventuel avec l’assistance de l’éditeur.

- Evaluer les besoins : Des cas d’usage et des groupes d’utilisateurs (régisseurs, chargés de collections, stagiaires, etc.) sont créés: l’espace de travail de chacun est ainsi virtuellement défini. Afin de constituer ces groupes d’utilisateurs, correspondant aussi à différents scénarios possibles d’utilisation, il convient, au préalable, de collecter les besoins de consultation ou de travail, qu’ils soient quotidiens ou plus occasionnels ; de savoir si des ensembles de collections définis sont concernés, et bien sûr, de connaître le niveau de formation et de compétence en informatique documentaire de chacun.

- Administrer avec clairvoyance : Affecter des droits, c’est étendre ou limiter le périmètre d’intervention et la portée de chacune des actions des utilisateurs. C’est en soi une forme de pouvoir, il faut donc affecter ces droits avec discernement et fonder ses décisions sur un dialogue. L’organisation des accès par groupes, la répartition des utilisateurs et les critères fondant cette répartition pourront être validés hiérarchiquement pour s’appliquer plus efficacement.

- Gouverner en transparence : Les règles du jeu doivent être claires pour tous et demeurer cohérentes sur le long terme. Les utilisateurs doivent savoir ce qu’il peuvent faire ou non dans l’application. La charte de saisie peut énumérer les groupes et les droits affectés.

- Assurer la maintenance de ces droits : Il n’est pas forcément opportun de multiplier le nombre de ces groupes. N’oubliez pas qu’il faudra maintenir ce fonctionnement opérationnel, notamment en fonction des changements de fonction, du départ ou de l’arrivée des collègues. Sans aller jusqu’à tout laisser accessible par défaut, il est contreproductif de limiter à outrance ces accès, au risque d’aboutir à une « usine à gaz ».

Il peut être particulièrement utile d’associer à un groupe un profil de saisie.

- Pérenniser ce paramétrage : L’administrateur a le devoir de sauvegarder ce paramétrage (groupes, utilisateurs, accès différenciés, critères d’attribution). C’est le reflet de la vie de la base et de l’organisation du travail en équipe. Certains outils permettent d’exporter sous forme de tableur ce paramétrage, d’autres non. Dans ce dernier cas, il faudra le consigner dans un tableur, sans oublier de le mettre à jour, afin qu’il puisse être partagé, faire référence et éventuellement être reproduit en cas de changement d’outil.

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20 mars 2017 1 20 /03 /mars /2017 07:14

Le vingt-huitième numéro de notre lettre d'information trimestrielle est paru sur le site Joconde.

En complément des rubriques habituelles, vous pourrez lire le dossier consacré à l'unité documentaire du service des musées de France.

Rattachée au bureau de la diffusion numérique des collections de la sous-direction des collections depuis avril 2016, l'unité se réaffirme comme centre de ressources.

 

N'hésitez pas à vous abonner.

Très bonne lecture et à bientôt !

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13 mars 2017 1 13 /03 /mars /2017 07:37

Le 12 décembre 2016, le ministère de la culture et de la communication et Inria ont signé une convention-cadre de recherche et développement visant à stimuler le montage de projets dans le champ du numérique, initiés par les services à compétence nationale, les établissements publics et les services d’administration centrale du ministère.

 

Cette journée fut l’occasion de dresser le bilan et des perspectives sur "Le web sémantique pour les données culturelles".

Les présentations et les captations audio viennent d’être publiées sur le site du ministère.

 

Vous y trouverez également des informations sur la signature de la convention-cadre avec Inria et sur les publications produites par le ministère dans le cadre de la feuille de route Stratégie "métadonnées culturelles et transition web 3.0".

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6 mars 2017 1 06 /03 /mars /2017 08:48

Voici notre sélection de formations pour 2017 dans les catalogues du département de la formation scientifique et technique (direction générale des patrimoines, ministère de la culture), de l’institut national du patrimoine et de l’office de coordination et d’information muséales.

Nous vous indiquons quand certaines dates de sessions ont changé par rapport aux catalogues initialement parus.

Vous trouverez plus d’informations sur le contenu et les modalités d’inscription en suivant les liens indiqués pour chaque organisateur.

 

Formations organisées par le département de la formation scientifique et technique

 

- Les musées sur Internet : recherche documentaire et veille - stage n°22.

