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28 novembre 2016 1 28 /11 /novembre /2016 07:49

Le SITEM, salon international des musées, des lieux de culture et de tourisme, se tiendra à Paris, aux Docks, Cité de la mode et du design, du 10 au 12 janvier 2017. Comme chaque année, c'est un moment privilégié pour rencontrer éditeurs, prestataires et fournisseurs.

Vous pouvez dès maintenant télécharger votre badge d'accès et vous inscrire aux conférences et ateliers.

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21 novembre 2016 1 21 /11 /novembre /2016 07:56

Lancé sur le web la semaine dernière et présenté à l’INHA ce jeudi, le portail des collections Rothschild dans les institutions publiques françaises est publié en même temps que l’ouvrage consacré au mécénat artistique de cette famille (sous la direction de Pauline Prevost-Marcilhacy).

 

C’est donc la partie visible d’un travail de longue haleine que nous avions déjà eu l’occasion d’aborder.

L’accès aux collections s’appuie sur les ressources numériques en ligne (Louvre, Bnf, Joconde, Agorha). C’est près de 120.000 objets donnés ou légués par les Rothschild à travers le temps à quelque 200 institutions françaises dont le recensement est visé.

L’avertissement inséré en fin de la page des outils de recherche décrit particulièrement bien cette visibilité évolutive des collections : « pour ce projet, le choix documentaire a été d'inciter les différents acteurs à recenser les œuvres ayant une provenance relative à la famille Rothschild et ainsi de l'indiquer dans leurs outils de gestion de collection afin que les données ne soient pas décorrélées des institutions qui possèdent l'objet, et de garantir au maximum l'intégrité de l'information à la source. Par conséquent, ce projet de recensement s'inscrit dans un temps long aussi bien d'un point de vue scientifique que documentaire.

Les responsables du portail nous en diront plus dans notre prochaine lettre d’information trimestrielle, à paraître le 15 décembre.

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10 novembre 2016 4 10 /11 /novembre /2016 10:38

Un nouveau dossier de l'espace professionnel du site Joconde (rubrique Pilotage de l'informatisation) est consacré à la consolidation des données de la base du musée. L’objectif est double : mieux refléter la réalité administrative, scientifique et documentaire des collections conservées et disposer d’un outil de travail plus performant.

Le système informatisé du musée peut, au fil des années et des saisies, montrer des signes de faiblesse et d’incohérence nécessitant d’améliorer de façon transversale la qualité des données. Aussi, une consolidation des données se justifie avant ou après une reprise, à échéance régulière et avant toute publication, papier ou en ligne.

 

Concrètement, consolider les données recouvre les interventions raisonnées, opérées sur l’ensemble de la base, pour rectifier la graphie, la syntaxe, la structure ou le contenu (fond) de certaines informations. Ces interventions seront programmées en évaluant d’une part, l’importance et l’urgence des problèmes et, d’autre part, la possibilité de les résoudre. Il peut s’agir de corrections, suppressions, actualisations, ajouts ou conversions d’informations.

Les interventions seront utiles à différents niveaux de la base de données : index (termes doublons, fautes d’orthographe), notices (harmonisation de la structure, de la forme et du contenu), images (qualité des clichés, liens texte-image, droits), administration de la base (adaptation du paramétrage, des profils et des droits d’accès).

Notre nouveau support méthodologique en ligne vous guide dans cette entreprise :

Consolider les données pour la gestion et la diffusion des collections

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25 octobre 2016 2 25 /10 /octobre /2016 12:56

Nous relayons cette invitation du Département de l’innovation numérique, du ministère de la culture et de la communication.

Nous avons le plaisir de vous convier à la journée d'études "Le web sémantique pour les données culturelles, bilan et perspectives de la feuille de route du ministère de la culture et de la communication"  le lundi 12 décembre 2016 à l'Institut national de l'histoire de l'art (INHA) à l'auditorium Colbert (6 Rue des Petits Champs, 75002 Paris).

