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6 juillet 2015 1 06 /07 /juillet /2015 10:14
Les collections Rothschild dans les institutions publiques françaises

Dans le cadre de son programme « Les collections Rothschild dans les institutions publiques françaises » actuellement placé sous la responsabilité de Chantal Georgel, conseillère scientifique, l’INHA, en collaboration avec le musée du Louvre et la Bibliothèque nationale de France, mettra en ligne à la rentrée prochaine un portail destiné à faire connaître l'ampleur et la variété des œuvres ayant appartenu aux Rothschild et entrées dans les collections publiques françaises, la plupart par dons ou legs. Afin de réaliser ce projet, l'INHA est actuellement en train de procéder à une enquête auprès des institutions concernées.

Il s'agira de recenser environ 77 000 œuvres d'art, entrées dans les collections publiques françaises de 1885 à 1980, couvrant tous les domaines et toutes les techniques, de l'Antiquité à nos jours, et qui se trouvent aujourd'hui dans quelque 200 musées.

Ce portail sera mis en ligne parallèlement de la parution de l'ouvrage Les Rothschild, une dynastie de mécènes en France dirigé par Pauline Prévost-Marcilhacy (Éditions du Louvre/BNF/Somogy, à paraître début 2016). Il comportera des liens vers les institutions concernées, ainsi que vers la base Joconde dont les notices permettront de réunir une grande partie des informations rassemblées dans le cadre de ce projet.

Texte transmis par Laura de Fuccia, chef de projet à l'INHA

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29 juin 2015 1 29 /06 /juin /2015 09:30
Les musées de la Ville de Paris se lancent dans l'édition informatisée réglementaire du registre d'inventaire

Le Palais Galliera, musée de la Mode de la Ville de Paris, utilise désormais l'édition informatisée du registre d'inventaire. Ce changement est le fruit d'un partenariat entre le musée et la Mission Informatisation et Numérisation (MIN) de la Direction chargée des collections de l'établissement public Paris Musées, qui a paramétré dans l'outil de gestion commun aux institutions patrimoniales parisiennes ces fonctionnalités réglementaires.

Isabelle Jolfre, chargée de l’administration centrale de la base de données des musées de la Ville de Paris, nous explique ce qui a permis ce changement et ce qu'il représente.

" Depuis 2009, les musées relevant de l'établissement public Paris Musées, à l’exception de ses trois musées d’art contemporain membres du réseau Videomuseum (Musée d’art moderne de la Ville de Paris ainsi que les musées Bourdelle et Zadkine) sont équipés d'un nouvel outil de gestion des collections commercialisé par un éditeur étranger. Cette base leur permet d’assurer non seulement le catalogage et la gestion de leurs collections mais aussi de leurs fonds documentaires ainsi que de leurs archives patrimoniales.

Sur sa demande, et avec l’accord de la direction de Paris Musées, le Palais Galliera a été le premier musée de Paris Musées à inaugurer en 2014 le passage au registre d'inventaire édité informatiquement, selon l'arrêté du 25 mai 2004. Cette possibilité était particulièrement adaptée au contexte de ce musée qui reçoit chaque année un grand nombre de nouvelles acquisitions, dont la plupart sous forme de don, et inventorie aussi à titre rétrospectif une quantité importante de biens dans le cadre de son récolement décennal. Ce musée souhaitait ainsi légitimement s'affranchir d'une procédure manuscrite et assurer par ailleurs un meilleur suivi de l’inscription de ses collections nouvellement acquises.

Un premier paramétrage de ces fonctionnalités réglementaires avait été opéré sur l'application par l'équipe de la MIN entre 2009 et 2010. Ce travail a été repris et stabilisé en 2013 pour permettre au Palais Galliera d'en bénéficier en conformité avec les spécifications du Service des musées de France. Il a pu être réalisé grâce aux précieuses collaborations de Jean-Michel Drancourt, informaticien, et de Caroline Vals, membre de l’équipe de la MIN et également chargée de l’administration de la base.

La base des Œuvres du Palais Galliera compte actuellement 90.000 notices ; pour sa première édition informatisée, 662 notices d'objets ont été inscrites sur le registre d'inventaire 2014.

