Lundi 25 août 2014 1 25 /08 /Août /2014 09:45

plage de septembreDernière ligne droite avant la rentrée : c'est le moment de prendre de bonnes résolutions et de tirer profit des corrections transversales apportées aux données et au traitement des images numériques des collections, comme l'ont détaillé nos deux derniers articles.

Cette semaine donc, l'idée, c'est de réfléchir à certaines pratiques, bonnes ou mauvaises, vis-à-vis de l'informatisation des collections et de tracer des pistes concrètes d'action.



Un petit bilan s'impose :


- les corrections identifiées comme nécessaires proviennent-elles d'une mauvaise utilisation de l'outil, à laquelle l'administrateur de la base de données pourrait remédier avec des séminaires internes ou la programmation de formations via l'éditeur de l'outil ?


- Le statut juridique de certains objets est-il à éclaircir ? Des matériels d'étude, répondant aux critères de la circulaire officielle, ont-ils été identifiés ?


- Des recherches pour fiabiliser certaines données sont-elles à faire ? Dans quel délai ?


- Où en est le récolement décennal ? S'il n'est pas encore achevé, c'est le moment de mobiliser l'équipe sur un planning pour résorber le passif. Si les campagnes sont closes, il faut mettre en place la rédaction des procès-verbaux en extrayant les données pertinentes du système informatisé (statistiques, organisation de la procédure, etc.). Les opérations liées au post-récolement doivent être organisées.


- Quelle est la part de notices qu'il faut absolument compléter ? Selon quelles conventions ? Quelle est la part des notices abouties tant dans leur fond que leur forme et qui pourraient être les heureuses élues d'une publication en ligne ?


- Les vocabulaires contrôlés doivent-ils être remaniés ? Les notices corrigées ?


- La couverture photographique des collections est-elle à compléter ? Pour quels objets en priorité ? Dans quel délai ? Une régularisation des droits de diffusion est-elle à mener ?

Ces pistes de questionnement sont bien sûr à décliner en fonction de l'actualité, du projet scientifique et culturel et des collections du musée. Ces bonnes résolutions ont intérêt à être formulées sous la forme d'une charte de saisie et d'un plan d'informatisation : des outils précieux pour fédérer les forces de l'équipe et maintenir le cap.


Très belle rentrée à tous !

Par Bureau de la diffusion numérique des collections - Publié dans : Méthode
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Lundi 18 août 2014 1 18 /08 /Août /2014 09:50

 

04760003769-m047604_0000638_p.jpgNous poursuivons notre présentation des interventions globales possibles sur les ressources informatisées du musée, bienvenues en cette période estivale plus calme dans les coulisses de l'établissement. Après les corrections transversales de la base de données détaillées la semaine dernière, nous passons en revue cette semaine les traitements possibles sur les images liées aux notices.

 

Le lien entre notice et image(s), c'est justement là un point important que la multiplication des prises de vues, notamment lors du récolement, fait parfois négliger. C'est le moment de s'atteler à la tâche afin d'optimiser la couverture photographique des collections. Des outils d'import automatique existent sur les logiciels et peuvent vous faire gagner un temps précieux. Renseignez-vous auprès de l'éditeur de votre outil de gestion de collections.

 

Il est parfois nécessaire d'opérer un tri dans les images stockées, qu'elles soient liées ou non aux notices. Avec l'aval de l'éventuel service photographique du musée et en cohérence avec la politque d'archivage des données, on mettra de côté les doublons, les images floues, dégradées par le temps, prises avant la restauration de l'objet, prises selon des conventions ou paramètres techniques désormais obsolètes (cadrage, couleur du fond, définition, résolution, numérisation ancienne, etc.).

 

L'idéal est ensuite de classer les fichiers numériques des clichés dans un ordre logique d'affichage : vue principale en premier suivie des autres points de vue et des détails. N'oubliez pas que les notices exportées vers Joconde font apparaître les sept premières illustrations dans l'ordre que vous avez vous-même déterminé en amont.