 

Cette journée d'études organisée par le ministère de la culture et de la communication vise à redonner le cadre général de la feuille de route Stratégie métadonnées culturelles et transition web 3.0  et ses enjeux pour les institutions culturelles. Cette journée d'études a également vocation à vous présenter les projets réalisés et les perspectives de la feuille de route et vous permettre d'échanger avec les intervenants et les participants en vue de futurs projets d'interconnexion des données et coopérations inter-institutionnelles.

 

Le programme de la journée vous sera communiqué très prochainement. Les inscriptions sont d'ores et déjà ouvertes via le lien suivant : https://websemantiquemcc.eventbrite.fr

 

Vous pouvez contacter Marie-Véronique Leroi (marie-veronique.leroi@culture.gouv.fr) pour toute question ou information.

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18 octobre 2016 2 18 /10 /octobre /2016 06:43

Les reliefs des Travaux d’Hercule exposés au musée Saint-Raymond, musée des Antiques de Toulouse © J.-F. Peiré / MSR ToulouseDétenteur de l’un des ensembles archéologiques les plus importants de France, le musée Saint-Raymond, mérite bien son appellation de musée des Antiques de Toulouse. Cet établissement est présent sur Joconde depuis le mois de juillet dernier.

Les reliefs des Travaux d’Hercule exposés au musée Saint-Raymond, musée des Antiques de Toulouse © J.-F. Peiré / MSR Toulouse

Cette diffusion est le fruit d’une longue réflexion et d’un travail de fond sur des collections très tôt informatisées. Evelyne Ugaglia, directrice du musée, Claudine Jacquet, régisseur des œuvres et administratrice de la base de données ainsi que Souad Mekrabech, chargée d’informatisation sur contrat temporaire, nous ont accordé un entretien à trois voix. L’occasion pour cette équipe d’expliquer à l’unisson les tenants et les aboutissants de ce partenariat étroit avec le bureau de la diffusion numérique des collections.

BDNC : Pouvez-vous nous retracer l’histoire de l’informatisation des collections archéologiques du musée Saint-Raymond ?

Evelyne Ugaglia : Le musée Saint-Raymond, que j’ai rejoint en 1985, fait partie des premiers musées équipés d’un outil de gestion de collections au début des années 1990. Avec mon collègue Daniel Cazes, conservateur en chef et alors directeur du musée, nous étions alors en pleine restructuration du musée dont les portes ont rouvert en 1999. Nous avons mené un important travail de fond sur les collections, notamment avec la constitution des dossiers d’oeuvres. Cette documentation a été transposée dans l’outil via une saisie informatique minimale et sérielle.

Comme beaucoup de nos collègues, nous étions conscients de l’importance de la base de données, en tant que source d’information sur les collections. Nous aurions souhaité travailler plus en profondeur en créant une charte de saisie ou en menant une vraie réflexion sur les vocabulaires, par exemple. Malgré tout, la base a grandi, notamment grâce à l’informatisation des cahiers d’inventaire.

Début 2000, un besoin de clarification des collections et des numéros d’inventaire nous a amené à devancer l’exigence du récolement décennal, accéléré par le départ à la retraite de mon collègue, et à nous confronter à la nécessaire consolidation des données de notre base.

Au fil des années, cet impératif de cohérence s’est doublé d’une volonté de rendre visibles nos collections. Nous avons été sensibilisées aux sujets de l’informatisation et de la mise en ligne des collections par la direction générale des affaires culturelles et sa conseillère pour les musées, Pascale Samuel, mais également par le bureau de la diffusion numérique des collections dont j’ai moi-même suivi avec intérêt plusieurs formations. Je suis convaincue de l’importance de ces activités mais aussi de la nécessité, pour les traiter au mieux, d’organiser un véritable service documentaire au sein de l’établissement, ce qui n’est pas encore possible de façon pérenne au musée Saint-Raymond.