 

Dans l'outil de gestion des collections, le registre d'inventaire forme une table à part entière et demeure ainsi consultable sous une forme informatisée par tous les personnels du musée. Néanmoins, le seul document légalement valable demeure, comme le préconisent les articles annexes 1d et 4c de l’arrêté du 25 mai 2004, l’édition papier réalisée à partir d’une extraction de ce registre. Cette édition a été déléguée à un prestataire extérieur afin de répondre aux normes techniques (papier, qualité de l’encre, reliure...). Ceci a permis en outre de centraliser la réalisation de cette édition au niveau des services centraux de Paris Musées et ainsi d’obtenir un format et une présentation des registres uniforme au sein du musée et, à plus long terme, au sein du réseau des musées de Paris Musées.

Pour des raisons liées à l’architecture technique de la base, la notice qui figure sur le registre d’inventaire est au départ saisie dans la base documentaire des Œuvres. Bien qu’il existe une forte complémentarité entre les informations propres à l'inventaire, à la documentation, à la gestion et à la restauration des collections, il était donc important que l'inventaire réglementaire informatisé et la base documentaire des œuvres ne soient pas confondus par les utilisateurs de la base. L'inscription sur le registre d'inventaire informatisé consiste simplement en une sélection, par le biais d’un programme automatisé, des données saisies dans les champs réglementaires au sein des notices documentaires. Les champs ont été rendus clairement identifiables par un code couleur au niveau de la grille de saisie et regroupés dans un onglet spécifique pour faciliter le travail de validation des notices avant leur inscription définitive sur le registre informatisé. Une fois cette inscription effectuée, on obtient une copie infalsifiable et unique des données réglementaires de l’inventaire du bien acquis, ceci en dehors de tout enrichissement du contenu ou de toute modification de sa notice au niveau de la base des Œuvres.

La Direction chargée des collections de Paris Musées voit plusieurs apports majeurs à cette informatisation et édition du registre d'inventaire.

 

  • Une tenue des inventaires plus rigoureuse et conforme à la réglementation en vigueur :

 

- Une saisie plus réglementée et complète : la grille de saisie est plus richement documentée et structurée que les 18 colonnes du registre manuscrit.

- Une saisie plus uniformisée, normée et partagée entre tous les musées équipés de cette base grâce à l'usage des vocabulaires contrôlés intégrés dans l'outil et des référentiels-métier diffusés auprès des utilisateurs.

- Une numérotation plus fiable car on réduit ainsi le risque d’attribution de même numéro d'inventaire à plusieurs œuvres.

- Une édition dorénavant réalisée systématiquement en deux exemplaires (un premier pour le musée, un second déposé au Service des Archives de Paris à titre de sauvegarde).

 

  • Un inventaire simplifié et protégé :

- La consultation des collections inscrites sur un registre unique représente un progrès par rapport à la disparité et à la multiplicité des registres antérieurs, héritage de l’histoire propre aux collections de ce musée.

- Les données de l'inventaire et de la base documentaire bénéficient d'une saisie homogène et commune au moment de l’inscription sur le registre. Néanmoins, l’inventaire reste bien le reflet de la connaissance et de l’état des œuvres au moment de leur acquisition ou de leur inscription dans le cas d’un inventaire rétrospectif, puisque les notices réglementaires sont rendues infalsifiables sur le registre informatisé et accessibles uniquement en lecture seule.

 

  • Un outil de travail plus adapté, au service des personnels du musée 

- L'équipe du musée est libérée du double travail d’écriture sur le registre d’inventaire et de catalogage des collections dans la base documentaire. En outre, l'inscription informatisée permet de traiter plus aisément de grands volumes d'œuvres à inscrire à l’inventaire. L'inscription informatisée des nouvelles acquisitions se fait ainsi au fur et à mesure de leur entrée dans les collections.

- La réalisation du récolement décennal s’en trouve aussi facilitée : accès au registre d’inventaire possible soit sous sa forme informatisée soit sous sa forme papier quand l’accès à la base n’est pas possible ; meilleurs contrôle et fiabilité des données grâce à l’usage des vocabulaires contrôlés ; présence d’une image qui facilite l’identification des œuvres ; meilleur suivi du post-récolement (une rubrique spéciale sur le registre permet d’enregistrer les radiations et de mentionner les pertes et dommages éventuels...).