 

Ce passage en revue de l'existant ne peut se faire que par phases ou selon certaines priorités si la base de données est conséquente. Cela peut révéler des besoins de complétude image sur lesquels il faudra revenir dans un second temps.

 

Enfin, il peut s'avérer utile de faire un bilan des droits patrimoniaux éventuellement en vigueur pour la diffusion de certaines images. Quels artistes, quels photographes sont concernés ? Pour les auteurs relevant du domaine privé, un contrat de cession de droits de diffusion à titre gracieux a t-il été proposé ? Ce contrat est-il toujours valable ? Dans combien de temps faudra-t'il le renouveler ? Tous les usages présents et à venir sont-ils bien couverts par ce contrat ? Des recherches (auteur, ayant droit) doivent-elles être menées ? Ces recherches peuvent-elles être conjointes à un autre musée ? Et en ce qui concerne le droit moral, le nom du photographe apparait-il bien pour les images liées aux notices ?


Ce bilan peut impliquer des régularisations qui peuvent être plus ou moins immédiates. Leur planification pourra être envisagée. Nous reviendrons sur le sujet des bonnes pratiques à pérenniser la semaine prochaine.

Par Bureau de la diffusion numérique des collections - Publié dans : Méthode
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Lundi 11 août 2014 1 11 /08 /Août /2014 09:19

1024px-Flip_flops_-_just_pick_one_up.jpgLe mois d'août, généralement moins trépidant que les autres mois de l'année, s'avère propice au fameux "travail de fond". Alors, pour les courageux qui ont troqué l'écran total pour l'écran d'ordinateur, nous proposons une mini-série d'articles suggérant des pistes d'harmonisation des données du système de gestion des collections.

 

(c) Jairo / Wikimedia commons

 


Les intervenants sur la base de données sont moins nombreux en période estivale. Cela facilite les interventions d'envergure qui peuvent impliquer des temps d'immobilisation du système.

 

Il faut rappeler avant tout que ces interventions relèvent de la personne qui bénéficie au sein du musée des droits d'administration sur la base de données.

Un "simple" utlisateur aura un périmètre d'intervention circonscrit à son domaine de compétence et une marge de manœuvre plus réduite (impossibilité de supprimer une notice ou un terme de liste d'autorité par exemple). Mais cela n'empêche pas de prendre un peu de recul sur ses pratiques d'informatisation des collections.


Pour l'administrateur, c'est l'occasion de contrôler la cohérence des vocabulaires contrôlés utilisés pour indexer les oeuvres (listes d'autorité, thésaurus, lexiques). Les éditer permet de les appréhender globalement. C'est le moment de régulariser les termes "sauvages" (non insérés dans la hiérarchie du vocabulaire contrôlé) ou parasites (insérés par erreur dans le vocabulaire). Les candidats descripteurs seront validés ou refusés.


Une fois les termes rentrés dans le rang, les notices seront corrigées par lot de façon systématique. L'archivage des notices et l'historique des interventions mémorisé par le logiciel permettent de ne pas faire ce travail sans filet.

Par Bureau de la diffusion numérique des collections - Publié dans : Méthode
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Lundi 7 juillet 2014 1 07 /07 /Juil /2014 10:04

mnm.jpgDepuis le 1er juin 2014, le musée national de la Marine publie les pièces majeures de ses collections sur son site Internet. Marjolaine Mourot, conservateur en chef, responsable du service des collections du musée, nous entrouvre les coulisses de cette mise en ligne et de l'administration des collections informatisées qu'elle implique.

 

 

Dans quel contexte technique la mise en ligne des collections s'inscrit-elle ?

Les notices des collections actuellement en ligne représentent une sélection de notre base de données. Le musée de la Marine s'est informatisé très tôt, dès 1989. Cette gestion des collections a toujours été unifiée mais les lieux de conservation des objets sont multiples : site de Paris et musées des ports de Brest, Port-Louis, Rochefort et Toulon, réserves décentralisées. L'accès aux collections informatisées à distance et en temps réel est devenu indispensable au fil des années. Notre système informatisé a donc été porté fin 2013 sur un nouvel outil de gestion de collections dont la technologie "full web" permet de répondre à cet impératif.