En effet, malgré l’implication et le suivi régulier de Claudine Jacquet sur l’administration de la base, il lui est difficile d’y consacrer autant de temps qu’à sa mission première, la régie des œuvres. Aussi, quand l’opportunité s’est présentée pour le musée d’un renfort temporaire, en la personne de Souad Mekrabech, ancienne stagiaire recrutée sur un contrat d’aide à l’emploi, nous n’avons pas hésité une seconde à la faire travailler sur la diffusion des collections du musée sur le web, et notamment Joconde.

BDNC : Quelles ont été alors les orientations du musée ?

Evelyne Ugaglia : Notre objectif premier était clair dès le départ et correspondait à un souhait de longue date : valoriser sur Joconde les collections exposées du musée. Si notre établissement bénéficie d’un rayonnement à l’international sur les réseaux sociaux, il nous semblait essentiel de rééquilibrer la visibilité des collections permanentes à travers leur diffusion sur le catalogue collectif national.

Claudine Jacquet : Pour atteindre cet objectif, la venue de Sophie Daënens durant trois jours au musée a été décisive. Après les contacts ponctuels qui avaient précédé, sa présence auprès de nous nous a permis de dégager une vraie ligne de travail. Comme toutes les bases constituées depuis longtemps, la nôtre présente une accumulation de problèmes à rectifier, plus ou moins importants. Durant le récolement, nous nous sommes surtout attachés à éliminer les doublons de numéros d'inventaire et à localiser les objets, mais un « nettoyage » global de la base restait à faire. C’est donc une vision d’ensemble sur la chaîne d’informatisation des collections que Sophie Daënens nous a amené à avoir, grâce à ses conseils méthodologiques (révision des index, constitution des profils de saisie…), à son expertise et sa connaissance des outils.

Il faut souligner qu’à cette occasion s’est mise en marche une dynamique entre musées : nos collègues du muséum d’histoire naturelle de Toulouse nous ont rejoints la deuxième journée et nous avons travaillé ensuite avec l’équipe du musée Paul-Dupuy qui a déjà reversé sur Joconde.

Tout cela nous a été et nous sera encore très profitable. Si nous devons mettre en place une charte de saisie pour harmoniser la base de façon durable, nous savons désormais quelles mesures mettre en œuvre pour assainir les données.

 

BDNC : Comment s’est opéré le choix des objets à mettre en ligne sur le catalogue national ?

Evelyne Ugaglia : Notre choix s’est naturellement porté vers les collections du premier étage du musée, tout juste rénové, constituées du mobilier antique de la villa de Chiragan à Martres-Tolosane ayant trait aux travaux d’Hercule et aux portraits impériaux. La valorisation du travail sur ces collections très connues a été notre porte d’entrée sur le web. Souad a ensuite pris le relais pour préparer les lots de données à exporter vers Joconde.

BDNC : Où en êtes-vous et comment cela s’est-il passé concrètement ?

Souad Mekrabech : Je prépare actuellement un deuxième versement composé d’objets exposés très divers des époques romaine et paléochrétienne et également de la numismatique, afin de procéder à un export avant mon départ à la fin du mois. Comme la base est très vaste – 27.000 notices, nous avons défini des priorités de versements par types d’objets. Cela nous permet de traiter différents cas de figures et de voir pour chacun comment les notices et les vocabulaires peuvent être améliorés. L’équipe pourra ensuite reproduire ces bonnes pratiques. Ce qui nous demande le plus de travail est l’indexation iconographique, la précision du statut administratif mais aussi toute la partie liée à la photographie (sélection, redéfinition, renommage, et insertion). Un gros travail de dénomination, de hiérarchisation des lieux géographiques, des datations et des domaines a d’ores et déjà été fait, en travaillant de manière transversale sur les index comme nous l’a conseillé Sophie Daënens. La recherche géographique est beaucoup plus efficace.

BDNC : Le site Joconde est-il l’unique support de valorisation de vos collections ?

