Reprise des données sur les collections : gare au passif

Lors de l'acquisition d'un outil de gestion de collections, qu'il s'agisse d'un premier équipement ou d'un changement de système, il est fondamental de procéder à une minutieuse étude de l'existant.

Cette étude comprendra un recensement exhaustif des sources papier et informatiques éventuellement disséminées dans le musée. Cette enquête préalable premettra d'analyser ces sources - même anciennes, d'évaluer leur qualité et le bien fondé de les réintégrer dans le nouveau système.

A cette occasion, il ne faut pas négliger les bases de données bureautiques portées sur des systèmes en apparence obsolètes : les données peuvent être d'un intérêt scientifique à prendre en considération. Veillez à entretenir la mémoire des équipes !

Ces points sont à anticiper afin que le cahier des charges d'acquisition du nouvel outil de gestion de collections en fasse état et que l'éditeur choisi puisse programmer cette reprise dans le calendrier de sa prestation.

L'objectif commun au musée et à l'éditeur doit être de bénéficier d'un outil opérationnel dès son déploiement, et ceci sans perte de données.

Pour approfondir ce sujet :

Piloter la reprise des données

Identifier les sources informatisées utiles au récolement (extrait de L'informatisation du récolement décennal des collections)