 

Comment avez-vous piloté le chantier de migration de données ?

C'est une reprise des données à grande échelle qui a été opérée : 33.000 notices sont concernées. Un dialogue suivi avec le prestataire a été très précieux pour assurer ensemble une vigilance sur nos données. La reprise est satisfaisante ; c'est à nous désormais de nous familiariser avec les fonctionnalités de l'outil pour retrouver nos données dans un nouvel environnement.

Néanmoins, si les choses étaient à refaire, j'organiserais les tests de façon différente : je monopoliserais davantage de membres de l'équipe sur un temps défini pour procéder à des vérifications précises. Avec le recul, cela me semble indispensable pour repérer un maximum d'anomalies avant la migration proprement dite et cerner certaines difficultés liées au changement d'outil et de méthodes de travail.

En plus du changement de système, nous avons fusionné la base de données des collections avec celle de la photothèque. Cela a été un peu plus complexe, notamment pour le prestataire, mais le système a gagné en cohérence. Par exemple, en plus du lien notice - image, nous récupérons désormais immédiatement les informations de gestion des clichés (nom du photographe, etc.). Nous avons encore beaucoup de travail pour unifier et toiletter les thésaurus communs, comme les biographies par exemple.

 

Quelle stratégie de mise en ligne avez-vous mise en place au sein du musée ?

La mise en ligne des collections était un objectif depuis le début du projet de réinformatisation. À ce jour, 1.375 notices sont en accès public. Nos critères de sélection ont été les œuvres présentées dans des expositions temporaires ces dix dernières années et les œuvres phares exposées dans nos différents musées. Ce corpus va s'accroître au fil du temps avec les nouvelles acquisitions, les nouveaux projets d'expositions et les campagnes de prises de vue. Avec les conservateurs et les chargés de collections, nous partageons un panier de notices proposées pour la mise en ligne. Je validerai cette sélection au fur et à mesure.

L’un des points fortde cette mise en ligne est la possibilité de créer des expositions virtuelles. Pour l’ouverture du site, nous en avons réalisé cinq ; deux autres sont en préparation. Elles ont été envisagées en fonction de deux objectifs différents : soit pérenniser une exposition temporaire, soit faire un rapprochement virtuel entre des œuvres qui n’ont jamais été rassemblées. Le service de la Conservation est donc totalement autonome dans la gestion de ces expositions virtuelles dont la mise en œuvre est facile. Mais qu’on ne s’y trompe pas : chacune d’elle doit être conçue comme un projet à part entière !

 

Comment gérez-vous les notices en ligne ?

L'enrichissement du corpus en ligne se fait très simplement, et dès qu'on le décide, grâce au moissonnage de la base de données. Le processus ne présente aucune difficulté : chaque notice de la base de données est pourvue de cases à cocher permettant de la retenir pour un export Joconde et/ou pour une diffusion restreinte ou publique sur notre site ; c’est à partir de ce dernier critère que l’administrateur du "back office" peut déclencher le moissonnage des notices et des photographies liées, pour une première mise en ligne ou pour une mise à jour.

La plateforme de mise en ligne présente un graphisme et une ergonomie conformes au reste du site du musée. C’est un point sur lequel le responsable de notre service multimédia avait beaucoup insisté et qui a été traité très harmonieusement par le prestataire.

Les notices en ligne comprennent des rubriques classiques d'identification dont certaines sont dotées d'hyperliens. Nous avons sélectionné ces rubriques parmi les nombreuses propositions possibles, un choix modifiable à tout moment. Une rubrique de description rédigée permet d'en savoir plus sur l'œuvre. Nous faisons désormais particulièrement attention à cette rubrique lorsque nous saisissons nos informations : nos commentaires de gestion interne sont reportés dans une autre rubrique non diffusée. De fait, notre outil de gestion des collections devient également un outil de communication, ce qui oblige désormais chacun des conservateurs à rédiger les notices d’œuvres en fonction d’une probable diffusion.