Claudine Jacquet : Non, le musée Saint-Raymond participe aussi à une mise en ligne grand public, organisée par la Ville de Toulouse pour valoriser les collections municipales Le musée Saint-Raymond diffuse 380 notices sur ce site, sur un total de 2000 œuvres réparties entre les 6 musées de la Ville. [Il s’agit du site Toulouse 2000 ans – 2000 images ouvert au début de ce mois - Note du BDNC]. Une trentaine d’entre elles sont communes aux versements Joconde ; néanmoins, toutes proviennent bien sûr de notre seul outil de gestion de collections. Nous avons donc dû nous adapter à des exigences et des objectifs différents : la structure des titres varie, les textes doivent être plus courts et plus simples pour le site municipal alors que nous avons un propos et des références plus scientifiques sur nos notices versées sur Joconde.

BDNC : Vous indiquez souvent que les collections exposées dans les salles correspondent à seulement 3 % de la totalité confiée à la garde du musée… Avez-vous une stratégie de valorisation pour ces objets ?

Evelyne Ugaglia : Oui, c’est nécessaire. Les universitaires connaissent bien nos collections, notamment les fonds protohistoriques. Néanmoins, des pans entiers de collections en réserve mériteraient d’être connus du public. Je pense particulièrement aux vases grecs et italiotes : 496 objets dont une grande partie a été restaurée. Ce fonds doit encore être photographié et les recherches de notre actuel médiateur (doctorant en céramique italiote) sur cette collection doivent être intégrées dans notre outil de gestion. Malheureusement, il ne faut pas se leurrer : à la fin du contrat de Souad, notre équipe aura du mal à assurer tout ce travail préparatoire à la mise en ligne. Nous avons pu mesurer tout le soin qu’il faut porter à la consolidation des informations : c’est un besoin pérenne pour assurer une diffusion de qualité au public et avoir un outil de travail efficace pour la documentation et la gestion des collections. Notre équipe en est totalement convaincue et nos élus sont maintenant conscients de l’intérêt de la mise en ligne des fonds patrimoniaux.

BDNC ; Nous sommes heureux qu’une telle dynamique ait pu être impulsée. Nous souhaitons avec vous que le poste de Souad puisse être pérennisé. En attendant, un passage de relais très concret à l’équipe doit être mis en place pour assurer la continuité du travail : charte de saisie même très succincte, procédures de corrections, déroulé des vérifications et interventions jugées indispensables avant une diffusion, etc. Les musées partenaires de Joconde peuvent adapter le contenu de leurs notices à la disponibilité des informations. Le musée Saint-Raymond a toute latitude pour poursuivre des versements de notices, éventuellement moins détaillées, qu’il pourra enrichir dans un second temps.

Claudine Jacquet : En effet, nous savons qu’atteindre l’exhaustivité des informations est utopique. Par exemple, en ce qui concerne la bibliographie, c’est un travail énorme de veille. Si nous sommes convaincus de son importance, ce n’est pas un point qui devrait nous empêcher de mettre en ligne nos collections.

BDNC : Quel point fort retenez-vous de ce partenariat avec Joconde et l’équipe du BDNC ?

Claudine Jacquet : La publication sur Joconde nous effrayait. Notre collaboration avec Sophie Daënens a totalement dédramatisé cette opération. Nous avons pu définir avec elle une ligne de conduite et une méthodologie. L’idée de se lancer en prenant les choses petit à petit nous a permis de les réaliser et d’être plus confiants pour la suite. Notre équipe éprouve une grande satisfaction du résultat. Nous avons désormais du recul sur nos pratiques d’informatisation des collections.

Souad Mekrabech : D’un point de vue personnel, je retiendrai la bienveillance, la patience et l’écoute de Sophie Daënens. Cela a été très précieux pour nous face à l’important travail à assumer.