En conclusion, et dans le cadre précis de cette première expérience avec le Palais Galliera, on peut présager que cette évolution technique concourt à long terme à une gestion optimisée des collections. Ce nouvel outil peut en effet largement contribuer à une meilleure coordination entre les différentes opérations d’inventaire, de conservation-récolement, d’informatisation et de numérisation des collections et, par extension, à une organisation plus rationnelle des méthodes de travail au sein du musée."

 

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23 juin 2015 2 23 /06 /juin /2015 17:08

Depuis le 10 juin dernier, les musées picards bénéficient d'une nouvelle visibilité sur le web. Le site internet Picardie-muses.fr, porté par l’Agccpf, Association générale des conservateurs des collections publiques de France, section fédérée de Picardie, avec le soutien de la direction régionale des affaires culturelles et de l'Education nationale, permet d’avoir une vision la plus globale possible des musées de la Picardie.

Un nouveau site pour les musées de Picardie

Comme le site des musées de la région Midi-Pyrénées, Picardie-muses.fr offre à l'internaute des liens profonds vers Joconde. Ces liens permettent, musée par musée, d'accéder directement aux notices versées sur le catalogue collectifi des collections des musées de France par les musées de la région, plus de 42.000 notices à ce jour.

"Le site présente les expositions et actualités des musées, ainsi qu’une partie de leurs richesses, dans une rubrique Arts et éducation dédiée aux publics scolaires et plus largement à tous les internautes.

L'idée était de créer un outil de communication et d'information efficace, pour faire connaître les collections des musées de Picardie. Le site sert en effet de vitrine pour l'ensemble des musées picards qui souhaitent y contribuer.

La refonte du site a apporté les améliorations suivantes :

- la création d'une nouvelle charte graphique, plus contemporaine, que l'on retrouve de façon homogène sur l'ensemble du site et sur les fiches pédagogiques,

- l'emploi d'un "responsive design", qui permet au site de s'adapter aux tablettes et Smartphones,

- Une page d'accueil plus vivante, avec l'ajout d'un "slider", bandeau d'images animé, faisant la part belle aux photographies des musées picards,

- l'ajout d'animations et de photographies sur les différentes pages, pour rendre le site plus agréable,

- des moteurs de recherche plus pratiques, par le biais de recherches sémantique et géographique, avec l'emploi de cartes géographiques permettant de situer les musées,

- l'ajout de nombreux liens, notamment vers des réseaux sociaux, des vidéos en ligne, la base de données Joconde et le moteur "Collections" développé par le ministère de la Culture et de la Communication,

- l'ajout de nouveaux contenus, qui viennent enrichir le site,

- un site plus ergonomique, avec une consultation des actualités et des expositions des musées,

- un référencement mieux pensé. "

(Source : dossier de presse)

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22 juin 2015 1 22 /06 /juin /2015 10:54
Nouvelle lettre d'information du portail Joconde

Le vingt-et-unième numéro de notre lettre d'information trimestrielle est paru sur le site Joconde.

En complément des rubriques habituelles, vous pourrez lire le dossier consacré à l'interconnexion entre Joconde et le RETIF, répertoire des tableaux italiens dans les collections publiques françaises (Institut national de l'histoire de l'art)

N'hésitez pas à vous abonner.

Bonne lecture !

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1 juin 2015 1 01 /06 /juin /2015 11:15

L'iconographie, comme nous le rappelle le Dictionnaire de l'Académie Française, est le "recensement et l'étude descriptive des représentations figurées d'un personnage ou des images illustrant un sujet déterminé". Cet angle d'approche est précieux pour les collections muséales, si diverses. En informatisation des collections, outre une éventuelle description en texte libre, cela se traduit par l'analyse, grâce à des mots-clés, des sujets représentés sur les oeuvres en deux ou trois dimensions.

Qu'il s'agisse d'un élément d'art mobilier préhistorique, d'un tableau du 17e siècle, d'une céramique domestique de la fin du 19e siècle ou encore d'une oeuvre d'art contemporain, la saisie de l'iconographie des supports figurés présente beaucoup d'intérêt.

 

Pour le musée, c'est une source d'information qui permet des regroupements thématiques des collections, quel que soit le type d'objet, favorisant le travail scientifique, la médiatione et la valorisation (expositions, conférences, publications...).