 

Justement, quel est l'impact de la mise en ligne sur l'informatisation des collections ?

La mise à jour facilitée des notices en ligne est un point fort : les erreurs ou les incohérences de saisie ancienne sautent aux yeux, une fois les données mises en ligne ! Par exemple, de nombreuses dénominations devront être transférées dans le champ Titre ; certaines mesures sont à uniformiser (notre nouvel outil s’y prête) - ce qui permettra d'avoir une information réellement exploitable pour le stockage et l'exposition des œuvres… Cela permet de pointer les problèmes et d'orienter les corrections. À terme, bien sûr, une charte de saisie mémorisera ces bonnes pratiques, mais cela impose de maîtriser l'utilisation de cette nouvelle base de données de façon approfondie.

La gestion des droits nous permet d'avoir une organisation du travail répartie selon les domaines de compétence. Cela est important car il peut y avoir jusqu'à 17 intervenants - dont 5 relevant du service Recherche et de la photothèque - sur la base, tous droits confondus. Nous affinons en ce moment le paramétrage complexe des droits de lecture et d'écriture.

 

Pouvez-vous nous en dire plus cette diffusion dite "restreinte" ?

Actuellement, 26.585 notices - dont la moitié est illustrée - peuvent faire l'objet d'une "diffusion restreinte". Il s'agit des notices des collections - y compris celles déjà en ligne - hors matériel d'étude. Ces notices ont des champs plus nombreux que celles en ligne, mais il n’est pas envisageable à court terme de les vérifier systématiquement, tant sur fond que sur la forme, comme dans le cas de la diffusion publique pour laquelle nous avons pris soin de corriger et harmoniser les notices.

Ces notices seront bientôt accessibles à un nombre réservé mais élargi de collègues. L'accès aux données se fera, après validation de ma part, par la création d'un compte utilisateur avec authentification. Cela nous permet d'accompagner le changement d'outil de façon plutôt conviviale : nos collègues des sites distants, notamment, pourront ainsi se familiariser avec cette nouvelle interface et utiliser la base de données, ce qui leur était impossible jusqu’ici.

 

Lien vers le site du musée

Lien vers le communiqué de presse

Par Bureau de la diffusion numérique des collections - Publié dans : Les musées nous parlent
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Lundi 30 juin 2014 1 30 /06 /Juin /2014 09:04

Comme pour la direction régionale des affaires culturelles de Midi-Pyrénées qui organisa, avec le CNFPT les 5 et 6 juin derniers, deux journées de formation et de réflexion sur la mise en ligne des collections des musées de la région, notre équipe peut venir à votre rencontre.

Moment d'échanges précieux et stimulants entre profesionnels des musées et avec l'administration, ces rencontres permettent avant tout de réfléchir à ses pratiques et d'échafauder une stratégie de publication des collections muséales dans le contexte régional, qu'il existe ou non un ou plusieurs sites locaux.

Ce fut le cas donc dernièrement à Toulouse où onze musées ont pu réfléchir avec la conseillère pour les musées, les représentants de la section fédérée de l'association des musées et deux membres du bureau de la diffusion numérique des collections du service des musées de France, à une diffusion de leurs données, raisonnée entre le site régional et la base Joconde.

Savoir identifier les données diffusables, maîtriser (et dédramatiser !) le processus technique de versement sur Joconde, garantir aux publics un accès cohérent aux collections numérisées sont quelques uns des objectifs poursuivis par ces rencontres.

Ces séminaires de réflexion peuvent également prendre la forme de journées d'étude de sensibilisation, plus généralistes, comme cela a été le cas récemment en Ile-de-France et en Rhône-Alpes.

Nous sommes à la disposition des conseillers pour les musées en Drac pour mettre au point un programme sur mesure.

Par Bureau de la diffusion numérique des collections
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