Evelyne Ugaglia : Le musée avait du mal à franchir le pas de la diffusion numérique. La réponse immédiate du BDNC a été fondamentale, tout comme l’implication de Claudine et de Souad qui a pu participer à toutes les étapes de ce projet et améliorer sa formation professionnelle. Cette expérience a été profitable pour tous ceux qui y ont participé. Une réelle dynamique est désormais bien impulsée : nous savons désormais que c’est possible.

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10 octobre 2016 1 10 /10 /octobre /2016 07:56
Diffusez sur Joconde les biens constatés manquants ou volés, à l’issue du récolement décennal

Nous en avons parlé cet été lors de la parution de la note-circulaire du 4 mai 2016 relative à la méthodologie du récolement des ensembles dits indénombrables et aux opérations de post-récolement des collections des musées de France, les musées de France doivent désormais publier et/ou actualiser les notices des biens constatés manquants ou volés, à l’issue du récolement décennal sur la base Joconde.

Plus qu’une obligation, ce signalement officiel permet une diffusion nationale et internationale de ces biens. Mais comment faire concrètement ? Une page de préconisations en ligne sur l’espace professionnel du site Joconde vous guide.

Le choix de Joconde comme sous-catalogue des manquants n’est pas dû au hasard. L’excellent référencement du site Joconde et son audience nationale et internationale asssurent à ces biens une visibilité maximale.

En ayant recours à cette « alternative au depôt de plainte systématique » (réservé aux objets réputés volés), le musée peut élargir les recherches sur ces objets, révélées infructueuses à son niveau. Ce signalement est « juridiquement nécessaire pour faire valoir ce que de droit en cas de réapparition des biens ».

 

Les musées de France demeurent responsables des informations qu’ils mettent en ligne. Les versements Joconde de biens manquants ou volés doivent être entourés de précautions, administratives, scientifiques et techniques.

Pour vous y aider, deux nouvelles pages ont été mises en ligne sur le site Joconde :

- une page de spécifications pour que les éditeurs d’outils de gestion de collections mettent en place ou adaptent les fonctionnalités d’export de ces informations ;

- une page de préconisations destinées aux musées concernés afin de ne rien oublier.

Voici l’essentiel de ces préconisations :

- stabiliser le corpus des manquants (avoir achevé le récolement des collections et mené toutes les recherches possibles, avoir établi la liste réglementaire des biens manquants et volés) ;

- vérifier les données de la base (vérifier qu’il existe pour chaque objet ou lot de la liste réglementaire, une notice informatisée, si possible illustrée, comportant les informations disponibles, la date du récolement concerné et la notion de « manquant ») ;

- assurer le processus de versement (se mettre en contact avec la responsable Joconde, sélectionner les notices concernées et les exporter selon les fonctionnalités de son outil de gestion et dans le respect des engagements mutuels liés au versement sur Joconde) ;

- garder l’historique du signalement et suivre le dossier (mémoriser ce qui a été publié, mettre à jour si nécessaire les informations, particulièrement si le bien est retrouvé).

 

Retrouvez tout le détail de ces informations sur le site Joconde :

Verser sur Joconde les biens constatés manquants ou volés à l’issue du récolement décennal

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3 octobre 2016 1 03 /10 /octobre /2016 08:00

ETCHETO François, L’Esclavage, 1880, plâtre moulé, Pau, musée des beaux-arts, © SEGURA

 

Nous en parlions dans la lettre d’information du mois de septembre dernier : en cet automne 2016, les collections patrimoniales liées à l’esclavage et à la traite négrière font l’objet d’une attention et d’une visibilité particulières sur Joconde, catalogue collectif des collections des musées de France.

En partenariat avec le comité national pour la Mémoire et l’Histoire de l’Esclavage (CNMHE), la direction générale des patrimoines reprend une opération, initiée en 2005 par la direction des musées de France, de répertoire des œuvres, objets et documents conservés dans les collections publiques, liés à l’histoire de l’esclavage, à la traite négrière et à leurs abolitions.