Pour le public, sur un catalogue collectif en ligne comme Joconde, c'est une porte d'entrée attractive sur les collections d'un ou plusieurs musées.

 

Sur la base Joconde, c'est le vocabulaire iconographique du thesaurus Garnier qui sert à indexer les images, via les notices exportées saisies par les musées participants.

La banque d'images de la BnF, la base Enluminures  (Service du livre et de la lecture et l'Institut de recherche et d'histoire des textes du CNRS) ou encore la base Liber Floridus (Manuscrits médiévaux enluminés des bibliothèques de l'enseignement supérieur) utilisent aussi le thésaurus Garnier pour l'indexation des images.

 

Saviez-vous que le sujet représenté est un critère d'interrogation significatif de la base Joconde ? Plus de 15 % des recherches des internautes y ont recours.

 

Par conséquent, au delà de la fiche minimum, il est intéressant d'intégrer dans les profils et charte de saisie du musée des préconisations pour l'indexation iconographique.

 

Les ressources du site Joconde vous aident dans cette démarche :

 

  • la méthode de rédaction informatisée des notices d'objets de musées consacre toute une partie à la saisie de l'iconographie

     

  • le vocabulaire contrôlé - le fameux "thésaurus Garnier" - est consultable et téléchargeable en ligne. Sachez que les outils de gestion de collections dont les éditeurs ont mené à leur terme la procédure de validation de l'export Joconde intègrent ce thésaurus sous forme de listes déroulantes cliquables (se renseigner auprès de l'éditeur).

     

  • une toute nouvelle page intitulée Définition des genres de la représentation récapitule la méthode d'analyse d'un sujet représenté et liste les grands genres de la représentation (portrait, paysage, scène mythologique, représentation animalière, etc.). Ces grands termes génériques constituent le premier degré de l'indexation iconographique. Complémentaires du titre, ils permettent d'avoir une vision globale des collections, que le musée pourra détailler et approfondir selon ses besoins.

     

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26 mai 2015 2 26 /05 /mai /2015 10:32

En ce qui concerne l'informatisation des collections, comme finalement dans tout autre domaine de la vie, il est essentiel de savoir dégager les priorités. Seule l'organisation peut permettre de faire face à la multiplicité des activités, au manque récurrent de moyens et à des délais contraints. Un exercice à faire de façon régulière et particulièrement en ce moment pour préparer la rentrée de l'automne en gardant la tête froide !

Informatisation des collections : identifier les priorités

La priorisation des objectifs et des activités peut être adaptée à plusieurs thématiques de l'informatisation des collections : inscription des biens à l'inventaire informatisé, gestion du récolement, numérisation des collections, publication en ligne, etc.

De prime abord, tout semble prioritaire : là est le problème ! Il est donc judicieux de consacrer une demi-journée à lister toutes les tâches qui s'imposent à vous et qui se répercutent sur la base de données du musée.

Une fois énumérées, vous identifierez pour chaque activité, son importante et son urgence. Une tâche prioritaire combine un haut degré d'importance et un haut degré d'urgence.

L'importance se détermine en fonction de l'impact de la non réalisation de cette activité ("quel est le risque à ne pas faire ?'), de l'exigence hiérarchique voire politique, du caractère réglementaire.

L'urgence est déterminée par le délai ou l'échéance qui s'impose à la réalisation de la tâche. Ceci est accru si cette réalisation est le pré-requis à la mise en place d'autres activités.

 

Par exemple, l'équipe du musée identifie deux activités prioritaires :

- achever le récolement informatisé,

- publier les collections en ligne.

Ces deux activités revêtent un haut degré d'importance : impératif réglementaire pour la première, exigence politique et hiérarchique liée à la valorisation de l'établissement et de la collectivité pour la seconde.

La première a un haut degré d'urgence puisqu'il s'agit d'achever le récolement des collections dans le respect du délai accordé jusqu'à fin 2015. La réalisation du récolement "passe avant" la publication en ligne, néanmoins cette dernière peut être réalisée de façon progressive, ce qui permettra de gérer sereinement le délai de réalisation de cette activité.

 

Chaque activité prioritaire peut ensuite être décomposée en plusieurs étapes retraçant le processus à suivre pour les mener à bien.