Du 4 au 6 avril. 3 jours à Paris (s’inscrire avant le 3 mars – il reste des places)

 

- Médiations numériques – stage n°38

Du 16 au 17 mai. 2 jours à Paris (s’inscrire avant le 14 avril)

 

- Recherche documentaire et veille dans les domaines patrimoniaux – stage n°45

Du 22 au 24 mai. 3 Paris à Paris (s’inscrire avant le 21 avril)

 

- Inventaire (1ère partie) : Inventaire des collections et marquage – stage n°56

Nouvelles dates : du 8 au 9 juin (s’inscrire avant le 5 mai)

 

- Diffuser les collections d'un musée de France – stage n°59

Du 12 au 14 juin. 3 jours au Musee des Beaux-arts d'Angers (s’inscrire avant le 12 mai)

 

- Les réseaux sociaux, une première approche pratique – stage n°70

Du 18 au 20 septembre. 3 jours à Paris (s’inscrire avant le 14 juillet)

 

- Devenez partenaire du moteur de recherches 'collections' – stage n°72

Le 19 septembre. 1 jour à Paris (s’inscrire avant le 28 juillet)

 

- Inventaire (2ème partie) : Récolement décennal et post-récolement – stage n°81

Du 02 au 03 octobre. 2 jours à Paris (s’inscrire avant le 1er septembre)

 

- Informatiser et documenter les collections d’un musée de France – stage n°83

Nouvelles dates : du 8 au 8 novembre. 3 jours à Paris (s’inscrire avant le 15 septembre)

 

- La stratégie des réseaux sociaux dans un établissement patrimonial – stage n°99

Du 17 au 19 octobre. 3 jours à Paris (s’inscrire avant le 8 septembre)

 

- Patrimoine et numerique (techniques de modélisation 3D) – stage n° 114

Du 14 au 16 novembre. 3 jours à Pessac

Formation organisée par l’office de coordination et d’information muséales

- Définir un projet numérique de médiation

Du 13 au 15 juin. 3 jours à Rennes

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9 janvier 2017 1 09 /01 /janvier /2017 07:45

Le mois de janvier est celui du renouveau mais aussi des bilans ! Joconde n’échappe pas à la règle. Retrouvez les notices et images versées en 2016 et quelques éléments statistiques.

 

Grâce à la page « Nouveaux musées et versements 2016 », retrouvez les notices et images des musées qui ont fait l’actualité de Joconde :

- les musées qui ont participé pour la première fois en 2016 ;

- les musées qui participent à nouveau ;

- les musées dont les versements sont, d’année en année, d’une remarquable régularité.

Et Joconde, c’est :

  • 565.000 notices dont 370.000 illustrées d’une à 7 images

  • 71 musées ont versé de nouvelles données en 2016 dont 24 nouveaux musées

  • 18.700 nouvelles notices en 2016

  • 29 millions d’images vues, soit 1 chaque seconde !

  • 4,7 millions de pages web consultées

  • 2,3 millions de sites visiteurs

(chiffres 31/12/2016)

A noter, les statistiques des images vues et de la consultation des expositions virtuelles, musée par musée, sont en ligne chaque mois.

 

Pour participer au catalogue collectif des collections des musées de France, n’hésitez pas à contacter les responsables de la base et du site Joconde.

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3 janvier 2017 2 03 /01 /janvier /2017 14:14

 

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22 décembre 2016 4 22 /12 /décembre /2016 10:53

Le vingt-septième numéro de notre lettre d'information trimestrielle est paru sur le site Joconde.

En complément des rubriques habituelles, vous pourrez lire le dossier consacré aux collections Rothschild dans les institutions publiques françaises, avec un texte émanant de l'équipe de l'institut national d'histoire de l'art, responsable de ce programme.

 

N'hésitez pas à vous abonner.

 

Bonne lecture et très belle fin d'année à tous !

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28 novembre 2016 1 28 /11 /novembre /2016 07:49

Le SITEM, salon international des musées, des lieux de culture et de tourisme, se tiendra à Paris, aux Docks, Cité de la mode et du design, du 10 au 12 janvier 2017. Comme chaque année, c'est un moment privilégié pour rencontrer éditeurs, prestataires et fournisseurs.

Vous pouvez dès maintenant télécharger votre badge d'accès et vous inscrire aux conférences et ateliers.

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