En ce qui concerne l'informatisation des collections, comme finalement dans tout autre domaine de la vie, il est essentiel de savoir dégager les priorités. Seule l'organisation peut permettre de faire face à la multiplicité des activités, au manque récurrent de moyens et à des délais contraints. Un exercice à faire de façon régulière et particulièrement en ce moment pour préparer la rentrée de l'automne en gardant la tête froide !
La priorisation des objectifs et des activités peut être adaptée à plusieurs thématiques de l'informatisation des collections : inscription des biens à l'inventaire informatisé, gestion du récolement, numérisation des collections, publication en ligne, etc.
De prime abord, tout semble prioritaire : là est le problème ! Il est donc judicieux de consacrer une demi-journée à lister toutes les tâches qui s'imposent à vous et qui se répercutent sur la base de données du musée.
Une fois énumérées, vous identifierez pour chaque activité, son importante et son urgence. Une tâche prioritaire combine un haut degré d'importance et un haut degré d'urgence.
L'importance se détermine en fonction de l'impact de la non réalisation de cette activité ("quel est le risque à ne pas faire ?'), de l'exigence hiérarchique voire politique, du caractère réglementaire.
L'urgence est déterminée par le délai ou l'échéance qui s'impose à la réalisation de la tâche. Ceci est accru si cette réalisation est le pré-requis à la mise en place d'autres activités.
Par exemple, l'équipe du musée identifie deux activités prioritaires :
- achever le récolement informatisé,
- publier les collections en ligne.
Ces deux activités revêtent un haut degré d'importance : impératif réglementaire pour la première, exigence politique et hiérarchique liée à la valorisation de l'établissement et de la collectivité pour la seconde.
La première a un haut degré d'urgence puisqu'il s'agit d'achever le récolement des collections dans le respect du délai accordé jusqu'à fin 2015. La réalisation du récolement "passe avant" la publication en ligne, néanmoins cette dernière peut être réalisée de façon progressive, ce qui permettra de gérer sereinement le délai de réalisation de cette activité.
Chaque activité prioritaire peut ensuite être décomposée en plusieurs étapes retraçant le processus à suivre pour les mener à bien.
Par exemple, en ce qui concerne la publication en ligne :
- repérer les notices illustrées pouvant être mises en ligne sans attendre l'achèvement du récolement,
- (faire) valider les choix,
- établir un calendrier de mise en ligne,
- exporter les lots de notices,
- communiquer sur la mise en ligne.
Prioriser permet donc de se donner les moyens d'accomplir l'essentiel, de synchroniser et de coordonner des activités plus ou moins complexes, plus ou moins intrinsèquement liées à l'administration de la base de données.
Les priorités, qu'elles soient identifiées en équipe ou par l'administrateur de la base de données, peuvent être ensuite reprises dans une feuille de route à faire valider par sa hiérarchie. Libre à vous ensuite de les traduire en calendrier, puis à terme en rapport d'activité !
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