Par exemple, en ce qui concerne la publication en ligne :

- repérer les notices illustrées pouvant être mises en ligne sans attendre l'achèvement du récolement,

- (faire) valider les choix,

- établir un calendrier de mise en ligne,

- exporter les lots de notices,

- communiquer sur la mise en ligne.

 

 

Prioriser permet donc de se donner les moyens d'accomplir l'essentiel, de synchroniser et de coordonner des activités plus ou moins complexes, plus ou moins intrinsèquement liées à l'administration de la base de données.

Les priorités, qu'elles soient identifiées en équipe ou par l'administrateur de la base de données, peuvent être ensuite reprises dans une feuille de route à faire valider par sa hiérarchie. Libre à vous ensuite de les traduire en calendrier, puis à terme en rapport d'activité !

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19 mai 2015 2 19 /05 /mai /2015 09:25
Un journal de bord pour (encore) mieux administrer la base de données

Utilisé en parallèle à une charte de saisie, le journal de bord s'impose comme la "boîte noire" du système d'informatisation des collections du musée. Elise Fin, administratrice de la base de données du musée national de céramique à Sèvres, nous explique comment elle l'utilise jour après jour et sur le long terme.

Le journal de bord est dédié à l'administration quotidienne de la base de données. Sa fonction n'est pas la même que la charte de saisie, même si, comme cette dernière, il poursuit l'objectif de capitaliser les bonnes pratiques d'informatisation et d'encourager la cohérence et la performance de la base de données du musée.

C'est avant tout un outil de suivi. A Sèvres, Elise Fin l'utilise pour avoir un suivi de la maintenance de la base et pour garder trace des nouvelles décisions de traitement documentaire, dans l'attente de leur pérennisation.

 

Concernant l'aspect maintenance, c'est dans le journal de bord qu'Elise garde la mémoire chronologique des échanges avec le service informatique et l'assistance utilisateurs de l'éditeur, sollicitée en cas de bug. Y sont conservés l'historique des solutions apportées à chaque type de situation rencontrée, grâce à des captures d'écran permettant notamment d'identifier les messages d'erreur. Si le problème se présente à nouveau, il est simple de se référer au journal de bord et d'opter pour la bonne démarche. A travers la compréhension de l'origine du problème, c'est tout le fonctionnement global de l'outil qui est mieux appréhendé. L'administrateur gagne ainsi en recul et en autonomie.

 

Au niveau du traitement des données, Elise consigne dans le journal de bord les interventions qui n'ont pas leur place dans la charte de saisie partagée : soit parce qu'elles relèvent strictement de son rôle d'administrateur de la base (sauvegarde de paramétrage...), soit parce qu'elles concernent spécifiquement le travail d'un service du musée et, donc, des champs qui n'appartiennent pas à un profil commun à tous (comme le traitement des dossiers de dépôts en lien avec le service régie).

 

Le fait de pouvoir remonter le fil des décisions prises permet d'étayer des choix transversaux sur la base, comme le caractère obligatoire d'un champ par exemple. Certaines nouvelles conventions de saisie ou de traitement sont ainsi ensuite "sanctuarisées" dans la charte de saisie.

 

Outil quotidien complémentaire de la charte de saisie, le journal de bord est aussi l'aide-mémoire de l'administration de la base : il permet à l'administrateur de documenter son travail, méticuleux et souterrain, et facilitera à l'avenir un passage de relais vers un collègue.

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7 mai 2015 4 07 /05 /mai /2015 11:59

Vous êtes responsable de l'informatisation des collections gérées par votre musée ? Prenez quelques minutes - agréables, nous l'espérons - pour répondre aux questions de ce petit test. Idée d'y voir plus clair dans ses réflexes de travail et de s'interroger sur son rôle au sein de l'institution

 

Répondez aux sept questions suivantes avec bonne foi ! A l'issue du questionnaire, comptez le nombre de @, §, ou & totalisé et reportez-vous au profil correspondant.

En fin de test, n'hésitez pas à lire ensuite les remarques sur chaque cas de figure présenté par les questions.

Version pdf du test. 