Les musées de France qui conservent des objets concernant l’esclavage sont invités à verser leurs notices et images sur la base Joconde. Cet ensemble constituera une source objective d’études pour les conservateurs, les chercheurs et les étudiants. Il permettra également d’initier des actions de sensibilisation et de diffusion, dans l'Hexagone et les Outre-mer, auprès du large public, en particulier le public scolaire.

Afin de retrouver aisément les notices de ces objets parmi les 550.000 qui constituent le catalogue des collections des musées de France, le terme « esclavage » est venu enrichir la liste des domaines de Joconde.

Voir les notices déjà en ligne.

Si votre institution souhaite diffuser sur Joconde les collections liées à l’esclavage, n’hésitez pas à contacter Sophie Daënens, responsable de Joconde pour les collections d’ethnologie, histoire, sciences et techniques.

Elle vous orientera au mieux, dans le respect des engagements mutuels liés au versement sur Joconde.

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27 septembre 2016 2 27 /09 /septembre /2016 08:48
Marie Lapalus, directrice des musées de Mâcon : « l’informatisation des collections est une priorité à long terme »

Marie Lapalus, directrice des musées de Mâcon depuis 1994, s’apprête à faire valoir prochainement ses droits à la retraite. Une retraite qui s’annonce déjà active puisqu’elle sera à titre bénévole à la tête du musée de Charolles. A l’occasion de ce passage de relais avec ses collaborateurs et de la création d’un espace Lamartine à Mâcon, nous avons interviewé cette professionnelle aguerrie pour qui l’informatisation des collections a toujours été au cœur des priorités et le socle d’un travail en équipe sur le long terme.

BDNC : Quel a été votre parcours et le contexte de votre prise de fonctions à Mâcon ?

Marie Lapalus : En 1983, j’ai entamé ma carrière de conservateur en Bourgogne à Tournus pendant 9 ans. Puis, après un intermède d’un an et demi à la tête du FRAC Rhône-Alpes, on m’a accordé la direction des musées de Mâcon. J’y suis arrivée le 1er octobre 1994. Concernant les collections, rien n’était alors informatisé : tout était à construire. L’organisation de l’informatisation des collections a donc été une priorité dès le premier jour de ma prise de fonctions.

J’avais envie et besoin de conditions et d’outils de travail modernes et structurés, qui nous permettent de capitaliser et de partager l’information. Je dois avouer que je rêvais – et je rêve toujours - d’un univers professionnel beaucoup plus dématérialisé que celui que nous connaissons actuellement, notamment pour la prise d’inventaire, encore très contraignante selon moi. 

Il faut resituer ces années de démarrage dans la dynamique qu’impulsaient l’association des conservateurs de Bourgogne et les financements issus des contrats de plans Etat – Région. Ce contexte a permis non seulement aux musées de s’équiper mais aussi aux directeurs d’établissement et à leurs équipes de partager leurs réflexions, de travailler ensemble tout en suivant des choix qui correspondaient à la logique de leur établissement.

Alors trésorière de l’association, j’étais extrêmement attentive aux investissements que l’informatisation représentait et à l’importance de mutualiser nos moyens, comme les compétences d’un service informatique par exemple. Nous prenions alors beaucoup exemple sur l’action de l’association des musées de la région Nord-Pas-de-Calais. Cette mutualisation devrait se poursuivre je l’espère avec le projet de portail commun des musées de Bourgogne-Franche-Comté.

BDNC : Concernant strictement Mâcon, comment avez-vous procédé pour parvenir à cette efficience ?

Marie Lapalus : J’ai dû faire le choix d’orientations pragmatiques. Par exemple, face à la masse d’informations à gérer et à la contrainte évidente et pressante du récolement, j’ai fait le choix d’un format de notice descriptive d’objet composé des informations d’identification et de statut juridique ainsi que d’une illustration par objet. Cela permet de couvrir largement le spectre de nos collections polyvalentes et d’optimiser l’utilisation de notre base de données. Et j’ai concentré mes forces sur le recrutement de professionnels dédiés. Leurs contrats ont évolué en emplois pérennes et les musées de Mâcon disposent désormais d’une équipe bien charpentée.

