Sophie Serra, responsable du musée Denys-Puech à Rodez, nous fait part de son expérience d'informatisation conjointe de l'inventaire et du récolement des collections, en l'absence d'inventaire réglementaire exhaustif. Désormais identifiées et documentées, les collections sont progressivement publiées sur Joconde.

Viala Eugène, Jardin de Sainte-Anne, aquarelle,

Rodez, musée Denys-Puech, © musée Denys-Puech

Comment avez-vous démarré votre projet d'informatisation et quelles en ont été les sources ?
L'informatisation des collections du musée Puech a commencé en 2006 avec l'achat d'un logiciel spécialisé dans la gestion de collections muséales. Si la collection du musée est assez petite - environ 1300 oeuvres, essentiellement sculptures, peintures et arts graphiques - il fut malgré tout indispensable d'harmoniser les différents inventaires. En effet, nous avons été confrontés à une très grande hétérogénéité des sources papier : plusieurs vieux inventaires - contradictoires - pour les collections anciennes, un registre d'inventaire incomplet et difficilement lisible revu de 1953 à 1963, un inventaire rétrospectif synthétique de 1988 dit "catalogue Bousquet", un catalogue raisonné de 1993 et les dossiers d'œuvres avec beaucoup d'informations "en vrac".
L'analyse de ces sources fut édifiante : pas d’inventaire en règle, peu d’œuvres pourvues de numéros d’inventaire "orthodoxes", pas de localisation des œuvres, beaucoup d’œuvres non inscrites à l’inventaire… L'inventaire des collections n'était ni exhaustif, ni à jour.

Quelle a été alors votre stratégie ?
Nous avons immédiatement décidé de mener de front l’inventaire et le récolement sous une forme numérique. Cela ne représentait pas un surcroît de travail énorme car chaque œuvre devait de toute façon être mesurée et bénéficier d’un constat d’état. C’était même une occasion unique de se lancer dans la numérisation en ajoutant simplement le temps de la prise de vue. S'ouvrait aussi la possibilité de faire évoluer les fiches d’objets au gré de nos découvertes et d’intégrer toutes les informations collectées petit à petit dans des dossiers anciens. Nous n’aurions jamais eu une aussi grande souplesse avec une procédure papier.
Au-delà de l’inventaire réglementaire, la constitution d'une base de données évolutive sur les collections avait plusieurs objectifs : faciliter l’accessibilité des données en interne puisque la base est partagée pour toute l’équipe du musée ; mais aussi s'ouvrir sur l'extérieur en participant aux bases de données consultables sur internet (Joconde, site Midi-Pyrénées) et en répondant aisément aux différentes demandes d’informations sur les collections émanant d’étudiants, de chercheurs et de conservateurs.

Comment votre équipe s'est-elle organisée concrètement ?
L'informatisation de l'inventaire et du récolement s'est déroulée en interne, sur plusieurs années car notre petite équipe n'a jamais compté plus de 8 personnes (nous ne sommes plus que 6 actuellement) dont 3 gardiens. Un agent supplémentaire a été récruté sur un contrat à durée déterminée et a travaillé en binôme avec un agent du musée. Trois personnes peuvent intervenir sur la base : deux agents de récolement et le conservateur.
Un agent du musée s’est chargé des prises de vues : face et revers pour les peintures, quatre angles pour sculptures, détails pour les signatures ou les éléments remarquables. Une formation au logiciel de gestion des collections a été suivie par les deux agents directement chargés de l’inventaire et moi-même. Chose indispensable : une copie de sécurité journalière est faite sur un serveur extérieur en mairie.
Il faut souligner aussi que l'équipe ne pouvait se consacrer exclusivement à l’inventaire et au récolement, ces tâches n’étant malheureusement jamais prioritaires par rapport à l’événementiel (expositions, animations…). La campagne n'a donc pas été menée en continu et a pris six ans au lieu des deux initialement prévus.

Quels ont été les principes retenus pour la saisie des données ?
L'ensemble des informations disponibles dans les sources papier a été rassemblé dans des fiches informatisées provisoires (l'objet était mentionné "non localisé" par défaut). Le récolement a été mené en parallèle, directement à partir des objets, en salle puis en réserve. Les informations du récolement étaient confrontées à celles de la fiche informatisée : soit une correspondance était trouvée et l’objet pouvait être localisé, considéré comme récolé-vu et inventorié ; soit une nouvelle fiche était constituée avec un numéro 2006.0 en attente d’identification.
Nous avons fait le choix de ne pas documenter certains champs (Indexation, conditions de création, fiches artistes…). Nous y revenons, comme prévu, une fois que l’inventaire et le récolement sont terminés, notamment pour faciliter le passage sur la base Joconde.

Avec le recul, quelles sont pour vous les clés de la réussite ?
Qu'au moins une personne se consacre exclusivement à l’informatisation. Pour ne pas perdre de temps, cette personne doit être dotée d'une formation de base en histoire de l’art (ou archéologie, ou histoire… en fonction de la nature des collections) et connaître les règles de l’inventaire. A mon sens, il n'est pas nécessaire de connaitre bien le logiciel ; la prise en main peut être rapide et accessible à tous.