Question 1

Un collègue intervenant dans la base de données ne tient pas compte des consignes de la charte de saisie.

a) Vous limitez immédiatement ses droits en écriture sur la base de données. §

 

b) Vous vous laissez un temps d'observation pour comprendre sa logique. Après tout, il faut laisser les utilisateurs s'approprier le système. @

 

c) Après avoir vérifié qu'il a bien accès à la charte de saisie, vous le rencontrez en particulier pour analyser avec lui ces mauvaises habitudes et corriger les erreurs produites. &

 

Question 2

Un collègue utilisateur ne cesse de vous solliciter pour vous demander confirmation de la moindre de ses interventions sur la base.

 

a) Excédé, vous finissez par lui faire comprendre qu'il est impératif qu'il fasse preuve d'autonomie. @

 

b) Vous courbez l'échine : après tout c'est votre rôle d'être à la disposition des utilisateurs et puis, ils ne sont pas si nombreux à vous avoir identifié comme la personne ressource. §

 

c) Quoique débordé, vous consacrez une ou deux séances de travail pour simplifier les accès de cette personne aux ressources (aide en ligne, charte de saisie...) et constituez avec lui un profil de saisie plus simple à utiliser. &

 

Question 3

La direction du musée publie le rapport d'activité annuel de l'établissement. Pas un mot sur l'informatisation des collections...

 

a) Pour cette année, vous vous fixez l'objectif de fournir en temps et en heure un bilan synthétique de l'activité de la base avec quelques commentaires qualitatifs. Pour ce faire, vous vous rapprochez du service qui l'édite chaque année pour comprendre ses attentes et vous câler sur son planning. &

 

b) Ce n'est pas un problème : personne ne lit les rapports d'activité ! @

 

c) Votre hiérarchie n'a pas conscience du travail que l'informatisation des collections représente pour vous. C'est un combat perdu. §

 

Question 4

Ce matin, la base de données interne n'est pas accessible. Comment réagissez-vous ?

 

a) Les collègues vous ont une nouvelle fois saisi du problème. Décidément, ce logiciel n'en fait qu'à sa tête, il est temps d'en changer. En attendant, vous mettez en place un tableur pour continuer à informatiser les collections. @

 

b) Il y a urgence. Un agent du service informatique de votre collectivité va déterminer avec vous la cause de ce blocage et mettre en place le dépannage indiqué par le service d'assistance de l'éditeur du logiciel si le problème est de son ressort. &

 

c) Pas de problème. Vous avez mis en place une procédure mixte de récolement sur support papier. C'est le moment idéal pour la tester et vous resterez le soir pour ressaisir les informations quand le système fonctionnera à nouveau. §

 

Question 5

Un ensemble de pièces archéologiques et sa documentation ont été confiés au musée. Ce fonds d'histoire locale doit être valorisé.

 

a) Encore des tessons ! Vous prenez votre mal en patience et programmez en équipe une saisie au kilomètre. §

 

b) Les archéologues ne vivent pas à l'âge de pierre. Le fonds est sûrement accompagné d'un inventaire de fouilles informatisé. une fois lié dans la base à une notice d'ensemble, vous pourrez isoler quelques pièces remarquables avec l'aide du chargé des collections et les mettre en ligne. &

 

c) Ces pièces ont attendu dans le sol durant des siècles. Elles peuvent encore patienter... Le temps pour vous de finir le récolement des céramiques qui a commencé en 2011. @

 

Question 6

La couverture image des collections est très hétérogène. Votre hiérarchie et les publics du musée ont une forte attente à ce sujet.

 

a) La priorité, c'est le récolement ! Il sera toujours temps de se préoccuper de la qualité et de l'organisation des images en post-récolement. @

 

b) Vous demandez au service informatique d'augmenter la capacité de stockage des serveurs dédiés au musée. Ainsi, des images haute définition pourront être prises en permanence par tous, pour tout type d'objet et le problème de la qualité des clichés ainsi résolu. §

 

c) Vous faites le bilan de la situation. Puis, fort de ce constat, vous argumentez pour obtenir l'organisation de campagnes de prise de vues pour les fonds présentant des lacunes en mettant au point des consignes techniques et de stockage pour toute l'équipe. &

 

Question 7

Votre musée a lancé une procédure de marché public pour acquérir un outil de gestion de collections. Une société vous contacte pour avoir des précisions sur la partie "reprise des données" du cahier des charges.