Il y a de cela 17 ans, j’avais recruté un collaborateur sous le titre de « régulateur de saisie informatique ». J’y voyais la polyvalence et la spécialisation de la fonction actuelle d’administrateur de la base de données, qu’occupe aujourd’hui Benoît Mahuet. C’est cette idée de personne ressource qui m’a paru fondamentale pour que l’informatisation avance et demeure cohérente. Néanmoins, les forces sont réparties et au total quatre personnes prennent part à la base de données.

BDNC : Quels sont les problématiques auxquelles vous êtes confrontée en ce moment ?

Marie Lapalus : le récolement des collections a été notre principale préoccupation depuis plusieurs années. Comme beaucoup de musées polyvalents, nous nous penchons actuellement sur le sort délicat des collections archéologiques. Délaissés depuis le milieu des années 1930, ce sont des objets mal documentés et mal marqués pour lesquels nos recherches de provenance ou nos tentatives de recoupement achoppent souvent. J’espère que les outils réglementaires (chapitre consacré aux indénombrables de la note-circulaire sur le post-récolement, note-circulaire sur les matériels d’étude) nous permettront d’aller à l’essentiel sur ces collections. Si d’autres professionnels ont rencontré les mêmes difficultés dans des conditions équivalentes, je serais heureuse de savoir quelles solutions ils ont trouvées.

Concernant l’informatisation réglementaire, la part des notices documentaires est bien plus importante que celle des notices réglementaires. Je n’ai pas voulu mettre en place un circuit de validation des données avec relecture finale ; le risque de retard des publications me semblait trop grand. Le travail est collectif et la fiabilité des informations repose sur la confiance que l’on met dans l’expertise et le soin de chaque intervenant. [Pour autant, les musées de Mâcon pourraient valider administrativement et scientifiquement une grande part de leurs notices et créer, s’ils le souhaitent, un registre d’inventaire actif issu de l’informatisation des collections. Note du BDNC]

Mon souhait est de laisser des outils concrets à mon successeur qui entrera en poste le 1er mars 2017. [A ce sujet, lire notre récent article Informatisation des collections : 6 choses à faire pour passer le relais Note du BDNC). Je suis fière des publications papier, consacrées à la peinture de nos collections (paysages, natures mortes, peintures d’histoire et de genre), aux œuvres graphiques ainsi qu’à nos sculpteurs. Ainsi, 19 cahiers d’inventaire ont conclu les campagnes d’informatisation, en parallèle à un transfert sur Joconde. Je suis aussi particulièrement heureuse de la diffusion des collections des musées de Mâcon sur le catalogue collectif national : nous avons très vite intégré ces versements dans notre logique de travail et leurs retombées ont été très positives. Grâce à cette visibilité, le musée existe d’une autre manière. Je compte bien reproduire cette organisation constructive à Charolles.

Pour découvrir les musées de Mâcon et leurs collections :

Les musées de Mâcon sur le site de leur collectivité

Les collections des musées de Mâcon sur Joconde

 

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19 septembre 2016 1 19 /09 /septembre /2016 06:25
Nouvelle lettre d'information du portail Joconde

Le vingt-sixième numéro de notre lettre d'information trimestrielle est paru sur le site Joconde.

En complément des rubriques habituelles, vous pourrez lire le dossier consacré aux principes et outils pour le post-récolement.

N'hésitez pas à vous abonner.

Bonne lecture !

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2 août 2016 2 02 /08 /août /2016 12:27
Informatisation des collections : 6 choses à faire pour passer le relais

En cas de départ définitif ou d’absence prolongée programmée, il convient de laisser à sa hiérarchie, ses collègues, son remplaçant ou son successeur, une situation claire et des outils permettant d’être informé et opérationnel rapidement. Si cette préoccupation concerne bien sûr tous les aspects de la vie professionnelle, elle prend une importance particulière lorsqu’on est l’administrateur de la base de données du musée.