Quelle est maintenant l'utilisation de votre base de données ?
Après nous avoir permis de mener à bien le récolement, la base offre à l'équipe un accès partagé quotidien : tous les postes sont équipés mais seuls les trois contributeurs peuvent modifier les fiches. Cela facilite l’accès à la connaissance des collections par toute l’équipe, y compris les agents qui ne travaillent pas directement sur les œuvres. Nous avons mis au point un modèle de fiche pour la diffusion des informations aux étudiants, chercheurs, conservateurs… Cela a été long mais fonctionne désormais très bien : cinq agents sur six s'en servent régulièrement.
Un travail de vérification de la base de données et de mise en cohérence avec les dossiers d'œuvres est également mené, notamment pour compléter les données juridiques manquantes. Cela nous permettra d'éditer le procès-verbal de récolement et d'assurer l’édition papier des registres  d’inventaire informatisés.
En plus de cela, nous publions désormais les collections de notre base de données sur Joconde. Ceci dans le but d'améliorer la visibilité du musée et de ses collections puisque le musée ne bénéficie pas de son propre site Internet.

Quels sont les partis retenus pour publier vos collections récolées sur Joconde ?
Le récolement et l’inventaire ont été considérés comme prioritaires. Des « tests de publication » ont cependant été réalisés dans le courant 2012 alors que le récolement n’était pas encore terminé. La publication devrait s’accélérer en 2013 puisque les opérations d'inventaire et de récolement sont terminées. Au vu de la petite dimension de l’équipe (5 ETP), les contraintes liées à l’organisation des expositions ont bien entendu ralenti encore la publication.
Nous possédons une stratégie indicative de publication : celle du reversement en fonction du type de collections et des auteurs que nous souhaitons mettre en exergue. [Le musée Denys-Puech a ainsi d'ores et déjà publié les fonds de peintures et d'arts graphiques des artistes Maurice Bompard et Eugène Viala. Note du bureau de la diffusion numérique].

Quelles contraintes avez-vous rencontrées ? Comment les avez-vous surmontées ?
Le test d’export de notices a fait apparaître la nécessité de renseigner le champ crédit photos, il a donc été nécessaire de renseigner le nom du photographe privé sur certaines notices. Cela a été réalisé par une opération de modification par lot, procédure classique du logiciel qui a été effectuée sans soucis. Le délai entre l’export des notices et leur publication sur Joconde peut apparaître également comme une contrainte dans l’organisation du suivi du travail de diffusion. [Ce délai est imputable à la lourde charge de travail des deux responsables de la mise en ligne des collections sur la base Joconde. Note du bureau de la diffusion numérique des collections]

Qu'est-ce que vous a apporté cette publication ?
Nous avons déjà des demandes de prêts pour des expositions liées à la publication sur Joconde. Certaines des œuvres prêtées ont pu bénéficier de restaurations. N’ayant jamais été publiées, elles n’étaient pas connues et n’auraient sans doute pas été demandées si elles n’avaient pas été présentes sur Joconde.

La National Gallery of Art de Washington a été l'un des premiers musées à se doter d'un site Internet. Bien plus, elle proposait d'emblée un accès non seulement à ses chefs-d'œuvre, mais plus largement à l'ensemble de ses collections. Aujourd'hui, la NGA nous propose un site entièrement revu.

Alors que, au fil des ans, les sites Internet de musées tendaient à une surenchère d'informations et de couleurs, la NGA était jusqu'à présent restée fidèle à son image originelle : un graphisme discret, voire minimaliste (fonds blancs), entièrement mis au service des collections, et qui évoquait la pérennité. Un tel parti-pris n'allait pas de soi. Il allait même à contre-courant des tendances les plus répandues sur ce vecteur qui sacrifie à la rapidité et au changement. Dans le même temps, on assistait sur la plupart des sites de garnds musées à un développement considérable d'une offre toujours plus foisonnante et à une mise en lumière croissante de l'événementiel, parfois aux dépens des collections permanentes.

Bien que plus coloré, le nouveau site de la NGA affirme de nouveau cette volonté d'intemporalité. Ceci constitue la preuve que la NGA ne s'est pas assoupie, mais qu'elle adopte ostensiblement cette démarche absolument originale. C'est aussi une manière d'affirmer que les collections de cet établissement sont assez exceptionnelles pour qu'il soit inutile d'ajouter autour diverses publicités plus ou moins intempestives. Ici, ce sont bien les collections qui arrivent en première position, dans la barre de navigation. Belle façon de nous rappeler que les collections constituent le cœur et la raison d'être d'un musée !

Gâce à cette sobriété, la navigation s'avère évidente. L'offre est riche, conforme à ce que le public peut attendre d'une grand musée aujourd'hui. On retrouve bien ces parcours et expositions virtuels autour des collections que la NGA a été l'une des premières à développer.

Dans la barre de navigation située au bas de l'écran, une entrée "NGA images". Cette entrée prouve que la National Gallery continue de se positionner à l'avant-garde des musées. Elle permet en effet d'accéder au fonds d'images numériques libres de droits. La NGA autorise, depuis plusieurs mois déjà, l'utilisation de ces images en haute définition, gratuitement et pour tous usages. Une véritable révolution !