 

a) C'est une situation délicate et de plus, vous n'ignorez pas que la reprise des données est un élément clé de réussite. Même si vous avez rencontré les sociétés avant le lancement du marché et fourni une analyse avec des échantillons de données, il est possible que leur reprise soit difficile à appréhender. Vous rédigez donc une réponse plus précise et la diffusez sur la plate forme des marchés afin qu'il y ait égalité de traitement entre les candidats. &

 

b) C'est votre rôle d'éclaircir les points compliqués, dans l'intérêt du musée. En plus, cela tombe bien : le prestataire qui vous contacte commercialise l'outil qui a votre préférence. Cela lui permettra de faire une offre correspondant vraiment à vos besoins. §

 

c) Vous lui raccrochez au nez. Tout contact est interdit par le Code des marchés publics. Votre cahier des charges a été rédigé de façon à laisser les prestataires libres d'interpréter votre demande. @

 

 

A présent, découvrez votre profil en comptant la dominante de @, § ou &

selon vos réponses.

 

 

Dominante de §

 

La base de données du musée, c'est un peu votre bébé. Vous considérez que les utilisateurs peuvent manquer de rigueur et risquent d'entrer des erreurs dans le système. Cette prudence vous honore mais a tendance à vous isoler au sein du musée. De nombreuses tâches gagneraient à être partagées ou réfléchies en équipe. Malgré tout, vous ne cherchez pas systématiquement la solution la moins chronophage.

Concernant l'administration de la base proprememt dite, le risque est de prendre des décisions arbitraires, pas toujours comprises des collègues. Ces derniers sont susceptibles de se désimpliquer totalement de l'informatisation des collections.

Il serait nécessaire de faire évoluer votre rôle au sein du musée et de partager plus ouvertement les bonnes pratiques. Votre action bénéficierait ainsi réellement à tous, serait plus efficace et gratifiante.

 

 

Dominante de @

 

Vous avez le réflexe de chercher la solution la plus rapide et la plus simple face à un problème. Mais attention, il ne faudrait pas que cette louable souplesse ne vire à la négligence, voire au laxisme. Vous êtes le pilote dans l'avion ! Evitez de prendre des décisions expéditives. N'oubliez pas que les choix faits pour l'administration de la base engage le musée durablement. Prenez un peu de temps et de recul lorsqu'un problème se pose. Cela permettra de vérifier que vos choix sont les bons, qu'ils respectent la réglementation en vigueur et assurent bel et bien la bonne gestion des données du musée à long terme.

 

 

Dominante de &

 

Vous prenez votre rôle d'administrateur de la base de données à coeur et au sérieux. Il vous importe également que les choix soient partagés et reconnus par l'équipe. Vous savez que votre rôle s'apparente à celui d'un chef d'orchestre. Vos décisions se fondent sur une analyse actualisée du contexte du musée et sur une maîtrise des rouages administratifs : cela fait de vous une personne ressource pour vos collègues.

Ouvert à ce qui se passe à l'extérieur et à l'affut de nouvelles méthodes de travail, vous avez commencé à activer votre réseau. Le travail en réseau : c'est là la clé pour que votre action demeure efficace et pour que, d'un point de vue personnel, votre motivation ne faiblisse pas.

 

Observations sur les situations

 

Question 1

Un collègue intervenant dans la base de données ne tient pas compte des consignes de la charte de saisie.

Il ne faut pas laisser traîner la situation car le risque de "polluer" la base est réel. Néanmoins, vous avez besoin des forces de toute l'équipe. Il faut remobiliser cette personne sur les bonnes méthodes de travail sans qu'elle se désinvestisse de l'informatisation des collections. Interrogez-vous aussi à plus long terme : si la charte de saisie n'est pas lue, il faut peut-être en faire une version allant plus à l'essentiel avec une typographie permettant de retenir les éléments les plus importants.

 

Question 2

Un collègue utilisateur ne cesse de vous solliciter pour vous demander confirmation de la moindre de ses interventions sur la base.

Votre rôle est de mettre en place les outils qui permettent aux collègues d'intervenir sur la base de façon efficace tout en étant autonomes. Cela en passe parfois par une sorte de coaching des collègues. Sachez faire preuve de pédagogie sans vous faire envahir car, de votre côté, les tâches ne manquent pas.

 

Question 3

La direction du musée publie le rapport d'activité annuel de l'établissement. Pas un mot sur l'informatisation des collections...