Voyons comment les choses se présentent, sur un air léger de départ en vacances…

1) On laisse la maison nette

S’il n’est plus temps de mettre en place de nouvelles orientations sur la structuration de la base ou la méthodologie retenue, il est en revanche nécessaire de faire une révision générale des index afin de consolider les données.

On range clairement ses dossiers et on contrôle ce qui doit être archivé et ce qui peut être jeté (attention à respecter le plan de versement d'archives publiques de son institution et le tableau de gestion de son service).

2) On fait garder le chat

Il faut assurer le sort des notices dont vous êtes le rédacteur et qui ont été validées scientifiquement et administrativement. Le meilleur moyen pour aller jusqu’au bout de la chaîne et assurer la pérennité des informations : les mettre en ligne selon la stratégie éditoriale du musée. En cas de publication sur le catalogue collectif, les responsables de la base Joconde pourront vous aider à vous organiser et à planifier vos versements avant votre départ.

3) On laisse un kit d’accueil

Un dossier regroupant plusieurs documents de référence sera plus qu’utile :

- charte de saisie (est-elle à jour ? Sa forme et sa structure permettent-elles d’en prendre connaissance aisément ? Une relecture et une actualisation s’imposent avant rediffusion à l’équipe.) ;

- journal de bord (cf notre article à ce sujet) ;

- manuel d’utilisation du logiciel (version installée) ;

- liste des contacts : nom, rôle et coordonnées des personnes ressources au sein de sa collectivité ou dans d’autres institutions, assistance téléphonique de l’éditeur, etc.

- contrats de prestation extérieure en cours (hébergement des données, numérisation, etc.) ;

- rapports d’activité annuels de la base.

4) On donne les dernières recommandations

Il s’agit de rédiger un rapport de synthèse rendant compte de l’état de la base (volumétrie, statistiques, analyse qualité, notices à compléter, notices à réviser, notices à valider, notices à publier, notices publiées, éventuelles données bureautiques à réintégrer, etc.).

Si ce départ occasionne une réorganisation de l’équipe, le rapport fera état nominativement de la nouvelle répartition des responsabilités et des activités.

Un point d’actualité des travaux ou projets en cours sera précieux : pour chaque dossier, préciser l’état d’avancement, les circuits de décision, les priorités identifiées et ce qui reste à faire.

5 ) On laisse les clés de la maison

Rassembler toutes les informations nécessaires au fonctionnement du système informatisé et les confier à une personne officiellement désignée pour assurer la transmission des informations  :

- login et mot de passe administrateur de l’outil de gestion de collections,

- login et mot de passe des abonnements de revues ou services en ligne, souscrits pour le compte du service avec leur date d’échéance  ;

- liste et organisation des répertoires de stockage (ressources partagées texte et image)

- paramétrage des droits d’accès détaillés pour l’équipe.

NB : des captures d’écrans seront très visuelles et feront gagner du temps.

6) On boucle les valises

Une page se tourne : pour sa propre évolution professionnelle et personnelle, il est bienvenu de capitaliser certains aspects du travail accompli, de les évaluer et de les faire fructifier. Bien sûr, tout cela s’entend dans le strict respect de ce qui relève de l’institution et du rôle qu’on a joué à son service.

- récapituler les projets que vous avez pu lancer ou voir aboutir, les événements que vous avez pu organiser ou auxquels vous avez participé : moyens mis à disposition, difficultés rencontrées, solutions trouvées…

- actualiser son carnet d’adresses professionnel ;

- envoyer un message électronique à ces contacts pour les informer de votre changement de fonction, de vos nouvelles coordonnées et de celles de votre successeur.

De quoi tourner la page pour en ouvrir une nouvelle sereinement !

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