L'informatisation des collections peut jouer un rôle pivôt au sein du musée. Il est important que cette activité figure dans les documents stratégiques de l'établissement comme le rapport d'activité ou le projet scientifique et culturel. Au delà de la production de statistiques de production et de consultation de la base, veillez à ce que les enjeux de l'informatisation des collections soient compris par votre hiérarchie. C'est une action à construire tout au long de l'année, et souvent sur le long terme.

 

Question 4

Ce matin, la base de données interne n'est pas accessible. Comment réagissez-vous ?

La base ne devrait pas être immobilisée plus d'une demi-journée, c'est l'outil de travail commun. Une fois le dispositif adéquat mis en place (alerte du service informatique pour vérifier s'il s'agit d'un problème interne ou saisine de l'assistance de l'utilisateur si un problème logiciel est détecté), n'oubliez pas d'informer vos collègues du délai d'immobilisation et des éventuelles pertes de données. N'oubliez pas non plus de les avertir de la remise en service !

 

Question 5

Un ensemble de pièces archéologiques et sa documentation ont été confiés au musée. Ce fonds d'histoire locale doit être valorisé.

La réglementation permet désormais d'inventorier les collections sérielles ou en nombre sous un numéro d'ensemble complexe (article 1c de l'arrêté du 25 mai 2004). Il est également possible de lier cette notice d'ensemble à un sous-inventaire informatisé. Cette possibilité doit être mise en oeuvre dans ce cas de figure pour éviter les doubles saisies contre-productives. Ainsi, cette opération prendra moins de temps et permettra de gérer les priorités.

 

Question 6

La couverture image des collections est très hétérogène. Votre hiérarchie et les publics du musée ont une forte attente à ce sujet.

Un bilan global est précieux pour évaluer l'étendue de cette hétérogénéité des fonds image : date de prise de vues, qualité des clichés illustrant les notices difffusées, maintenance des liens image, organisation des fichiers, objets non photographiés... Ainsi, vous pourrez déterminer des priorités selon les collections et la destination des clichés (documents de travail, publication, etc.).

 

Question 7

Votre musée a lancé une procédure de marché public pour acquérir un outil de gestion de collections. Une société vous contacte pour avoir des précisions sur la partie "reprise des données" du cahier des charges.

Les échanges avec les sociétés sont libres jusqu'au moment du lancement de l'appel d'offres. Une fois celui-ci paru, vous devez vous conformer à la stricte égalité de traitement des candidats. Si une question est posée, elle doit être publiée avec sa réponse pour tous les éventuels soumissionnaires sur la plate forme de publication du marché.

Si vous n'avez pas organisé de demonstrations lors de votre étude préalable du marché, sachez que seuls la procédure de dialogue compétitif, le marché de conception-réalisation ou le jury de concours permettent d'auditionner des candidats après la publication du marché.

 

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31 mars 2015 2 31 /03 /mars /2015 14:07

Ne tardez pas à vous inscrire à nos prochaines formations. Elles ont lieu dans le centre de Paris. Une vingtaine de participants issus des musées nationaux ou territoriaux peuvent participer à chaque session.

  • Participer à Joconde : 2 jours les 15 et 16 juin 2015 ; inscription avant le 7 mai.

Contenu : présentation du catalogue collectif national des collections des musées de France, qualité des notices et des images, sélection et export des données.

  • Diffuser les collections d'un musée de France sur Internet : 3 jours les 7, 8, 9 octobre 2015, inscription avant le 26 juin.

Contenu : panorama des collections en ligne sur le web en France et à l'étranger, stratégie de diffusion selon le contexte du musée, qualité d'un site internet culturel, nouveaux modes de diffusion des collections et d'échanges avec les internautes

  • En savoir plus, s'inscrire :

catalogue de formation professionnelle de la direction générale des patrimoines

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23 mars 2015 1 23 /03 /mars /2015 16:33
#MuseumWeek 2015 : du 23 au 29 mars 2015

La #MuseumWeek est lancée aujourd'hui.

Pour tout savoir sur cet événement, ses objectifs et son déroulement, vous pouvez consulter :

- le dossier de presse du ministère de la Culture et de la communication

- le site internet complet : MuseumWeek2015.org

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